文//趙麗娜

水利工程檔案管理存在的問題與對策

文//趙麗娜

水利工程檔案是在水利工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的，由水利工程建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、可研、設(shè)計(jì)、決策、施工、驗(yàn)收到試運(yùn)行等過程形成的資料組成，是具有保存價(jià)值的各種載體的材料。面對我國水利工程檔案管理工作比較滯后的現(xiàn)狀，針對存在的問題提出相應(yīng)的解決對策，對促進(jìn)水利事業(yè)的跨越式發(fā)展具有重要價(jià)值。

一、水利工程檔案的價(jià)值

近年來，隨著水利科技進(jìn)步和水利工程項(xiàng)目建設(shè)數(shù)量迅速增加，水利工程在合理利用和分配水資源、預(yù)防洪澇災(zāi)害、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展領(lǐng)域發(fā)揮著越來越大的作用。水利工程不僅是水利工作者智慧與汗水的結(jié)晶，更是重要的基礎(chǔ)設(shè)施和國家與人民的寶貴財(cái)富。要從工程立項(xiàng)、工程建設(shè)以及后期維護(hù)等環(huán)節(jié)做好資料收集、整理和保存工作，充分發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值，為水利工程的建設(shè)和運(yùn)行維護(hù)服務(wù)。

在水利工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、建設(shè)、管理過程中會(huì)不斷產(chǎn)生大量的文件資料。這些原始記錄能夠全面、真實(shí)、準(zhǔn)確地反映水利工程建設(shè)的實(shí)際情況。在水利工程建設(shè)過程中，各種檔案資料是所有參建單位制定施工計(jì)劃、做出正確決策的重要參考依據(jù)。在工程施工全部結(jié)束后的竣工驗(yàn)收與質(zhì)量評定過程中，檔案資料是最重要的查考依據(jù)之一。

二、水利工程檔案管理存在的問題

1．管理體制層面。水利工程領(lǐng)域的檔案管理工作開展較晚，在管理體制上仍然存在明顯的缺陷。水利工程檔案管理建設(shè)相對于其它行業(yè)仍然滯后，導(dǎo)致水利工程領(lǐng)域的檔案執(zhí)法力度明顯不足。此外，水利工程作為綜合性工程項(xiàng)目，建設(shè)管理工作包括為數(shù)眾多的施工企業(yè)，涵蓋了眾多國家機(jī)關(guān)和主管部門，這些單位之間關(guān)系不清、權(quán)責(zé)不明也給檔案工作帶來不小難度。

2．管理機(jī)構(gòu)層面。各參建單位對檔案管理的重視程度還不夠，大多數(shù)單位沒有設(shè)置專門的檔案管理部門。部分單位工程檔案管理仍由單位的安全、財(cái)務(wù)、人力資源等部門的行政人員兼職管理，這直接影響到建設(shè)單位的檔案管理水平。此外，由于基層單位的檔案管理機(jī)構(gòu)缺乏專業(yè)性，而國家層面的檔案管理機(jī)構(gòu)又沒有條件全程參與水利工程建設(shè)，兩層管理機(jī)構(gòu)之間無法銜接也直接影響到水利工程檔案管理質(zhì)量。

3．管理技術(shù)層面。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，正在逐步進(jìn)入信息社會(huì)。在這一時(shí)代背景下，檔案管理信息化為大勢所趨。應(yīng)該注意到水利工程建設(shè)與普通企事業(yè)單位的行政管理不同。水利工程建設(shè)涉及眾多的建設(shè)單位，這些單位因?yàn)楣こ探ㄔO(shè)臨時(shí)聚集，并隨著施工結(jié)束而再次分散。不同性質(zhì)、不同規(guī)模的水利工程項(xiàng)目，其建設(shè)與復(fù)雜程度往往也有所不同。因此，一般的管理軟件并不適合水利工程檔案管理，而開發(fā)適合的管理軟件不僅難度較大而且會(huì)增加投資成本。在這種情況下，各單位之間文件與信息傳輸仍以紙質(zhì)為主，嚴(yán)重制約了檔案管理的信息化進(jìn)程。

三、完善水利工程檔案管理的建議

1．健全水利工程檔案管理制度。各水利工程參建單位要根據(jù)國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定結(jié)合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，建立符合水利工程建設(shè)實(shí)際的檔案管理工作制度。特別是要建立健全檔案管理人員崗位責(zé)任制度、檔案材料的收集整理制度、檔案材料的使用管理制度等系列檔案規(guī)章制度。通過制度約束，使水利工程檔案的收集、整理、保管、使用等有章可循，促進(jìn)水利工程檔案管理規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2．健全基層檔案管理機(jī)構(gòu)。水利工程參建單位在其項(xiàng)目部內(nèi)部設(shè)立檔案管理部門，配齊所需設(shè)備和專職檔案管理人員。對于重特大水利工程，各參建單位要建立由直接領(lǐng)導(dǎo)參與的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，對本項(xiàng)目的檔案管理工作負(fù)責(zé)。通過建立基層檔案管理機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌、各單位分管、檔案部門具體負(fù)責(zé)、全員參與的四級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為水利工程檔案管理系統(tǒng)化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化提供有力的組織保障。

3．加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。信息科技的高速發(fā)展，信息技術(shù)已廣泛運(yùn)用到現(xiàn)代管理中，水利工程檔案管理也需要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息管理。當(dāng)前水利工程領(lǐng)域的檔案管理信息化程度依然較低的原因，主要是檔案管理投入不足以及“尊重”紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)心理。要促進(jìn)水利工程檔案信息化建設(shè)，首先要改變傳統(tǒng)觀念，并加大檔案管理領(lǐng)域的資金投入。國家相關(guān)部門要重視水利工程檔案信息化建設(shè)，積極與高校和相關(guān)科研機(jī)構(gòu)合作，開發(fā)適合水利工程的信息化管理系統(tǒng)。要從水利工程檔案入手，提升檔案管理信息化水平。例如，在水利工程檔案管理工作中大力推行電子文件、縮微檔案、磁介質(zhì)檔案等多種新型檔案形式，加大對檔案資料的加工和利用途徑，真正體現(xiàn)檔案資料的價(jià)值。

（作者單位：白城市水利勘測設(shè)計(jì)院）