文/趙 楊

機(jī)關(guān)單位數(shù)字檔案室建設(shè)面臨的主要問題與對(duì)策

文/趙 楊

機(jī)關(guān)單位，即國(guó)家機(jī)關(guān)，指國(guó)家為行使其職能而設(shè)立的各種機(jī)構(gòu)，包括中央和地方各級(jí)組織。數(shù)字檔案室是信息化條件下檔案室的“升級(jí)版”，是機(jī)關(guān)在履行職能過程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)、管理，并通過網(wǎng)絡(luò)提供共享利用的檔案信息集成管理平臺(tái)。根據(jù)《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，機(jī)關(guān)單位應(yīng)把電子檔案信息資源建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的首要任務(wù)，積極排查自身數(shù)字檔案室建設(shè)工作中存在的問題，在實(shí)踐中不斷提升數(shù)字檔案室建設(shè)水平。

一、機(jī)關(guān)單位數(shù)字檔案室建設(shè)存在的問題

近年來，各機(jī)關(guān)單位的數(shù)字檔案室建設(shè)取得了一定的成績(jī)，但也存在阻礙其發(fā)展的一些關(guān)鍵問題。其中包括：

1．電子文件管理機(jī)制不健全。機(jī)制是有機(jī)體的構(gòu)造、功能和相互關(guān)系，泛指一個(gè)工作系統(tǒng)的組織或下屬部門之間相互作用的過程和方式。在機(jī)關(guān)單位推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，存在著電子文件管理機(jī)制不順暢的問題。有的單位人才激勵(lì)措施缺失，有的單位缺乏上級(jí)組織的有力支持，有的單位缺少其他各部門的積極配合。各機(jī)關(guān)單位存在的種種問題，造成檔案部門孤軍奮戰(zhàn)的局面，困難多多，阻力重重。

2．電子文件接收與歸檔意識(shí)不強(qiáng)。相對(duì)于紙質(zhì)文件，電子文件接收與歸檔工作，需要更加嚴(yán)格的管理措施和技術(shù)手段。多數(shù)機(jī)關(guān)單位有較重的業(yè)務(wù)工作任務(wù)，因長(zhǎng)期重視業(yè)務(wù)工作，忽略檔案工作，使得檔案人員放松對(duì)自身的要求，對(duì)電子文件接收歸檔工作的認(rèn)識(shí)存在一定的模糊和偏差。沒有認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案室在工作中所起到的重要作用，檔案意識(shí)不強(qiáng)，技術(shù)不過硬，標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不嚴(yán)格。這些因素導(dǎo)致了機(jī)關(guān)單位數(shù)字檔案室建設(shè)發(fā)展緩慢。

3．信息化發(fā)展水平不均衡。在不同地區(qū)、不同行業(yè)內(nèi)，由于辦公網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不統(tǒng)一，使電子檔案的集中控制難度加大。由于內(nèi)部信息化工作的協(xié)調(diào)機(jī)制各不相同，使電子文件與電子檔案管理功能需求不明，系統(tǒng)運(yùn)行不暢。由于電子檔案形成系統(tǒng)缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使前端管理不可控，后端歸檔功能缺失，進(jìn)而影響電子文件及電子檔案全程管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。

二、加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位數(shù)字檔案室建設(shè)的對(duì)策

1．制定標(biāo)準(zhǔn)。電子文件管理系統(tǒng)所有的規(guī)則和功能在數(shù)據(jù)空間的表征是元數(shù)據(jù)。如果我們能夠結(jié)合機(jī)關(guān)單位的實(shí)際情況，提出一個(gè)針對(duì)電子文件管理系統(tǒng)所需要的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，將有助于確保電子文件的真實(shí)性和長(zhǎng)期保存。此外，通過制定《機(jī)關(guān)文書類電子文件歸檔管理暫行辦法》《數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)范》等，可以為機(jī)關(guān)檔案工作提供依據(jù)。這些規(guī)范性文件的制定，將會(huì)填補(bǔ)電子文件管理的空白，確保電子文件接收與歸檔有標(biāo)準(zhǔn)可查、有規(guī)范可依，為未來的電子檔案資源管理奠定基礎(chǔ)。

2．加大投入。數(shù)字檔案室建設(shè)，既需要投入大量的人力、財(cái)力、物力，也離不開各部門的配合。要拓寬渠道，爭(zhēng)取相關(guān)單位的支持與關(guān)注，為數(shù)字檔案室建設(shè)提供資金和技術(shù)保障。積極向有關(guān)部門申報(bào)信息化發(fā)展項(xiàng)目并爭(zhēng)取獲得批準(zhǔn)，用申請(qǐng)來的項(xiàng)目資金開展機(jī)關(guān)單位的數(shù)字檔案室建設(shè)。開發(fā)電子文件接收與歸檔管理應(yīng)用系統(tǒng)，確定試點(diǎn)單位，完成項(xiàng)目推廣工作。完善電子文件管理辦法，解決電子文件數(shù)據(jù)割裂的問題。完善電子文件歸檔功能，免費(fèi)上門安裝系統(tǒng)。注重?cái)?shù)字檔案室建設(shè)的科學(xué)性與規(guī)范性。調(diào)研各機(jī)關(guān)單位電子文件管理情況，選取試點(diǎn)單位開展數(shù)字檔案室建設(shè)，根據(jù)實(shí)際需求不斷完善系統(tǒng)平臺(tái)功能。

3．完善機(jī)制。電子文件不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，在管理機(jī)制上應(yīng)該借鑒傳統(tǒng)做法，結(jié)合電子文件自身的特點(diǎn)探索創(chuàng)新，開辟出適應(yīng)電子文件時(shí)代特點(diǎn)的檔案管理機(jī)制。要加強(qiáng)溝通。由上級(jí)單位牽頭，聯(lián)合發(fā)展改革、信息、機(jī)構(gòu)編制、財(cái)政、保密、檔案等相關(guān)部門，成立電子文件工作協(xié)調(diào)辦公室，組織協(xié)調(diào)電子文件管理工作。完善《規(guī)范化數(shù)字檔案室建設(shè)測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》，并以此為依據(jù)，對(duì)各機(jī)關(guān)單位的數(shù)字檔案室建設(shè)進(jìn)行全面考核。對(duì)達(dá)到一定要求的各機(jī)關(guān)檔案部門授予“規(guī)范化數(shù)字檔案室”稱號(hào)，并給予表彰。

4．培養(yǎng)人才。加強(qiáng)各機(jī)關(guān)單位數(shù)字檔案室建設(shè)，是順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展需要，貫徹落實(shí)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略和國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，推進(jìn)“智慧城市”建設(shè)的重要內(nèi)容。要提升檔案管理人員信息化水平，明確數(shù)字檔案室建設(shè)工作職責(zé)。加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，建立人才培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制。開展各種學(xué)習(xí)活動(dòng)，提高檔案工作人員對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)相關(guān)知識(shí)與理論的理解。

（作者單位：梨樹縣節(jié)能管理中心）