文/徐麗梅

淺議建設(shè)工程電子文件的歸檔

文/徐麗梅

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)不斷滲透到建設(shè)工程管理之中，使建設(shè)工程文件的載體從紙張轉(zhuǎn)換到磁盤、光盤、U盤、移動(dòng)硬盤等。通過網(wǎng)絡(luò)和電子技術(shù)這個(gè)平臺(tái)，建設(shè)工程電子文件也逐步成為工程管理的重要形式之一。

一、建設(shè)工程電子文件歸檔存在的問題

1．缺乏對(duì)建設(shè)工程電子文件歸檔工作的重視。建設(shè)項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對(duì)工程項(xiàng)目電子文件重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，學(xué)習(xí)宣傳落實(shí)的主動(dòng)性不高，電子文件管理意識(shí)淡薄。多年來已經(jīng)習(xí)慣上認(rèn)為紙質(zhì)文件材料才是檔案，而電子文件只是作為錄入和存入電腦的方式，最終還是打印出紙質(zhì)書面資料，或者只作為資料或副本保管。有些人對(duì)計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存的電子文件，特別是一些重要文件不及時(shí)備份和打印，過分依賴計(jì)算機(jī)，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障或感染病毒，就會(huì)造成文件的丟失，給電子文件的歸檔管理帶來了難題。

2．缺乏電子文件管理人員和管理知識(shí)。建設(shè)工程項(xiàng)目隊(duì)伍流動(dòng)性大，人員不穩(wěn)定，電子文件管理職責(zé)沒有落實(shí)到具體人員,工程各參建部門缺乏相互溝通交流,各行其是，造成電子文件管理工作嚴(yán)重脫節(jié)。工程電子文件的收集、整理和歸檔不及時(shí)、不規(guī)范。工程項(xiàng)目檔案的專業(yè)性強(qiáng)，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)知識(shí)、工作程序，缺乏工程檔案管理的實(shí)踐能力，造成歸檔材料質(zhì)量不高、內(nèi)容不全。建設(shè)工程電子的文件歸檔，要求工程施工資料管理人員，必須具備良好的檔案管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)。然而，在這些單位中能夠滿足建設(shè)工程電子文件歸檔需要的專業(yè)人才很少，多數(shù)工程管理人員缺乏檔案管理知識(shí)，同時(shí)缺乏計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)，在客觀上制約了工程電子文件歸檔工作的進(jìn)程。

二、做好建設(shè)工程電子文件歸檔工作的對(duì)策

1．采取有效措施保證建設(shè)工程電子文件真實(shí)有效。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及電子文件在工程施工現(xiàn)場(chǎng)的廣泛使用，建設(shè)工程項(xiàng)目數(shù)量和規(guī)模的不斷增長，工程電子文件的數(shù)量也不斷增多。首先，從工程文件采集背景信息和元數(shù)據(jù)入手，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗(yàn)電子文件原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)。其次，加快應(yīng)用簽署技術(shù)，保證簽名的真實(shí)性和唯一性。再次，設(shè)置身份驗(yàn)證門檻，防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)，對(duì)電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問修改。在進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要對(duì)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，身份驗(yàn)證可使用管理員代碼驗(yàn)證等，給每個(gè)合法用戶一個(gè)“通行證”，代表該用戶身份，而這個(gè)“通行證”只有用戶本人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知道。

2．加強(qiáng)對(duì)工程項(xiàng)目電子文件管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)。建設(shè)工程電子文件管理人員的素質(zhì)，決定了電子文件歸檔工作的效果。首先，對(duì)建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位等，檔案形成單位的相關(guān)人員要進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，使他們能夠熟練運(yùn)用模板和軟件。其次，工程電子文件管理人員要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，充實(shí)和提高自己的檔案管理和計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)水平。除必須掌握文字處理、排版以及文件、郵件的收發(fā)外，還要掌握聲音、圖像等多媒體文件的處理和操作，電子文件的歸檔方法以及在網(wǎng)上對(duì)電子文件操作者進(jìn)行可靠的身份識(shí)別、權(quán)限控制等。最后，檔案指導(dǎo)人員也應(yīng)定期對(duì)工程電子檔案的形成進(jìn)行指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)工程檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。

3．建立健全建設(shè)工程電子文件管理的規(guī)章制度。隨著電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及，越來越多的工程資料將會(huì)以電子文件的形式產(chǎn)生和存儲(chǔ)。電子文件具有紙質(zhì)文件不可比擬的優(yōu)勢(shì)。工程電子檔案具有幾乎不占據(jù)物理空間的優(yōu)點(diǎn)，電子文件形成的電子檔案可縮小占用儲(chǔ)存面積，解決紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存庫房問題。而工程電子檔案的建立、處理、保存都比紙質(zhì)檔案方便，備份管理得當(dāng)，也不會(huì)丟失，更不會(huì)老化。為了保證電子檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和電子文件管理的高效和科學(xué)，必須建立并完善相關(guān)的法律法規(guī)和各種標(biāo)準(zhǔn)，其中包括與電子文件和網(wǎng)絡(luò)相關(guān)的法規(guī)制度，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密論證和驗(yàn)收要求，以及各種密級(jí)電子文件的計(jì)算機(jī)著錄、管理、傳輸?shù)囊?guī)定，另外，還包括計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件的兼容性標(biāo)準(zhǔn)等。《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》和《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》從標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)的角度，對(duì)工程電子文件的歸檔范圍及質(zhì)量提出了要求，同樣也是各單位收集、積累、整理、鑒定、驗(yàn)收、移交電子文件和加強(qiáng)電子檔案管理的依據(jù)。在建設(shè)工程實(shí)踐中，只有不斷摸索和探索，加強(qiáng)對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等工作，不斷積累經(jīng)驗(yàn)，才能做好建設(shè)工程電子文件和電子檔案管理工作。

（作者單位：白城市洮北區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理處）