文/常 改

基于檔案資源的高校知識管理平臺研究

文/常 改

信息技術時代，高校檔案管理需要完成從實體管理上升至知識管理的發(fā)展蛻變。知識管理階段的檔案工作不再局限于靜態(tài)的收集、整理、保管、查詢，只有通過推動高校檔案工作轉型、轉變服務模式，建立以檔案為核心的高校知識管理平臺，才能在當前時代實現(xiàn)檔案管理向知識管理的提升。

一、研究背景

隨著信息技術的進步，作為高校管理的重要組成部分，服務于高校管理及科研創(chuàng)新的高校檔案工作受到了更多的關注。近年來，高校檔案工作開始受到重視，檔案資源的積累也日益豐富，并得到了有效的管理，但是在高校檔案利用方面卻遇到了瓶頸?！案咝Ｊ强蒲械年嚨?，在科技資源的獲取、科技的創(chuàng)新、科技的應用等方面都有著明顯優(yōu)勢，檔案資源的信息化管理離不開計算機，它是計算機在高校普遍應用的衍生品?！币胪黄聘咝n案利用過程中遇到的瓶頸，必須以高校實際為依托，以知識管理為抓手，將檔案資源充分整合提煉，使檔案管理從靜態(tài)走向動態(tài)、從封閉走向開放，引導用戶進行知識創(chuàng)新，形成以檔案資源為核心的高校綜合知識管理平臺。

二、國內外研究現(xiàn)狀

雖然國內對知識管理的認識和研究有待完善，但國外對于這一領域的研究已經相當成熟。目前，國際上主要將高校知識管理分為顯性知識和隱形知識。高校知識管理的關鍵是通過編碼戰(zhàn)略，將有效的隱性知識以編碼的方式沉淀下來，最終形成高校內部利用的知識數(shù)據(jù)庫。國內對于知識管理正處于探索過程中，仍然存在著知識管理系統(tǒng)專業(yè)性不強、數(shù)據(jù)自動化處理功能較弱、知識管理系統(tǒng)涉及面單一、難以實現(xiàn)全生命周期協(xié)調管理等問題。但正如比爾·蓋茨所說：“力量不是來自于保密的知識，而是來自于共享的知識?！彪S著高校管理水平逐漸提高，作為知識密集型組織，高校知識管理的重要性凸顯，知識管理必將成為高校提升自身競爭力的重要工具與手段。

三、高校檔案管理現(xiàn)狀

按照傳統(tǒng)的檔案管理思維，檔案管理的主要環(huán)節(jié)就是實體的收、管、用，在此思維的引領下，檔案管理呈現(xiàn)出一種靜態(tài)封閉的特征，管理核心仍為重藏輕用、防止丟失。具體表現(xiàn)為：一方面，投入越來越多，效果卻不明顯，側重點在于對檔案實體的管理。隨著高校的發(fā)展，檔案在數(shù)量上越來越多，在檔案管理人、財、物的投入方面隨之加大，從而造成管理成本增加。成本增加的同時并未帶來檔案服務質量的提升，反而嚴重降低了檔案利用效率，影響了檔案自身價值的發(fā)揮。另一方面，有形資源堆積，隱性資源流失，缺少對檔案屬性和資源內容的全面正確認識，使高校檔案實體大量堆積卻得不到充分利用。靜態(tài)封閉的檔案管理主要依靠管理制度和檔案工作者的自覺性來完成，缺乏創(chuàng)新性思維來對高校實際發(fā)展工作中積累的豐富經驗和寶貴資源進行充分挖掘，最終造成高校隱性資源的流失。

四、高校知識管理的對策

第一，建立以檔案為核心的高校知識管理平臺。以高校工作實際為依托，對信息時代的檔案知識管理進行研究，本著以“利用”為核心的原則，使大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理不再局限于對數(shù)據(jù)的收集、存儲、查詢等靜態(tài)管理模式，讓服務由封閉向開放改變，管理由檔案向知識轉變，完成以檔案為核心的多源信息知識管理平臺的研究與應用實踐。第二，通過高校知識管理平臺完成對隱性知識的保存。將高校在歷史發(fā)展及管理過程中的豐富經驗以及寶貴資源進行充分地挖掘并妥善地梳理保存，利用圖情檔一體化平臺對現(xiàn)有的檔案資源進行信息交流和知識分享。在統(tǒng)一平臺內實現(xiàn)高校知識獲取、整合、分享等管理能力的強化，并通過“知識的獲取、存儲、共享、利用和創(chuàng)新等知識管理活動，使高校的三大職能——教學、科研和社會服務水平與能力得到培養(yǎng)與提升”。

五、研究的意義

其一，提升知識管理水平、實現(xiàn)高校的知識共享。通過對基于檔案資源的高校知識管理平臺的研究，可以使檔案工作與高校信息化建設科學規(guī)劃、積極推進、分步實施，積極發(fā)揮信息技術的作用，提高高校知識生產、獲取、共享和利用的水平，有效促進高校信息化、數(shù)字化、集成化的發(fā)展，在未來人才和科技市場競爭中占得先機。其二，提高高校技術力量，促進知識技術的增長。平臺的建立有利于加強知識在高校中的傳承與流通，引導教職員工進行技術創(chuàng)新，最終達到實現(xiàn)搭建學習型平臺、提高學校全體教職人員知識能力的目的，進而提升高校核心競爭力。

（作者單位：青島市技師學院）