馬曉娟

河北省承德市國(guó)土資源局

探討房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)

馬曉娟

河北省承德市國(guó)土資源局

本文簡(jiǎn)要分析了我國(guó)房產(chǎn)檔案管理模式的現(xiàn)狀，強(qiáng)調(diào)了探索房產(chǎn)檔案管理新路子的必要性，指出構(gòu)建房產(chǎn)檔案管理中心、推進(jìn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是房產(chǎn)檔案工作走向現(xiàn)代化管理的必由之路。

房產(chǎn)檔案；管理中心

1 現(xiàn)階段房產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀及弊端

房產(chǎn)檔案是綜合記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷、品德、業(yè)績(jī)才學(xué)和工作表現(xiàn)，并以個(gè)人為單位組織起來(lái)的文件材料，是黨政組織、企事業(yè)單位了解、選拔和使用人才的重要信息源?，F(xiàn)階段我國(guó)房產(chǎn)檔案管理模式是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下建立起來(lái)的既陳舊又不健全的管理模式。在人員相對(duì)穩(wěn)定的情況下，現(xiàn)行的房產(chǎn)檔案管理制度是可行的，但是隨著改革開(kāi)放和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立發(fā)展，社會(huì)有關(guān)各企事業(yè)單位關(guān)、停、并、轉(zhuǎn)和整改等，使大量的失業(yè)、擇業(yè)人員涌入市場(chǎng)，流動(dòng)人口增大，房產(chǎn)檔案調(diào)動(dòng)頻繁，再加上一些用人單位和個(gè)人對(duì)房產(chǎn)檔案的作用認(rèn)識(shí)不夠，造成無(wú)檔或死檔。現(xiàn)階段我國(guó)房產(chǎn)檔案管理存在的弊端主要表現(xiàn)以下幾方面：

(1)房產(chǎn)檔案隸屬混亂。參加主管房產(chǎn)檔案的有組織、人事、勞動(dòng)、人才交流中心等部門(mén)，甚至一些無(wú)權(quán)保存或管理房產(chǎn)檔案的單位也來(lái)保存和管理房產(chǎn)檔案，房產(chǎn)檔案出現(xiàn)“多頭”管理狀態(tài)。

(2)房產(chǎn)檔案管理極其分散。房產(chǎn)檔案有的保存在用人單位，有的保存在人才交流中心，有的甚至保存在私人手中，處于一種“分散”管理狀態(tài)。

(3)房產(chǎn)檔案管理不規(guī)范。房產(chǎn)檔案管理人員一般多是兼職，由于忙于其它業(yè)務(wù)，忽視了平時(shí)立卷整理工作，更有甚者，上面一個(gè)通知下來(lái)要進(jìn)行評(píng)估檢查，一些部門(mén)為了“按時(shí)完成任務(wù)”，抽調(diào)一些不懂專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人員進(jìn)行檔案突擊整理工作，造成了房產(chǎn)檔案整理的不規(guī)范性。

(4)沒(méi)有建立平時(shí)立卷的制度。平時(shí)不立卷造成了應(yīng)歸檔的文件材料不能及時(shí)歸檔或不歸檔，房產(chǎn)檔案材料不全，不能真實(shí)地反映個(gè)人的情況，使用人單位不能全面了解所用人的全部情況，給選拔干部、考核、晉升工資等項(xiàng)工作造成不便。

(5)房產(chǎn)檔案管理人員素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平低下。一些單位不重視房產(chǎn)檔案管理，不按規(guī)定設(shè)專(zhuān)職檔案員，管理房產(chǎn)檔案的人員大部分是兼職，而且流動(dòng)性大，并且沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的檔案管理培訓(xùn)，缺乏檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和應(yīng)有的素質(zhì)，由這些人管理檔案，其結(jié)果造成管理松懈，在社會(huì)上產(chǎn)生了一些擅自建檔，擅自造檔、擅自篡檔和棄檔等不正當(dāng)現(xiàn)象。房產(chǎn)檔案管理的混亂防礙了房產(chǎn)檔案的安全性、保密性、連續(xù)性和權(quán)威性。

(6)房產(chǎn)檔案管理?xiàng)l例不健全。原有的房產(chǎn)檔案內(nèi)容陳舊貧乏不能及時(shí)反映個(gè)人學(xué)歷、職稱(chēng)等方面的變化和工作業(yè)績(jī)情況等。

(7)上網(wǎng)難?，F(xiàn)行的房產(chǎn)檔案管理部門(mén)上網(wǎng)存在很多困難，一定程度上已經(jīng)阻礙了我國(guó)房產(chǎn)檔案事業(yè)的發(fā)展。現(xiàn)有的房產(chǎn)檔案管理模式往往限制了人才流動(dòng)，而且紙質(zhì)檔案攜帶也不便，不利于房產(chǎn)檔案的科學(xué)管理，房產(chǎn)檔案管理改革已勢(shì)在必行。

2 構(gòu)建房產(chǎn)檔案管理中心的優(yōu)越性

構(gòu)建房產(chǎn)檔案管理中心是我國(guó)房產(chǎn)檔案管理進(jìn)一步走向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、統(tǒng)一化、完善化、法制法的必然趨勢(shì)。

(1)構(gòu)建房產(chǎn)檔案管理中心可以集中管理各地區(qū)的房產(chǎn)檔案，有利于科學(xué)地管理房產(chǎn)檔案。通過(guò)利用房產(chǎn)檔案信息資源進(jìn)行人力資源的整體配置和合理開(kāi)發(fā)，在“人檔分離”為主要特征的人事代理制度的基礎(chǔ)上可以隨時(shí)做到“檔隨人走”，使房產(chǎn)檔案隨人員有序流動(dòng)，有利于保障房產(chǎn)檔案的完整性與安全性。

(2)構(gòu)建房產(chǎn)檔案管理中心可以縮小我國(guó)房產(chǎn)檔案管理的外延，豐富房產(chǎn)檔案管理的內(nèi)涵，便于推廣房產(chǎn)檔案科技管理水平。

(3)建立房產(chǎn)檔案中心可以科學(xué)的、系統(tǒng)的管理檔案，讓專(zhuān)職專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員科學(xué)地管理房產(chǎn)檔案，使房產(chǎn)檔案能真實(shí)客觀地反映個(gè)人經(jīng)歷、品德、才學(xué)和工作表現(xiàn)，是樹(shù)立房產(chǎn)檔案權(quán)威性及管理水平的又一新舉措。

(4)我國(guó)正從一個(gè)法制不太完善的國(guó)家走向一個(gè)全新的、法制健全的國(guó)家，而建立房產(chǎn)檔案中心來(lái)管理房產(chǎn)檔案，可防止別有用心的人篡改房產(chǎn)檔案，也可以防止一些不法分子上網(wǎng)破壞房產(chǎn)檔案，這樣便于維護(hù)房產(chǎn)檔案的安全。

3 網(wǎng)絡(luò)管理房產(chǎn)檔案是當(dāng)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果

建立房產(chǎn)檔案中心的最終發(fā)展趨勢(shì)是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理。在我國(guó)加入世貿(mào)的今天，構(gòu)建國(guó)家房產(chǎn)檔案中心是一種適應(yīng)發(fā)展需要的新理念。上網(wǎng)并與世界接軌是我國(guó)加入WTO后的又一個(gè)新的課題。電子上網(wǎng)是社會(huì)進(jìn)步的標(biāo)志，人們可以通過(guò)觸摸屏幕或拖動(dòng)鼠標(biāo)來(lái)查詢(xún)網(wǎng)上信息，這不僅操作簡(jiǎn)單，利用方便，而且能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享。

4 房產(chǎn)檔案進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)管理所面臨的考驗(yàn)

一種新的事物出現(xiàn)總是要伴隨許多問(wèn)題，房產(chǎn)檔案上網(wǎng)也不例外。上網(wǎng)既有利又有弊，如房產(chǎn)檔案中有些材料是不易公開(kāi)的。因此，上網(wǎng)前應(yīng)建立健全房產(chǎn)檔案管理及利用的法規(guī)：

一是逐步建立健全房產(chǎn)檔案管理的法制，有條件地實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息資源的整體開(kāi)發(fā)和社會(huì)共享。

二是應(yīng)建立相關(guān)的網(wǎng)頁(yè)和數(shù)據(jù)庫(kù)，來(lái)介紹房產(chǎn)檔案工作法規(guī)。

三是房產(chǎn)檔案信息的道路要暢通。各單位各部門(mén)要將最新的材料及時(shí)有效地傳到管理中心，以便提供最新的信息給利用者。

四是要從我國(guó)的國(guó)情和實(shí)際出發(fā)建立房產(chǎn)檔案中心。應(yīng)分級(jí)管理，對(duì)不益公開(kāi)的相關(guān)資料提供給不同的使用者。

五是房產(chǎn)檔案管理中心要開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)利用檔案服務(wù)，必須根據(jù)國(guó)家規(guī)定進(jìn)行鑒定，通過(guò)密與非密的界定工作后，確定可以向社會(huì)開(kāi)放的檔案。

六是網(wǎng)站中開(kāi)放的檔案應(yīng)分為無(wú)條件利用和有條件利用的檔案兩部分。無(wú)條件利用的檔案信息供任何身份的利用者隨時(shí)自由利用，而有條件利用的部分，必須要經(jīng)過(guò)身份確認(rèn)實(shí)行有償服務(wù)。

七是確保網(wǎng)站的安全性。要設(shè)防火墻等措施，防止被惡意攻擊。

以上這些規(guī)定、措施要在檔案管理利用中得以實(shí)施，仍有許多具體的工作要做，可能還會(huì)遇到來(lái)自各方面的阻礙，但房產(chǎn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代必將到來(lái)。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展房產(chǎn)檔案利用服務(wù)是房產(chǎn)檔案工作實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)化的途徑之一，也是房產(chǎn)檔案工作走向現(xiàn)代化管理的必由之路。

[1]趙會(huì)芝.我國(guó)項(xiàng)目管理現(xiàn)狀與展望[J].科技信息，2009，4：119-119.

[2]梁永寬.國(guó)內(nèi)項(xiàng)目管理研究的發(fā)展趨勢(shì)綜述[J].建筑監(jiān)督檢測(cè)與造價(jià)，2008，1(9)：47-50.