羅明珠

蔡甸區(qū)水利技術(shù)推廣中心站

新時期進(jìn)一步創(chuàng)新檔案工作的若干探討

羅明珠

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檔案工作的意義在于可以為全局工作提供信息資源。本文圍繞檔案工作的創(chuàng)新，從事前介入、事中參與的新型檔案管理工作理念入手，對創(chuàng)新檔案管理途徑，提升檔案管理科技水平等層面進(jìn)行了探討。

檔案工作；創(chuàng)新思路；可持續(xù)發(fā)展

檔案工作的發(fā)展，應(yīng)保持與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，才能使我們的檔案工作適應(yīng)于社會發(fā)展，服務(wù)于社會各項事業(yè)，才能使檔案工作充滿生機和活力。當(dāng)前，檔案工作者的重要使命就是要充分開發(fā)和利用好檔案信息資源，有條件的要盡可能地通過計算機網(wǎng)絡(luò)為用戶提供準(zhǔn)確、快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機制，積極主動地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

一、思維理念和工作意識的創(chuàng)新

創(chuàng)新思維，解放思想，牢固樹立檔案服務(wù)工作的理念，貼近社會、貼近現(xiàn)實、貼近百姓的服務(wù)思路，是作為新時期衡量檔案工作發(fā)展水平的重要尺度和標(biāo)準(zhǔn)。創(chuàng)新就要更新觀念，充分認(rèn)識到發(fā)揮檔案工作的社會服務(wù)功能的重要性，把檔案工作注重實體利用，轉(zhuǎn)化成注重檔案內(nèi)容的開發(fā)利用，從注重檔案原始憑證性同時，轉(zhuǎn)向?qū)π畔?nèi)容的關(guān)注。

1.管理思路的創(chuàng)新。檔案工作如何創(chuàng)新，如何主動、超前地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，這首先需要在檔案工作管理思路上要有創(chuàng)新意識。因此，要改變檔案工作現(xiàn)狀，應(yīng)努力使檔案工作形成由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案管理工作理念，盡可能地通過計算機網(wǎng)絡(luò)為用戶提供準(zhǔn)確、快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機制，才能以超前的意識、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)，展示我們檔案工作是經(jīng)濟建設(shè)不可缺少的重要組成部分。

2.管理模式創(chuàng)新。檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但也有一些傳統(tǒng)做法已不再適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的需要，必須進(jìn)行創(chuàng)新。其中包括檔案工作六個環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡化檔案部門長期推行的一些煩瑣的操作步驟。如在組卷的形式到裝訂的手段上，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行立卷工作，能起到事半功倍之效。

3.管理機制的創(chuàng)新。長期以來，檔案工作以經(jīng)驗管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經(jīng)驗為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動，容易產(chǎn)生不思進(jìn)取的思想，更談不上去創(chuàng)新了。應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，從源頭上解決創(chuàng)新的根本問題。積極推行全員聘任合同制，對現(xiàn)有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，從而使擋案工作者清楚地認(rèn)識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，每個人隨時都有被淘汰的危機感，從而激發(fā)每個人的工作活力使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。同時，要建立一些相應(yīng)的創(chuàng)新激勵機制，如鼓勵創(chuàng)新的用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人創(chuàng)新的內(nèi)容作為考核的重要指標(biāo)，進(jìn)行考核，并與勞動報酬、晉職嚴(yán)格掛鉤，努力營造一種鼓勵創(chuàng)新的氣氛和環(huán)境，促進(jìn)檔案工作的良性循環(huán)。

二、服務(wù)手段的創(chuàng)新

1.建立檔案館(室)網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館(室)內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)業(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位的網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。目前許多單位檔案館(室)利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為社會和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索。

2.建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”。檔案(館)室與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案(館)室，是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用律高。

三、服務(wù)機制和組織結(jié)構(gòu)的創(chuàng)新

1、服務(wù)是檔案工作永恒的主題，改變檔案服務(wù)理念，改變計劃經(jīng)濟時代模式，是創(chuàng)新機制價值規(guī)律的要求。強化檔案管理人員的素質(zhì)，就要有良好的職業(yè)道德和理想，有一種為檔案工作高度負(fù)責(zé)的責(zé)任感，有一種兢兢業(yè)業(yè)工作的態(tài)度，甘為人梯的奉獻(xiàn)精神。使個體融入集體，發(fā)揮整體效益，創(chuàng)造性地完成好檔案管理工作。強化檔案管理干部素質(zhì)，就要更新知識，堅持檔案人員崗位培訓(xùn)制度，實行持證上崗，具有準(zhǔn)確的鑒別與取舍、優(yōu)化知識的結(jié)構(gòu)的能力，同時，要掌握一定的市場信息和相關(guān)法律知識，做到依法開展檔案工作，不斷提高執(zhí)法自覺性和執(zhí)法能力。

2、培養(yǎng)檔案人員的溝通能力。傳統(tǒng)檔案工作以文獻(xiàn)整序為中心，客觀上存在著業(yè)務(wù)流程上部門界限，工作流程設(shè)定線型結(jié)構(gòu)被網(wǎng)絡(luò)化，形成了網(wǎng)絡(luò)化橫向結(jié)構(gòu)，管理成了金字塔型模式，給檔案的利用和開發(fā)帶來了障礙。新的網(wǎng)絡(luò)化橫向結(jié)構(gòu)，引入?yún)f(xié)調(diào)思想和全館一盤棋思想，調(diào)動所有工作人員參與決策的權(quán)力和義務(wù)，增強了檔案人員的認(rèn)同感和責(zé)任感，從原有的檔案管理中“等、要、靠”的方式中解脫出來，變成為檔案建設(shè)、發(fā)展服務(wù)的先行者和創(chuàng)造者，逐步形成檔案管理工作由事后的收集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與、事后跟蹤的檔案管理工作理念，極大地增進(jìn)了檔案人員的工作的主動性和目的性，真正發(fā)揮檔案人員的服務(wù)功能。

檔案人員的自身價值得到社會的承認(rèn)，就必須樹立好服務(wù)觀念，大力宣傳館藏，把利用者的需要放在第一位，搞好自己的社會地位。良好的人際關(guān)系，能增進(jìn)競爭力和凝聚力。只有培養(yǎng)檔案工作者的創(chuàng)新能力和發(fā)揮檔案人的創(chuàng)造性思維，把領(lǐng)導(dǎo)的智慧與群眾的發(fā)散思維和工作激情相結(jié)合，才能保證檔案的創(chuàng)新工作順利實施，爭取社會各界的理解、支持和配合，使檔案工作更靈活、更有特色，為構(gòu)建和諧社會，造福于民，體現(xiàn)出企、事業(yè)單位檔案人奉獻(xiàn)的風(fēng)采。