邱小燕

國(guó)網(wǎng)河南永城市供電公司

淺談電力企業(yè)文書(shū)檔案的管理及利用

邱小燕

國(guó)網(wǎng)河南永城市供電公司

文書(shū)檔案的保密管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性、長(zhǎng)期性工作，明確機(jī)制、流程是實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)化的第一步，重點(diǎn)是以標(biāo)準(zhǔn)明確管理目標(biāo)，以流程固化管理程序，以人員作為規(guī)范保證，以部門(mén)間的協(xié)同配合提升管理效率，推動(dòng)文書(shū)檔案保密工作管理水平再上新臺(tái)階。管理人員必須真正的認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理的重要性，真正的做好文書(shū)檔案管理的工作。鑒于此，本文主要分析電力企業(yè)文書(shū)檔案的管理及利用。

電力企業(yè)；文書(shū)檔案；利用

1、新時(shí)期電力企業(yè)文書(shū)檔案管理的新要求

如今，數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)等的開(kāi)發(fā)與持續(xù)發(fā)展在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要作用是不容忽視的，數(shù)字化、信息化等概念已經(jīng)滲透到新時(shí)期的各個(gè)社會(huì)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域，數(shù)字化建設(shè)、信息化建設(shè)目前已經(jīng)發(fā)展成為社會(huì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?？梢?jiàn)，數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)促進(jìn)人們對(duì)數(shù)字信息的深入開(kāi)發(fā)和廣泛應(yīng)用，這就要求電力企業(yè)文書(shū)檔案也應(yīng)跟數(shù)字化建設(shè)有機(jī)結(jié)合。因此，對(duì)于新時(shí)期的文書(shū)檔案管理，電力企業(yè)不僅要應(yīng)用現(xiàn)代先進(jìn)的科技手段代替以往的人力勞動(dòng)，還要加強(qiáng)日常文書(shū)工作跟文書(shū)檔案管理工作之間的融合與銜接，提高檔案利用率，充分發(fā)揮文書(shū)檔案的實(shí)時(shí)服務(wù)功能，并利用數(shù)字化管理方法提高文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化，從而確保電力企業(yè)能有效提高文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量和水平。這是電力企業(yè)文書(shū)檔案管理在新時(shí)期務(wù)必要滿足的新要求。

2、電力企業(yè)文書(shū)檔案管理之問(wèn)題

2.1 缺乏專業(yè)化人員

由于電力企業(yè)對(duì)文書(shū)檔案管理工作重視程度不夠，多是安排一些普通工作文員來(lái)負(fù)責(zé)檔案管理工作，或者將一些年齡大或即將退休的老員工安排到此處，這些人員缺乏專業(yè)的文書(shū)檔案管理知識(shí)，沒(méi)有受過(guò)專門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，且對(duì)信息化、數(shù)字化管理技術(shù)不夠熟悉，使電力企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作面臨窘境。

2.2 文書(shū)與檔案工作沒(méi)有妥善銜接

電力企業(yè)的文書(shū)與檔案工作銜接普遍有所欠缺，造成兩部分工作脫節(jié)。這主要是由于在現(xiàn)實(shí)工作中，文書(shū)工作與檔案工作既聯(lián)系緊密，又各有分工。在實(shí)際工作中，兩者既有相互協(xié)調(diào)配合、構(gòu)成同一管理體系的一面，又分別采用不同的管理制度，這種制度下如果文書(shū)人員和檔案人員溝通協(xié)調(diào)不夠，很容易造成兩部分工作在銜接過(guò)程中脫節(jié)。

2.3 電力企業(yè)的重視程度不夠

其一是因?yàn)樵S多企業(yè)單位對(duì)文書(shū)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，片面、刻板地將其看作是單純的文字工作，認(rèn)為其重要性相較于市場(chǎng)、技術(shù)對(duì)電力企業(yè)的影響而言無(wú)足輕重；其二，則是由于文書(shū)檔案管理的投入成果見(jiàn)效慢，一些企業(yè)單位就認(rèn)為其與企業(yè)的直接效益無(wú)甚關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致許多電力企業(yè)的文書(shū)檔案管理投入少、設(shè)施不齊、資料不完整。

3、電力企業(yè)文書(shū)檔案的管理及利用

3.1 重視電力企業(yè)文書(shū)檔案管理工作

在電力企業(yè)文書(shū)檔案管理工作中，培養(yǎng)“管理工作、人人有責(zé)”的思想，加強(qiáng)電力企業(yè)全體員工對(duì)檔案管理工作的重視，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)起到帶頭的作用，意識(shí)電力企業(yè)文書(shū)檔案管理的重要性，全面提升文書(shū)檔案在企業(yè)中的重要地位。另外，加大投入檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)施，將傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理，提高利用率，打造良好的文書(shū)檔案管理氛圍，全面提高檔案管理人員的工作熱情，打開(kāi)新的局面，讓文書(shū)檔案管理工作越做越好。

3.2 提高文書(shū)工作與檔案管理的銜接性

①加強(qiáng)文書(shū)工作人員的檔案管理意識(shí)，為檔案管理工作人員提供最好的文件資料，不能敷衍了事，給檔案管理人員增加工作壓力，配合檔案管理工作人員，做好銜接工作，為其提供科學(xué)、有效的幫助，促使電力企業(yè)的各類文件有機(jī)地聯(lián)系到一起，保證檔案更新的實(shí)效性；②電力企業(yè)檔案管理人員需嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)管理制度，及時(shí)且準(zhǔn)確地接收文件，核對(duì)文件，進(jìn)行資源整合，如發(fā)現(xiàn)與實(shí)際不符或者出現(xiàn)錯(cuò)誤，第一時(shí)間向文書(shū)人員反饋，保證文書(shū)檔案的質(zhì)量。

3.3 分類管理，提高文書(shū)檔案利用率

在文書(shū)檔案管理工作中，制定科學(xué)完善的管理方式，針對(duì)不同的活動(dòng)、專題，進(jìn)行歸類，提升文書(shū)檔案的利用率。在電力企業(yè)開(kāi)展重要活動(dòng)或者專題時(shí)，收集相關(guān)材料，根據(jù)活動(dòng)性質(zhì)，制定有效可行的活動(dòng)方案，為以后電力企業(yè)此類活動(dòng)的開(kāi)展提供好的題材和參考作用，同時(shí)提高了文書(shū)檔案利用率。

3.4 加強(qiáng)文書(shū)檔案數(shù)字化管理，提供數(shù)字化服務(wù)

電力企業(yè)文書(shū)檔案的數(shù)字化管理具體是指利用數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、高速掃描技術(shù)等各種各樣的先進(jìn)技術(shù)手段，把電力企業(yè)的文書(shū)檔案系統(tǒng)組織成一個(gè)結(jié)構(gòu)有序的檔案信息庫(kù)。面對(duì)電力企業(yè)現(xiàn)有的文書(shū)檔案量，數(shù)字化工作對(duì)檔案管理部門(mén)而言任重而道遠(yuǎn)，對(duì)紙質(zhì)文書(shū)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換是當(dāng)前的主要任務(wù)。數(shù)字化內(nèi)容包括兩個(gè)層次：其一，電力企業(yè)文書(shū)檔案目錄信息的數(shù)字化，目的在于針對(duì)文書(shū)檔案建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)對(duì)電力企業(yè)文書(shū)檔案信息的宏觀掌握，為電力企業(yè)加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作打下基礎(chǔ)、提供條件。其二，電力企業(yè)文書(shū)檔案全文信息的數(shù)字化，即在目錄數(shù)據(jù)庫(kù)得以建立的基礎(chǔ)上著手準(zhǔn)備運(yùn)用掃描技術(shù)，通過(guò)掃描錄入的方式把文書(shū)檔案的全文按照原貌圖像逐頁(yè)存儲(chǔ)，并編制目錄索引，或應(yīng)用光學(xué)字符技術(shù)識(shí)別文書(shū)檔案，再用文本格式把檔案內(nèi)容存儲(chǔ)好，建立全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行輔助管理，為電力企業(yè)文書(shū)檔案的數(shù)字化建設(shè)提供幫助和服務(wù)。今天，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展，在人們的生活和工作中也變得越來(lái)越重要，同時(shí)也為電力企業(yè)文書(shū)檔案的宣傳、利用等提供更加便捷的條件和途徑。

總之，文書(shū)檔案是對(duì)一個(gè)企業(yè)發(fā)展進(jìn)程最原始的記錄資料，是企業(yè)自身發(fā)展中最寶貴的文化財(cái)富，其保存的質(zhì)量及完整程度對(duì)于該企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。尤其對(duì)于像電力企業(yè)這種需要融合技術(shù)與知識(shí)且又涉及國(guó)家能源安全的重要行業(yè)，其文書(shū)檔案管理的質(zhì)量水平將直接關(guān)系到國(guó)家重要信息、技術(shù)資源的妥善保護(hù)，進(jìn)而影響社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)發(fā)展，更應(yīng)得到加倍的重視。因此，深入了解我國(guó)當(dāng)前電力企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作情況，針對(duì)其管理中存在的問(wèn)題加以分析并提出相應(yīng)解決對(duì)策整改措施，從而推動(dòng)電力企業(yè)的文書(shū)檔案管理模式不斷創(chuàng)新，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

[1]邢娟.淺談電力企業(yè)文書(shū)檔案保管期限的劃分方法[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2016，(18)：48.