吳 平

江西省城市建設高級技術學校

計算機技術在自動化辦公中的運用探討

吳 平

江西省城市建設高級技術學校

隨著計算機技術在各個行業(yè)的應用和發(fā)展， 計算機技術作為辦公自動化的實現(xiàn)技術貫穿于辦公自動化的各個環(huán)節(jié)和過程， 計算機技術給辦公自動化帶來了顯著的成效。本文對計算機技術在自動化辦公中的應用進行研究，為辦公自動化中的計算機技術應用的提高提供一定的參考方向。

計算機技術；自動化辦公；應用

現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展帶動了計算機技術的發(fā)展，為計算機的應用開辟了一個新時代。作為一種自動化辦公的實現(xiàn)技術，計算機技術貫穿在自動化辦公的各個環(huán)節(jié)與過程中，借助于計算機，自動化辦公的成效得到了顯著的提升。

一、辦公自動化的現(xiàn)狀

1.1 辦公自動化的概念與特點

辦公自動化(Office AutamationT)指實現(xiàn)辦公室內(nèi)部事務性工作的自動化和信息處理自動化系統(tǒng)，它是計算機科技發(fā)展的衍生物。辦公自動化通過辦公人員利用計算機硬件、軟件、網(wǎng)絡通信設備以及其他辦公設備進行信息的收集、傳輸、加工、儲存、更新和維護將公文檔案管理系統(tǒng)、公務管理系統(tǒng)、部門辦公系統(tǒng)、個人辦公系統(tǒng)、信息發(fā)布系統(tǒng)集成到統(tǒng)一網(wǎng)絡中。

我國開展電子商務及辦公自動化的進程已經(jīng)初見成效形成了具有人與系統(tǒng)無縫集成化的開放式系統(tǒng)，日常事務處理的智能化模式應用手段多媒體化的趨勢，電子數(shù)據(jù)交換的自動化傳輸?shù)娘@著特點，并且隨著計算機不斷地更新進步，它對現(xiàn)代社會及經(jīng)濟生活的積極影響必然隨之擴大。

1.2 辦公自動化中的計算機技術應用

在辦公自動化的發(fā)展過程中，計算機技術應用主要體現(xiàn)在辦公自動化中的文字和數(shù)據(jù)處理技術的應用，諸如Word、WPS之類的計算機編輯排版工具使得編輯處理、版式設計、復制打印和映像處理等辦公活動效率提高；辦公自動化中的數(shù)據(jù)處理技術的應用加Excel相關的數(shù)據(jù)表格處理使得辦公人員可以直接在計算機上完成表格設計、處理和制表的全部操作實現(xiàn)了表格處理中各個環(huán)節(jié)的自動化功、公自動化中多媒體技術的應用加圖像處理專用系統(tǒng)、語音傳真、多功能多媒體工作站、綜合業(yè)務數(shù)字網(wǎng)等使辦公業(yè)務更加現(xiàn)代化功、公自動化中網(wǎng)絡技術的應用例如視頻會議通過多媒體網(wǎng)絡進行面對面的交談，并可通過計算機進行匯總、打印和判斷決議的可行性等允許一人同時參與許多不同會議節(jié)省旅行的費用和時間最大限度提高辦公的效率。

二、自動化辦公進程中計算機技術應用的應對

隨著計算機應用在各個行業(yè)的不斷擴展，對各行業(yè)從業(yè)人員的要求也越來越高，計算機應用能力等級的不斷提升勢在必行。這就要求我們在實際工作中圍繞社會需求往重理論與實踐并重的培訓學習，從而提高辦公人員的工作質量和各行業(yè)的工作效率。

2.1 加強對辦公自動化及計算機技術應用的宏觀調控意識。

計算機技術及自動化辦公技能宏觀調控意識的強化對行業(yè)的發(fā)展至關重要，現(xiàn)階段，很多企事業(yè)單位的領導并未充分認識到計算機應用的重要性，加之財政資源限制及相關軟件的滯后，自動化辦公對計算機軟件的應用還存在一定的阻礙，設備購買、軟硬件投資以及人員培訓等的資金投入無法對單位的發(fā)展需求予以滿足，管理者與決策者需進一步加大對自動化辦公的宏觀調控力度，以使辦公設備與管理框架實現(xiàn)由上到下的完善與改進。

2.2 完善適用的辦公自動化管理體制建設進程。

管理人員對于計算機技術及軟件的應用需要有客觀適用的選擇條件，國外的商品化軟件雖然在管理理論支持和開發(fā)團隊構成方面具有較先進的優(yōu)點，但是費用昂貴，且由于應用環(huán)境的差異，許多優(yōu)秀軟件并不能充分發(fā)揮其應有的功能，因此在計算機軟件及系統(tǒng)的應用上更需要考慮到國內(nèi)計算機技術的應用環(huán)境和具體的行業(yè)及系統(tǒng)性能要求，結合各方面的優(yōu)劣，選擇并完善適用的辦公自動化管理體制的建設，從企事業(yè)自身內(nèi)部管理導向層面做出優(yōu)化的配合。

2.3 改善外部應用環(huán)境

外部應用環(huán)境的改善來自于同專門教育機構的合作，這有利于企事業(yè)單位戰(zhàn)略制高點的打造。對于員工來說，短期的培訓無法對企業(yè)自動化辦公及計算機技術應用等方面的要求予以滿足，與專業(yè)教育機構的長期交流與合作可以發(fā)揮培訓計劃的支撐作用，讓教育機構以企事業(yè)的用人需求為依據(jù)進行課程的設置，這一措施對于良好計算機技術外部環(huán)境的營造及高質量人才培訓基地的建設來說將會十分有效。

2.4 提高計算機軟件應用的技術人員的專業(yè)素養(yǎng)

目前現(xiàn)有的計算機技術人員的素質參差不齊，對于使用軟件所必須的計算機和外語基礎掌握程度不一，同時對計算機軟件應用的基本方法和理論也缺乏深刻的理解，這也影響了計算機技術辦公自動化在實踐中的應用和推廣，計算機專業(yè)技術人員應具備一套先進適用技術手段，保障企事業(yè)單位內(nèi)部機房、辦公室有安全的物理環(huán)境，通過配備高性能的防火墻，及時修復系統(tǒng)軟件漏洞，建立全面的網(wǎng)絡防殺毒系統(tǒng)等手段來保證網(wǎng)絡的高效、通用、安全管理從專業(yè)層面為辦公自動化提供好的計算機技術支持。

2.5 促進辦公人員對計算機技術應用能力的自主學習。

對于辦公人員來說，不僅應掌握電腦的正確使用方法，還要滿足計算機應用能力的要求，例如：熟練使用windows、xp等操作系統(tǒng)，具備安裝、啟用常用軟件的能力；熟練運用文字、表格、圖像等處理軟件；能夠對計算機病毒進行查殺，當軟件出現(xiàn)故障之時具備一定的故障檢測與排除能力；掌握計算機網(wǎng)絡通信、多媒體、文本下載與上傳等知識；在日常管理中對機箱、外設接口、主板以及電源燈硬件資源進行維護等等。在自動化辦公已初具規(guī)模的背景下，加強辦公人員自主學習，使其樹立并掌握正確的技術意識與素質能夠促進自動化辦公實現(xiàn)更加快速的發(fā)展。

結束語

社會經(jīng)濟及科技的發(fā)展使事業(yè)單位的辦公事務也越來越復雜、辦公機構需要處理的信息量越來越大。以計算機為基礎的文字與數(shù)字處理技術、多媒體技術以及網(wǎng)絡技術等提高了辦公人員的工作質量與效率，意義重大。

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