李 鑫

內(nèi)蒙古烏蘭浩特市人才開發(fā)交流服務(wù)中心

如何創(chuàng)新檔案管理工作

李 鑫

內(nèi)蒙古烏蘭浩特市人才開發(fā)交流服務(wù)中心

改革開放以來，中國(guó)社會(huì)發(fā)展腳步不斷加快，社會(huì)不斷向信息化、全球化轉(zhuǎn)型。檔案管理作為信息開發(fā)交流重要途徑一，應(yīng)做好不斷轉(zhuǎn)型發(fā)展、改革創(chuàng)新，適應(yīng)信息化社會(huì)的發(fā)展。創(chuàng)新檔案管理是檔案管理的信息化的客觀需要，是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的客觀需要。

檔案管理；信息化；創(chuàng)新；數(shù)字化；檔案服務(wù)模式

一、檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

1.1 在全球化社會(huì)的背景下，信息呈井噴性出現(xiàn)，在面對(duì)這個(gè)信息化社會(huì)時(shí)，開發(fā)信息價(jià)值就必須開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，同時(shí)創(chuàng)新檔案管理技術(shù)是適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的必要條件，創(chuàng)新檔案管理技術(shù)必然會(huì)推動(dòng)社會(huì)各方面的發(fā)展，信息化社會(huì)的發(fā)展也必然會(huì)帶動(dòng)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，檔案管理技術(shù)創(chuàng)新有利于從根本上做好檔案管理工作，促進(jìn)各機(jī)構(gòu)做好本職工作。

1.2 檔案管理是促進(jìn)各機(jī)構(gòu)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新有利于各機(jī)構(gòu)從本質(zhì)上解決檔案管理問題的關(guān)鍵。要進(jìn)行檔案管理技術(shù)創(chuàng)新就要從管理人員觀念的轉(zhuǎn)變開始。我國(guó)現(xiàn)階段不重視電子檔案很大程度上是因?yàn)殡娮訖n案機(jī)制本身存在一定的問題。憑借這些，改變相關(guān)管理人員的檔案管理觀念亦不是難題。檔案管理人員觀念的革新對(duì)檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展具有重要意義。

二、如何創(chuàng)新檔案管理

2.1 從根本觀念上轉(zhuǎn)變對(duì)檔案工作的看法。第一應(yīng)該從根本上認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代技術(shù)是創(chuàng)新檔案管理的有效途徑，是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然需要，檔案管理的創(chuàng)新與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合是關(guān)鍵在各機(jī)構(gòu)中現(xiàn)在很多檔案管理部門都存在著管理理念和方式落后，設(shè)施設(shè)備陳舊，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理創(chuàng)新的重要意義等問題。只有充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的創(chuàng)新意義，才能有創(chuàng)新的觀念、管理、服務(wù)和人員素質(zhì)。

2.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合?，F(xiàn)代檔案管理技術(shù)與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理比較有以下諸多優(yōu)勢(shì)，在實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合時(shí)應(yīng)注意從以下幾點(diǎn)進(jìn)行結(jié)合。

(1)自動(dòng)化程度。在進(jìn)行文檔的紙質(zhì)化向數(shù)字化轉(zhuǎn)化時(shí)可利用先進(jìn)的文檔掃描系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化操作，自動(dòng)批量處理。先進(jìn)的圖像處理系統(tǒng)和OCR(光學(xué)字符識(shí)別)，能夠在掃描的同時(shí)由系統(tǒng)自己進(jìn)行圖像處理，自動(dòng)去除圖像黑邊、傾斜校正、去斑點(diǎn)等，識(shí)別索引字段并能轉(zhuǎn)換為多種格式。這提升了檔案管理工作的自動(dòng)化程度，為檔案的記錄過程節(jié)省了大量的時(shí)間。

(2)標(biāo)準(zhǔn)化程度。在進(jìn)行檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)結(jié)合時(shí)應(yīng)注意文檔的標(biāo)準(zhǔn)化程度，數(shù)字化的檔案文檔應(yīng)該完全符合檔案管理要求和使用習(xí)慣，符合國(guó)家計(jì)算機(jī)光盤檔案存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家檔案局頒發(fā)的檔案電子文檔標(biāo)準(zhǔn)。在進(jìn)行文檔的掃描、圖像處理、文字錄入到生成電子檔案的過程中不僅要保證電子檔案的質(zhì)量，還要確保使每一個(gè)電子檔案的大小、電子文件標(biāo)號(hào)的規(guī)則，符合國(guó)家各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，方便以后歸檔、存儲(chǔ)、查詢與檔案管理的要求。

(3)檔案數(shù)字化特色技術(shù)與專業(yè)設(shè)備。在進(jìn)行檔案數(shù)字化的同時(shí)應(yīng)該注意對(duì)原始檔案的保護(hù)，在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行查分、掃描、錄入等操作時(shí)應(yīng)該確保檔案在操作過程中不被損毀。現(xiàn)代先進(jìn)的檔案管理技術(shù)與專業(yè)設(shè)備能夠在對(duì)原始文檔進(jìn)行以上操作時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行良好的保護(hù)，其中檔案著錄及數(shù)據(jù)加工管理信息系統(tǒng)平臺(tái)、圖像處理技術(shù)、雙層PDF技術(shù)、OCR漢字識(shí)別技術(shù)、全文檢索技術(shù)、輔助標(biāo)引技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、通用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù)、大幅面工程掃描儀、文檔高速掃描儀、書刊高速掃描儀、平板掃描儀、圖像掃描與處理軟件等技術(shù)與設(shè)備，利用它們對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)代技術(shù)的結(jié)合。

2.3 檔案服務(wù)模式創(chuàng)新

(1)如何創(chuàng)新檔案服務(wù)模式。創(chuàng)新檔案管理模式，就要在現(xiàn)有的檔案管理模式下，思考出不同于現(xiàn)有的檔案管理模式或有別于常規(guī)的工作思路的想法的引導(dǎo)，利用現(xiàn)有的檔案管理知識(shí)和制度，在這個(gè)信息化、全球化的社會(huì)環(huán)境中，本著更好的服務(wù)社會(huì)，滿足服務(wù)對(duì)象需求的精神創(chuàng)造或改進(jìn)出能更加適應(yīng)社會(huì)環(huán)境，滿足服務(wù)對(duì)象需求的新模式。以往的檔案服務(wù)模式，服務(wù)觀念老舊、服務(wù)手段單一、服務(wù)范圍狹窄、服務(wù)內(nèi)容單調(diào)，這些困境、這些現(xiàn)狀影響著檔案服務(wù)能力的提高，影響著檔案館職能的充分發(fā)揮。面對(duì)檔案管理工作發(fā)展中的這些突出問題，檔案管理工作者應(yīng)更新服務(wù)觀念、深化服務(wù)內(nèi)涵、更新服務(wù)理念，創(chuàng)新服務(wù)方式，拓展服務(wù)渠道，優(yōu)化服務(wù)內(nèi)容。在檔案管理工作中竭盡全力的滿足服務(wù)對(duì)象的需求，認(rèn)真分析服務(wù)對(duì)象的需求。

(2)創(chuàng)新檔案模式的具體做法。創(chuàng)新檔案管理模式要注意與那么檔案服務(wù)模式如何創(chuàng)新呢，第一是在服務(wù)職能方面進(jìn)行創(chuàng)新，把服務(wù)的單純保管型轉(zhuǎn)向綜合利用型，并通過一系列政策和行業(yè)規(guī)則的制定來實(shí)現(xiàn)規(guī)范化服務(wù)。第二是在服務(wù)主體上進(jìn)行創(chuàng)新，由傳統(tǒng)封閉型轉(zhuǎn)為現(xiàn)代開放型，將過去單一的服務(wù)對(duì)象轉(zhuǎn)變成全社會(huì)，致力提供綜合的社會(huì)化服務(wù)。第三是在服務(wù)方式上創(chuàng)新，由實(shí)體型轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑿?，把僅僅提供檔案實(shí)體轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┘庸ず蟮男畔ⅲ瑢?duì)檔案信息進(jìn)行深層次開發(fā)，綜合多層次利用。第四是在服務(wù)手段上創(chuàng)新，由傳統(tǒng)手工型轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)技術(shù)型，把過去的人工分類、編目、鑒定等工作用計(jì)算機(jī)工具實(shí)施，從而提高工作效率和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)信息分類、整編、檢索、組卷、存貯、利用的一整套服務(wù)。第五是在服務(wù)環(huán)境上創(chuàng)新，由行政型轉(zhuǎn)變?yōu)榉ㄖ菩停褭n案管理的行政行為變?yōu)榉尚袨?，使用法律法?guī)進(jìn)行規(guī)范，真正做到有法可依，有理有據(jù)。第六是在服務(wù)質(zhì)量上創(chuàng)新，重新塑造主動(dòng)熱情、準(zhǔn)確快速的服務(wù)態(tài)度，及時(shí)解決用戶問題，做到有效服務(wù)，讓用戶擁有美好的體驗(yàn)，增加檔案信息利用的積極性。第七是要在服務(wù)條件上創(chuàng)新，由滯后型轉(zhuǎn)變?yōu)轭A(yù)測(cè)型，要應(yīng)用現(xiàn)代科技方法和統(tǒng)計(jì)方法，提供具有超前意識(shí)和前瞻性的動(dòng)態(tài)信息，科學(xué)預(yù)測(cè)未來，服務(wù)條件上檔次、上水平。第八是創(chuàng)新行業(yè)內(nèi)外合作方式，加強(qiáng)行業(yè)交流與協(xié)作，實(shí)現(xiàn)館藏內(nèi)容互補(bǔ)和網(wǎng)絡(luò)聯(lián)機(jī)檢索，上升到信息多元化階段。

三、結(jié)尾

檔案開發(fā)利用的實(shí)質(zhì)就是對(duì)現(xiàn)有的檔案管理模式創(chuàng)新的過程，檔案運(yùn)用的合理有效是經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。對(duì)于把握經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基本規(guī)律和未來發(fā)展方向具有很強(qiáng)的借鑒意義。全面加強(qiáng)檔案管理工作的根本目的在于充分發(fā)揮檔案的作用，為實(shí)現(xiàn)建設(shè)小康社會(huì)的目標(biāo)服務(wù)。檔案利用工作是檔案自身價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價(jià)值的重要體現(xiàn)。