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事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化措施

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隨著經濟建設進程的加快，我國的事業(yè)單位也得到了迅猛發(fā)展，因此，事業(yè)單位應不斷加強檔案管理工作，將各項檔案交由專業(yè)人員負責管理。但是就目前形勢來看，檔案管理工作離真正的完善還有一定距離，在事業(yè)單位中仍存在許多亟待解決的問題和挑戰(zhàn)。因此如何提升事業(yè)單位的檔案管理工作效率是目前我國事業(yè)單位需要解決重要問題?；诖?，文章就事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化措施進行簡要的分析，希望可以提供一個借鑒。

事業(yè)單位；檔案管理；優(yōu)化措施

1.事業(yè)單位檔案工作的主要內容

在事業(yè)單位各項工作開展的過程中，其中檔案工作質量的可靠性及工作效率的高低，對于現代化事業(yè)單位發(fā)展目標的實現起著重要的保障作用。結合現階段事業(yè)單位檔案工作開展的發(fā)展現狀，可知其主要內容體現在：(1)包含了事業(yè)單位各個部門之間相互溝通交流的各種信息;(2)事業(yè)單位在發(fā)揮自身職能作用的過程中，各種文件在一定條件下最終以檔案的形式進行有效保存;(3)事業(yè)單位專業(yè)化活動開展的過程中，各種科研、教育、醫(yī)療等具有重要參考價值的信息將會通過檔案的形式進行必要保存。這些方面的不同內容，客觀地說明了做好事業(yè)單位檔案工作的重要性。

2.事業(yè)單位檔案管理工作的現存問題

2.1 對檔案管理工作得不夠重視

大部分的事業(yè)單位對于檔案管理工作認識程度不深刻，認為檔案管理工作就是簡單的存檔和輸入工作，造成忽視的原因首先是單位領導不重視單位的檔案管理工作。檔案管理工作不同于單位的其他業(yè)務科室，不能為單位帶來實際上的利益，因此許多領導對檔案管理工作不重視，檔案意識薄弱，監(jiān)督力度不夠，對檔案管理的人力、物力和財力的投入都不大。對檔案管理工作不重視，自然也不會在乎檔案管理工作的工作效率如何提高策略，導致檔案管理工作人員的工作積極性相應下降，變成敷衍了事。

2.2 缺少完善的管理制度

隨著我國經濟水平的不斷提高，社會建設的不斷完善，我國的事業(yè)單位也得到了相應的發(fā)展，其工作內容與工作性質的日益深化與豐富，促使事業(yè)單位內部的結構與管理必須做出相應的改革與調整。在此新形勢下，在事業(yè)單位的調整進程中，我國事業(yè)單位的檔案管理工作開始暴露出諸多不足與弊端，究其原因，是因為缺少完善的檔案管理制度，在沒有合理完善的檔案管理制度約束的前提下，檔案工作管理人員便缺少相應依據有效地展開工作，這不僅給工作效率帶來了嚴重的阻礙，也使得管理人員在遇到管理問題或矛盾時沒有參考體系，因而容易出現工作疏漏。比如在管理事業(yè)單位的業(yè)務檔案時存在的分類誤差或條目缺失等細微問題，一旦難以依靠合理管理體制進行解決，將給事業(yè)單位帶來極大的損失。為此，建立一個完善的合理的檔案管理制度對于事業(yè)單位而言刻不容緩。

2.3 事業(yè)單位檔案管理信息化水平較低

據統(tǒng)計，我國目前已存在信息檔案數據庫大約四千余個，其管理也十分成功，但不足之處是內容不夠豐富，重復的情況較多，也就是說信息化資源的質量還有待提高。而且，開放性的綜合檔案資料還不到總量的25%，數量極少。因此，信息化檔案管理質量還較低，還有很多空間和資源可以開發(fā)。同時，信息化檔案管理主要依存計算機技術，檢索的效率、速度和精準率都依賴于計算機的檢索技術?？墒牵蠖鄶档氖聵I(yè)單位雖然引進了檔案管理的信息化，可工作人員依舊運用手工檢索式的管理模式，不熟悉或不習慣使用信息技術，導致無法運用計算機檢索技術來提升檢索效率和準確性。

3.事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化分析

3.1 重視事業(yè)單位的檔案管理工作

想要提升事業(yè)單位的檔案管理工作效率，首先需要事業(yè)單位自身重視檔案管理工作，從單位領導做起，深刻的了解和學習檔案管理工作的重要意義，加強領導組織學習，提升整體事業(yè)單位領導層面的檔案管理工作工作重視程度。徹底的改變事業(yè)單位中“檔案管理工作”并不重要的傳統(tǒng)錯誤工作思想，相應事業(yè)單位的發(fā)展要求，做到思想創(chuàng)新、工作積極，在單位中建立完善的檔案管理工作制度，只有領導層面以身作則首先提起高度重視，單位工作人員才能夠嚴格遵守制度要求開展檔案管理工作，認真履行自己的工作職責，科學合理的開展檔案管理工作，提升事業(yè)單位的檔案管理工作效率。

3.2 建立完善的檔案管理制度

事業(yè)單位應首先對檔案管理工作的重要性有明確清晰的認識，進而配備專職檔案管理人員負責業(yè)務檔案收集、整理、歸檔、保管等工作，在保障檔案管理人員穩(wěn)定的基礎上建立完善的檔案管理制度，并且力求檔案管理制度全面、具體，對檔管人員做出細致的要求與規(guī)定，使其深諳自身的工作職能，在工作中能夠有所依據、有所參考。為了加強檔案管理制度的有效性，事業(yè)單位還應建立一系列系統(tǒng)的獎懲制度與評價體系，令檔管人員及其他科室人員重視檔案信息，強化責任意識。

3.3 有效提高事業(yè)單位信息化檔案管理的水平

隨著科技的發(fā)展，信息化技術已經被人們運用到生活的各個領域中，信息化的使用使人們的工作生活更加便捷，事業(yè)單位的檔案管理工作也不例外。需要注意的是，事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設，要結合自身的工作特點，在單位發(fā)展計劃的背景下，科學地實施信息化檔案管理工作，以數字化的管理方式促進事業(yè)單位檔案管理的高效。其中，管理人員首先要掌握過硬的技術，處理好網站的管理工作，單位相關部門也要做好設備的維護以及網絡技術的應用，充分利用先進的信息技術手段，提高檔案管理的成效。

結束語

對于事業(yè)單位而言，檔案的整理與歸納是一件比較重要的事情，因此，只有通過事業(yè)單位全體上下人員的重視和協助，檔案管理水平才能夠有效地提高，完成事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標。

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[2]劉穎穎.對優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業(yè)務，2016，21：90.

[3]牛彬楠.機關事業(yè)單位檔案工作存在的問題及改進措施[J].黑龍江檔案，2016，05：82.