吳興龍

會(huì)澤縣城市建設(shè)檔案館

淺析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施

吳興龍

會(huì)澤縣城市建設(shè)檔案館

隨著我國建筑行業(yè)的飛速發(fā)展，給建筑企業(yè)內(nèi)部的管理方式與經(jīng)營理念均提出了更高的要求，建筑檔案管理工作在建筑工程的建設(shè)與發(fā)展過程中占有非常重要比重，其完整性與有效性將成為建筑行業(yè)未來發(fā)展的重要質(zhì)量保證。所以，相關(guān)人員一定要對建筑工程檔案資料管理工作具有的重要性加強(qiáng)認(rèn)識，并希望通過對管理方法的創(chuàng)新、提升管理人員的綜合素養(yǎng)和規(guī)范管理流程等方法，使我國的建筑工程檔案管理水平不斷提升。鑒于此，本文主要分析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施。

建筑工程；檔案資料；管理

1、建筑工程檔案管理重要性的分析

由于建筑工程施工程序復(fù)雜，加之涉及的領(lǐng)域多，所使用資料的數(shù)量就可想而知，因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理的完整性是保障建筑工程施工質(zhì)量的基礎(chǔ)。而采用科學(xué)的建筑檔案管理制度，既能夠體現(xiàn)出建筑企業(yè)內(nèi)部控制體系的整體管理水平，同時(shí)還能夠體現(xiàn)出企業(yè)管理層對內(nèi)部管理的重視度。此外，國家建設(shè)部針對建筑施工檔案管理的相關(guān)要求指出：建筑工程中必須嚴(yán)格管理檔案資料，若檔案資料不合格，則認(rèn)為相關(guān)工程不合格，由此也能夠在一定程度上提升施工單位針對項(xiàng)目檔案管理建設(shè)的認(rèn)識，從而使工程項(xiàng)目建設(shè)中的檔案管理的重要性與緊迫性得到加強(qiáng)。

2、目前建筑工程檔案管理中存在的問題

2.1 管理意識薄弱

目前仍然有很多建筑企業(yè)認(rèn)識不到建筑工程檔案的作用，檔案管理意識比較落后，甚至?xí)J(rèn)為檔案管理工作毫無意義。另外，目前建筑企業(yè)仍是習(xí)慣沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅耗費(fèi)了人力、物力，還降低了檔案管理工作效率?？梢姡ㄖ髽I(yè)管理人員并不重視建筑工程檔案的管理工作。

2.2 檔案管理制度落后

雖然我國對于建筑工程檔案的管理有工作要求。但是在實(shí)際的工作中，建筑企業(yè)并沒有按照國家的規(guī)定進(jìn)行檔案管理工作。此外，雖然建筑企業(yè)制定了完善的工作管理制度，但是缺乏有效的檔案管理制度。而且在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，也是隨機(jī)而定。

2.3 缺乏專業(yè)的管理人才

隨著社會(huì)的進(jìn)步，檔案管理的模式在不斷的發(fā)展和創(chuàng)新。但是仍然缺乏專業(yè)的建筑工程檔案管理人才。而且在實(shí)際的工作中，建筑企業(yè)還會(huì)臨時(shí)指調(diào)一些管理人員兼顧檔案管理。況且，隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理人員除了要了解檔案管理工作內(nèi)容以外，還必須要掌握一定的信息管理技術(shù)。因而，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)重視培養(yǎng)專業(yè)的管理人才。

3、提升建筑工程檔案管理工作質(zhì)量的處理措施

3.1 提高工程資料管理的意識

為了提高建筑工程資料的規(guī)范程度，首先要做的就是提高建筑單位的管理意識，有助于總體管理水平的提高。這需要通過三個(gè)方面來培養(yǎng)：一是加快完善相關(guān)的法律規(guī)章制度，加快建設(shè)資料管理體系，從制度上明確規(guī)定建筑施工單位的各項(xiàng)義務(wù)與責(zé)任；二是加大宣傳的力度，宣傳工程資料管理對整個(gè)建筑項(xiàng)目的重要性，提高人們的重視程度；三是對建筑單位人員進(jìn)行培訓(xùn)，通過培訓(xùn)提高所有人員的職業(yè)素質(zhì)，普及建筑工程資料和法律法規(guī)的相關(guān)知識，擴(kuò)大影響范圍，讓建筑單位的所有員工都能夠認(rèn)識到規(guī)范管理工程資料的重要性，倡導(dǎo)工程資料的現(xiàn)實(shí)意義，確保整個(gè)單位中，上到領(lǐng)導(dǎo)，下到每一個(gè)施工人員，都能夠了解工程資料與自身工作的聯(lián)系，這樣就可以相互監(jiān)督，增強(qiáng)管理工程資料的可行性。

3.2 規(guī)范工程資料收集過程

規(guī)范工程資料的收集管理過程，加強(qiáng)培養(yǎng)建筑單位從業(yè)人員的職業(yè)能力，注重工程資料收集過程的規(guī)范化要求。收集和管理人員必須清楚的認(rèn)識到工程資料重要性，明白這是一項(xiàng)最基礎(chǔ)、也是最重要的工作，收集到的工程資料的質(zhì)量會(huì)直接影響到建筑工程項(xiàng)目的整體建設(shè)水平，這對收集管理人員的要求也就比較高。

3.3 提高資料管理人員的專業(yè)性

提高資料管理人員的專業(yè)性，為管理工作配備高素質(zhì)的專業(yè)型人才。首先對單位中員工的潛力進(jìn)行挖掘，積極鼓勵(lì)員工發(fā)揮自身的管理能力，可以讓管理工程資料的崗位競爭上崗，選擇最具有管理能力的員工來管理工程資料。然后可以將資料管理的效果納入員工的績效考核中，對管理效果差的部門實(shí)行一定的懲罰措施，從而提高工程資料在人們心目中的重視程度。在施工之前的資料收集過程，最好是采用專業(yè)的人員來收集和編制，這樣一來，可以保證資料的專業(yè)水平，為后期施工提供一定的依據(jù)。

3.4 進(jìn)行工程檔案資料形成過程的加強(qiáng)管控

(1)從意識形態(tài)對建筑工程資料管理工作具有的重要性進(jìn)行充分認(rèn)識。首先擴(kuò)大對工程資料重要性的宣傳工作，讓所有管理者與參與者都具備資料意識，并使相關(guān)人員認(rèn)識到針對工程資料的保管和管理工作屬于一項(xiàng)非常重要的工作，以此讓他們在規(guī)范管理與完善制度基礎(chǔ)上理解資料工作，并自覺做好資料工作，不斷強(qiáng)化和規(guī)范針對工程資料的管理。(2)積極將城建檔案工作滲透到行政程序建設(shè)之中，爭取在城建檔案工作的程序、方法與管理上有所拓展。如佛山南海某標(biāo)志項(xiàng)目在開工前召集建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位的技術(shù)負(fù)責(zé)人和資料員，并對其進(jìn)行工程檔案的交底;施工過程定期針對檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行指導(dǎo)與檢查;工程竣工驗(yàn)收前針對移交城建檔案館進(jìn)行指導(dǎo)學(xué)習(xí)。

總之，隨著我國工程建設(shè)事業(yè)規(guī)模的不斷提升，建筑工程的施工技術(shù)資料在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中的地位也在逐步上升。一份真實(shí)、完整的技術(shù)資料，不但能夠較為客觀反應(yīng)出工程的實(shí)際管理水平，而且還是建筑工程的質(zhì)量控制與檢驗(yàn)的主要手段依據(jù)，所以進(jìn)行建筑工程資料的規(guī)范化管理屬于項(xiàng)目管理過程中的基本要求，也是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的有效保證。

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