徐瑞英

重慶三峰卡萬塔環(huán)境產(chǎn)業(yè)有限公司

建筑工程檔案管理的重要性分析及科學化管理措施

徐瑞英

重慶三峰卡萬塔環(huán)境產(chǎn)業(yè)有限公司

近年來，我國社會經(jīng)濟水平顯著提高，對工程建設質(zhì)量也隨之重視起來。工程檔案的管理是建設工程過程中重要環(huán)節(jié)，也是能夠促進工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。工程檔案是對工程建設過程中的直接記錄，能簡單直接的將工程消耗、資金、進度等要素呈現(xiàn)出來，提高了工程管理，進而全面有效的促進工程的質(zhì)量。因而，相關部門應當重視建筑工程檔案的管理工作，并利用信息技術不斷創(chuàng)新工作模式，從而提高建筑工程檔案的管理水平。

建筑工程；檔案管理；重要性；管理措施

1 加強建筑工程檔案管理的重要性

隨著經(jīng)濟建設和城市快速發(fā)展，建筑工程越來越多，對加快城市建設、改善人民生活、促進經(jīng)濟發(fā)展有著十分重要的意義。在工程建設過程中會形成各種各樣的文檔材料、有建設前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維護檢修記錄等，這些文檔材料全面反映了建筑工程建設的詳細情況，對工程質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準備等，都具有重要的利用價值。因此，認真做好工程檔案管理工作是非常重要的。(1)加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理是建筑工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證；(2)工程檔案是積累城市建設經(jīng)驗，進行城市建設技術儲備的手段，是城市建設活動的產(chǎn)物；(3)工程檔案是進行城市規(guī)劃工作的基礎；(4)工程檔案是城市建設和管理的重要依據(jù)；(5)工程檔案是城市一切建筑物、構(gòu)筑物維修、改擴建的依據(jù)，是提高城市建設經(jīng)濟效益的最佳途徑；(6)工程檔案是城市防災、挽災、減災和戰(zhàn)爭破壞后恢復重建的重要依據(jù)。

另外，建設工程檔案對防范自然災害的破壞及破壞后的恢復建設都有著不可替代的作用，更是預防自然災害、減少損失的重要手段之一；建筑工程檔案是工程建設過程中的真實記錄，客觀記錄和反映工程各個環(huán)節(jié)的內(nèi)在聯(lián)系和本質(zhì)規(guī)律，對工程后期檢測、維修、改建、擴建、拆除和其他工程建設具有指導利用、借鑒參考及工程科學技術研究等有著重要的作用：(1)建筑工程檔案與工程使用管理有著十分緊密的聯(lián)系，工程的使用管理始終離不開檔案的支持；(2)建筑工程檔案不僅對本身工程有指導利用作用，而且對其他同類工程設計建設有著重要的參考借鑒作用，可以使檔案得到重復多次利用，是工程檔案活力和價值的體現(xiàn)；(3)促進了建筑工程科學技術的研究發(fā)展。

2 建筑工程檔案管理存在的問題

2.1 管理意識薄弱

現(xiàn)階段大部分的建筑企業(yè)對于檔案管理這種文件性的管理工作重視程度不夠，把更多的精力放在建筑工程施工和建設方面。而且，現(xiàn)代工程建設相較于傳統(tǒng)的模式已經(jīng)發(fā)生了改變，在檔案管理方面也有了新的要求和技術，但是很多建筑企業(yè)在檔案管理方面還是采用老舊的方式，對于現(xiàn)代化的工程檔案管理并不重視，這對于現(xiàn)代建筑工程檔案管理的更新和發(fā)展十分不利。

2.2 管理資金短缺

由于缺少管理資金，建筑工程檔案管理的管理技術和設備就無法更新，老舊的設備和技術根本無法使檔案管理進行更新和發(fā)展，這也是制約現(xiàn)代建筑工程檔案管理的重要因素。

2.3 管理人員缺乏

目前我國從事工程檔案管理的人員綜合素質(zhì)普遍偏低，對于信息化的技術和設備無法全面掌握，這也影響了我國現(xiàn)代化檔案管理的進步。甚至在部分建筑企業(yè)中，根本沒有專門的工程檔案管理人員，只是臨時的兼職人員負責，這在很大程度上制約了我國建筑工程檔案管理的發(fā)展。

3 建筑工程檔案管理科學化管理措施

3.1 增強對建筑工程檔案管理工作重要性的認識

隨著我國城鎮(zhèn)化建設不斷加快，建筑工程項目不斷增多，必須提高建筑工程檔案管理的意識，增強對檔案管理工作重要性的認識。要從工程項目的領導層開始樹立正確的思想意識，提高對檔案管理工作的重視程度，端正檔案管理工作的態(tài)度，增強責任感；要加強對檔案管理工作重要性的宣傳，使工程項目的全體人員都能正確認識檔案管理工作，形成積極主動進行檔案管理工作的意識，促使檔案管理工作能夠順利開展和完成。

3.2 健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作

要提高建筑工程檔案管理工作，必須建立健全相關的檔案管理制度作為保障。因此，必須健全和完善檔案管理的制度。首先，不同的建筑工程項目會有不同的特點，要根據(jù)工程特點制定相應的管理制度，提高其針對性和實效性；其次，要制定和健全檔案的收集、整理、歸檔、統(tǒng)計、借閱等制度，使檔案管理工作有章可循；最后，建立相關的考核激勵機制，形成一定的規(guī)范和約束，提高工作人員的工作積極性和檔案管理工作的成效。

3.3 加強人力物力和財力投入

加強重視變革建筑工程檔案理念之后，企業(yè)應當加強人力物力和財力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個單獨部門，與項目建設同步發(fā)展和建設。同時，保障建筑工程檔案管理的現(xiàn)代化建設，逐步實現(xiàn)辦公自動化。針對檔案管理也應發(fā)放專項資金，避免方案管理經(jīng)費不足。

3.4 更新檔案管理的設備和手段，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作繁重，在新的發(fā)展時期，應該加大對建筑工程檔案管理工作的投入，更新檔案管理的設備和手段，積極引進現(xiàn)代計算機技術和管理手段，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時，檔案管理人員的綜合素質(zhì)對檔案管理工作具有直接的影響，檔案管理工作的提高必須加強檔案管理人員隊伍的建設，提高檔案管理隊伍的綜合水平，加大培訓的力度，通過豐富多樣的培訓學習活動來提高檔案管理人員的知識和技能。

結(jié)語

改革開發(fā)的不斷深入使得我國建筑工程的發(fā)展更為迅猛，檔案管理作為建筑工程項目施工管理過程中的一項重要組成部分，對于建筑工程的進一步發(fā)展也有著重大影響意義。

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[2]王振華.建筑工程檔案資料有效管理措施[J].山西建筑，2008，06：229-230.

[3]孫秀霞.關于加強建筑檔案管理工作的探討[J].黑龍江史志，2014，11：157.