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        關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

        2017-03-09 19:39:04
        環(huán)球市場 2017年8期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化信息

        孫 杰

        煙臺市套子灣污水處理有限公司

        關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

        孫 杰

        煙臺市套子灣污水處理有限公司

        檔案信息化建設(shè)與檔案管理具有重要的意義,有助于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式,使檔案資源得到充分的利用,提高檔案的管理能力,建設(shè)信息化檔案已經(jīng)成為優(yōu)化檔案管理質(zhì)量的最佳方法,相關(guān)管理單位應(yīng)從實際出發(fā),結(jié)合社會需要,構(gòu)建高效的檔案信息化平臺,實現(xiàn)檔案信息化管理,全面提高檔案管理水平。同時也要注重相關(guān)管理人員的專業(yè)素養(yǎng),從而更好地推動檔案信息化發(fā)展進程?;诖吮疚姆治隽藱n案信息化建設(shè)與檔案管理。

        檔案;信息化;檔案管理

        1、檔案管理信息化建設(shè)的必要性

        1.1 促進網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字化發(fā)展

        現(xiàn)階段,大部門的檔案管理部門都處于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的管理上,在管理檔案信息過程中使用手工管理模式,在工作時常常會遇見一些大量的電子文件使工作人們無從下手。因此,檔案部門如何在這個現(xiàn)代社會中的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的社會中尋求全新的發(fā)展道路,并將檔案數(shù)據(jù)庫中的原始檔案信息資料作為“參考文獻:”并將其發(fā)揮出重要的價值是檔案部門在發(fā)展過程的難題,因此做好檔案管理信息化建設(shè)成為一種必然趨勢

        1.2 開發(fā)檔案管理的價值

        檔案管理人員在工作時要通過對檔案信息資料的收集、開發(fā)、應(yīng)用、管理等來實現(xiàn)檔案信息的價值。檔案信息管理部門還是一個信息服務(wù)結(jié)構(gòu),因此在工作過程中只有利用計算機才能將檔案信息資源更好收集、存儲、整理,將檔案信息的價值更好的發(fā)揮出來。

        1.3 促進檔案館發(fā)展

        在檔案管理信息化建設(shè)時,要做好檔案館的信息資料庫房建設(shè)、檔案管理館藏建設(shè)、相關(guān)規(guī)章制度建設(shè)等建設(shè)工作。檔案管理信息化建設(shè)的具體工作環(huán)境包括了對檔案信息資料的收集、開發(fā)、整理、存儲、統(tǒng)計、利用等。隨著社會不斷的發(fā)展,檔案案館的檔案數(shù)據(jù)也在不斷的增加,因此為了更好的跟上社會發(fā)展的腳步,需要加強檔案館的自身信息化建設(shè)。建設(shè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化檔案館,使用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)來管理檔案信息資料,并建立對應(yīng)的計算機體系、檔案管理專用軟件體系、檔案信息獲取資料體系等,從而促進檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展,使檔案信息在管理過程中走在“潮流”的最前端。

        2、檔案信息化建設(shè)與檔案管理

        2.1 加強電子文件的管理

        隨著計算機檔案網(wǎng)絡(luò)的建立,越來越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上,致使電子文件的檔案管理至關(guān)重要。實踐表明,通過電子文件的管理能夠保存重要信息,使檔案信息的價值最大化,具有重要意義。因此,加強電子文件的管理十分重要,需要做到以下幾點:一是建立管理電子信息與維護檔案資源網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)部門,保證電子文件歸檔制度化、專業(yè)化,從而增強電子文件的管理能力;二是做好電子文件的相關(guān)處理工作,在電子文件管理過程中,管理人員需要及時進行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作,保證電子文件管理的有效性;三是解決好電子文件的保存問題,電子文件的形成時間短,能否長期儲存缺乏驗證,因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題,對于長期儲存的文件需要定期復(fù)制,避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。

        2.2 建立網(wǎng)絡(luò)檔案

        建立網(wǎng)絡(luò)檔案能夠有效提高檔案管理的效率,具有較好的效果,建立網(wǎng)絡(luò)檔案需要做到以下兩點:一是建立檔案網(wǎng)站,發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢,通過建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站以及公眾服務(wù)平臺,提高檔案管理的服務(wù)功能,使網(wǎng)絡(luò)檔案成為檔案信息服務(wù)的平臺,大力宣傳網(wǎng)絡(luò)檔案信息,實現(xiàn)檔案信息的合理利用;二是采購必要的硬件設(shè)備,硬件設(shè)備是提高檔案管理能力的基礎(chǔ),信息化的檔案管理離不開計算機設(shè)備的支持,必要的硬件設(shè)備是保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息交換,共享的基礎(chǔ)條件。研究表明建立網(wǎng)絡(luò)檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性,具有重要的價值。

        2.3 提升檔案管理人員的基本素質(zhì)

        檔案管理人員是檔案的直接接觸者,如果沒有將檔案管理人員的基本素質(zhì)提高上去,就無法為前來咨詢的人員解答疑難問題。作為檔案管理人員要將檔案工作的意義和目的理解清楚,將為群眾服務(wù)做為工作的重點,時刻改變自身的意識,更新自身的理念,打破傳統(tǒng),吸取精華,摒棄糟粕,只有將自身的素質(zhì)提高,才能更好的為檔案管理服務(wù)。

        2.4 提高檔案信息管理水平

        在先進科學(xué)技術(shù)的推動下,通過使用計算機相關(guān)軟件能夠加快信息化檔案建設(shè)進程。通過相關(guān)計算機管理軟件能夠?qū)π畔⒒瘷n案的管理工作起到積極作用。使得檔案管理的核心內(nèi)容朝檔案信息化方向發(fā)展,另外應(yīng)加大檔案信息化所用設(shè)備的投入,搭建高效的檔案信息化平臺系統(tǒng),從而為檔案信息化管理活動的開展打下良好基礎(chǔ)。建設(shè)電子檔案是信息化檔案建設(shè)的主要措施,電子檔案雖不能夠帶來實際效益,但是能夠在服務(wù)社會的同時發(fā)揮其潛在的經(jīng)濟效益。當越來越多的電子檔案形成時,如何合理地管理這些電子檔案成為了主要問題。通過合理地選擇相關(guān)計算機管理軟件,是電子檔案得以有效利用的關(guān)鍵所在,但是也需要強化相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng),前后兩者均對提高管理質(zhì)量起到重要作用。

        2.5 優(yōu)化、完善技術(shù)支持與資金保障系統(tǒng)

        管理技術(shù)是檔案管理工作中的一項關(guān)鍵因素,而充足的資金是先進設(shè)備得以應(yīng)用的保障。鑒于此,在檔案信息化建設(shè)過程中,需要科學(xué)的技術(shù)方法給予支撐,還需要投入足夠的資金。在保證檔案信息化體系穩(wěn)步運行的同時,還可以確保檔案資源的可靠性。首先,應(yīng)用相應(yīng)的對策優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)備,將檔案信息化建設(shè)中的資金納入財政的預(yù)算中,同時融入基本的建設(shè)、維護費用。應(yīng)用服務(wù)外包、合作開發(fā)的手段,支持相關(guān)的檔案研究管理技術(shù)。其次,對相關(guān)的軟件、硬件設(shè)施進行更新,同時也需要對正在應(yīng)用的設(shè)施進行不斷更新,為檔案信息化工作創(chuàng)建一個充裕的工作環(huán)境。

        總之,當前,信息化儼然成為了發(fā)展的手段之一,檔案信息化建設(shè)工作要想和新時期的發(fā)展需求相適應(yīng),需要對檔案資源信息進行充分的挖掘,全面提高事業(yè)單位的檔案資源利用率,為企業(yè)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

        [1]陳忠海.關(guān)于檔案信息化建設(shè)的幾點思考[J].檔案管理,2003,04:26-27.

        [2]黃賽君.關(guān)于檔案信息化建設(shè)中常見問題的思考[J].蘭臺世界,2011,S1:141.

        [3]戰(zhàn)科城.關(guān)于檔案信息化現(xiàn)代化管理的幾點思考[J].才智,2012,16:347.

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