劉廣鋒 周海泉 馬 勇◆

對(duì)高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)引入SOP概念的思考

劉廣鋒 周海泉 馬 勇◆

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)操作程序（簡(jiǎn)稱(chēng)SOP）能夠使企業(yè)提高生產(chǎn)效率和管理運(yùn)營(yíng)能力，使企業(yè)獲得更大的效益，高等學(xué)校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)引入SOP也一定能夠促進(jìn)高等學(xué)校財(cái)務(wù)管理水平，提升服務(wù)師生的能力。本文從高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化的優(yōu)點(diǎn)，如何進(jìn)行流程標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)注意哪些問(wèn)題等幾個(gè)角度對(duì)高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)引入SOP進(jìn)行說(shuō)明，對(duì)高校財(cái)務(wù)管理提出嶄新的思路。

高等學(xué)校；會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)；流程標(biāo)準(zhǔn)化

本文是黑龍江省會(huì)計(jì)學(xué)會(huì)2016年會(huì)計(jì)科研課題“高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化研究”階段性成果。

在企業(yè)管理中有一種標(biāo)準(zhǔn)操作程序，英文稱(chēng)之為SOP（Standard Operating Procedure），就是找出某一事件的規(guī)范操作步驟和要求以統(tǒng)一的格式描述出來(lái)，用來(lái)作為日常生產(chǎn)和管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)從管理學(xué)角度，與企業(yè)財(cái)務(wù)管理有很多相通之處，因此我們完全可以借鑒企業(yè)管理的經(jīng)驗(yàn)，在高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)中引入SOP概念，重新對(duì)高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理，優(yōu)化操作流程，確定執(zhí)行步驟，編制業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊(cè)，形成一整套的高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化流程，我們稱(chēng)之為高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化。

一、高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化概述

SOP的思想就是最優(yōu)化，高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化是對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行的流程再造，在分析制度的基礎(chǔ)上，對(duì)每一項(xiàng)業(yè)務(wù)重新確定流程，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)劃分步驟，在每一步驟中對(duì)環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化、優(yōu)化，用統(tǒng)一格式進(jìn)行描述，形成操作手冊(cè)，用于指導(dǎo)日常工作與管理，促進(jìn)高校財(cái)務(wù)管理效率和服務(wù)水平的提升。標(biāo)準(zhǔn)化流程包括規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、操作手冊(cè)和表格單據(jù)等。

流程標(biāo)準(zhǔn)化要對(duì)每一環(huán)節(jié)進(jìn)行量化、優(yōu)化，量化的程度就是要讓一般人在正常情況下能夠理解而不產(chǎn)生歧義，能夠按照操作手冊(cè)獨(dú)立完成操作。高等學(xué)校會(huì)計(jì)流程標(biāo)準(zhǔn)化有別于內(nèi)控建設(shè)的流程再造，因?yàn)镾OP所要求的程度更細(xì)，是具有操作指導(dǎo)意義的，流程中的每一個(gè)步驟都會(huì)詳細(xì)描述過(guò)程，參與人、審批人，過(guò)程先后順序，需提交的材料，材料格式、樣式等，而內(nèi)控的流程描述則是概略描述，重點(diǎn)是描述流程的參與部門(mén)與節(jié)點(diǎn)，不會(huì)對(duì)細(xì)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)闡述。

二、高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化的優(yōu)點(diǎn)

1.有利于服務(wù)師生。有了標(biāo)準(zhǔn)化流程就可以把流程圖示和流程說(shuō)明制成宣傳材料，向通過(guò)網(wǎng)站、微信平臺(tái)等向廣大師生等服務(wù)對(duì)象宣傳，使要申請(qǐng)辦理業(yè)務(wù)的人員對(duì)業(yè)務(wù)有詳細(xì)的了解，做到心中有數(shù)，提前做好準(zhǔn)備。師生了解政策后能夠避免發(fā)生會(huì)計(jì)違規(guī)行為，同時(shí)師生按流程辦理業(yè)務(wù)會(huì)更順暢，提高服務(wù)滿(mǎn)意度。

2.有利于統(tǒng)一規(guī)范。制定標(biāo)準(zhǔn)化流程可以使每一項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)都有一個(gè)統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，不論哪一個(gè)人來(lái)執(zhí)行，掌握的尺度是一樣的，不會(huì)因?yàn)槿藛T輪換而出現(xiàn)前后不一致的問(wèn)題。有了統(tǒng)一規(guī)范還有利于在實(shí)踐中不斷探索完善標(biāo)準(zhǔn)，使流程沿著循序漸進(jìn)的優(yōu)化過(guò)程逐漸達(dá)到最優(yōu)。

3.有利于提高效率。有了統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，在處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)時(shí)就會(huì)有制度可依，知道先做什么，后做什么，每一步驟需要審核什么材料，需要履行哪些手續(xù)。嚴(yán)格按一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行就會(huì)提高操作的熟練度，而且流程的標(biāo)準(zhǔn)化還有利于流水化作業(yè)，或者借助科技手段進(jìn)行自動(dòng)化處理，從而提高工作效率，比如引進(jìn)自動(dòng)識(shí)別技術(shù)提高錄入和信息采集速度，引入網(wǎng)絡(luò)和信息加密技術(shù)進(jìn)行移動(dòng)簽批，引入人工智能自動(dòng)處理憑證等等，這些都需要以標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)。

4.有利于減少差錯(cuò)。有了標(biāo)準(zhǔn)化流程，就可以按照程序有序地進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，每一步驟、每一細(xì)節(jié)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)都有明確規(guī)定，每一環(huán)節(jié)都有完成標(biāo)準(zhǔn)，只要按照程序進(jìn)行，就不會(huì)遺漏管理的關(guān)鍵點(diǎn)，每一環(huán)節(jié)都達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，就不會(huì)出現(xiàn)制度偏差，不會(huì)因?yàn)閭€(gè)人對(duì)政策理解能力不同，而導(dǎo)致執(zhí)行結(jié)果不同。

5.有利于人才培養(yǎng)。每個(gè)單位的會(huì)計(jì)人員都有一個(gè)以老帶新，逐漸成熟的過(guò)程。對(duì)于新入職人員，理論與實(shí)踐畢竟有些差距，他們往往需要2-3年才能達(dá)到熟練處理每一項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的能力，有了標(biāo)準(zhǔn)化流程，新手完全可以依靠自學(xué)熟悉每一項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容，由新手變?yōu)槌墒诌@個(gè)時(shí)間周期就會(huì)大大縮短。在沒(méi)有別人協(xié)助的情況下，按照標(biāo)準(zhǔn)化流程，新人也能獨(dú)立處理全新的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)。

三、如何進(jìn)行高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化

與企業(yè)做SOP類(lèi)似，高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化也要區(qū)別不同的管理模式和管理方式，相同業(yè)務(wù)在不同學(xué)校的標(biāo)準(zhǔn)化流程有可能不同。但從做SOP的角度來(lái)看，高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化大體上可以按以下幾個(gè)步驟來(lái)進(jìn)行：

1．梳理制度。在對(duì)高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化改造之前，需要對(duì)現(xiàn)行制度進(jìn)行梳理，按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)對(duì)涉及的管理制度進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)照業(yè)務(wù)查找制度缺陷，修訂不適宜的制度或起草新制度，堵塞漏洞，形成全新的制度體系。要對(duì)單位的現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行充分調(diào)研，特別是一項(xiàng)業(yè)務(wù)涉及多個(gè)部門(mén)的，一定要做好研討和征求意見(jiàn)，避免制度出臺(tái)之后出現(xiàn)各部門(mén)扯皮，制度執(zhí)行難的問(wèn)題。

2．優(yōu)化流程。按照對(duì)高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的分類(lèi)，首先將每一項(xiàng)業(yè)務(wù)相應(yīng)的主流程圖做出來(lái)，然后根據(jù)主流程圖做出相應(yīng)的子流程圖，并依據(jù)每一子流程做出相應(yīng)的程序。每一項(xiàng)業(yè)務(wù)，都應(yīng)當(dāng)考慮清楚，分清業(yè)務(wù)步驟，涉及部門(mén)，相互關(guān)系等，并制定出來(lái)具體流程。在制定和優(yōu)化流程過(guò)程中要把相應(yīng)的管理制度在具體的流程中體現(xiàn)出來(lái)，確定執(zhí)行步驟的關(guān)鍵點(diǎn)，對(duì)關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行措施控制。

3．劃分步驟。劃分每一項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的執(zhí)行步驟，列示每一步驟的執(zhí)行細(xì)節(jié)，并對(duì)細(xì)節(jié)進(jìn)行描述。執(zhí)行步驟的劃分應(yīng)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，比如按先后順序劃分，或者按部門(mén)劃分等。細(xì)節(jié)描述要以可執(zhí)行為標(biāo)準(zhǔn)，每一步驟細(xì)節(jié)要說(shuō)清需提交的文件、辦理的手續(xù)、符合的標(biāo)準(zhǔn)，能夠達(dá)到按圖索驥的程度。

4．編寫(xiě)手冊(cè)。單位要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化流程模版，然后對(duì)每一項(xiàng)業(yè)務(wù)套用標(biāo)準(zhǔn)模版，編寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)化流程手冊(cè)。在編寫(xiě)手冊(cè)時(shí)，不要改動(dòng)模版上的格式，以達(dá)到統(tǒng)一規(guī)范的效果，但可以對(duì)相關(guān)細(xì)節(jié)增加文字說(shuō)明，除了文字描述外，還可以增加圖片或示意圖等，目的是使用手冊(cè)的人員能夠很清晰地理解流程中的表述，知道應(yīng)該怎么做，不致有不明白的地方或者引起歧義誤解。

5．評(píng)估修正。手冊(cè)完成后還要組織人員對(duì)操作手冊(cè)中的流程逐一測(cè)試，檢驗(yàn)按手冊(cè)執(zhí)行流程是否能夠完成，評(píng)估流程的合理性，環(huán)節(jié)的嚴(yán)密性，修正不科學(xué)不規(guī)范的地方。這一過(guò)程是持續(xù)性的，可以定期或不定期評(píng)估，只要是影響流程的環(huán)境發(fā)生變化，或出現(xiàn)技術(shù)進(jìn)步等情況，都要對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)行重新評(píng)估，修正以使流程達(dá)到最優(yōu)化。

四、高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)核算流程標(biāo)準(zhǔn)化注意的問(wèn)題

1.標(biāo)準(zhǔn)化流程是一個(gè)整體。標(biāo)準(zhǔn)化流程不僅僅是把某一個(gè)業(yè)務(wù)的流程標(biāo)準(zhǔn)化，它一定是一個(gè)體系，是所有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化流程的集合，它是一個(gè)包含制度、流程、規(guī)范、手冊(cè)、表格等等的一個(gè)有機(jī)的整體，各個(gè)組成部分之間是相輔相成的。只有把所有流程都進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化改造，并且在實(shí)踐中嚴(yán)格執(zhí)行，每一項(xiàng)業(yè)務(wù)、每一個(gè)細(xì)節(jié)的轉(zhuǎn)變，小的效率提升積累在一起，在整體上才能有一個(gè)累積效應(yīng)，在管理上才能有一個(gè)大的改觀。

2.標(biāo)準(zhǔn)化流程是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程。所謂標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)際上是最優(yōu)化的概念，最優(yōu)化是相對(duì)的，是在一定時(shí)期，一定環(huán)境下的最優(yōu)化，它還受人的認(rèn)知程度的影響，因此標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)逐步完善的過(guò)程，隨著時(shí)間的推移，環(huán)境的變化，制度規(guī)范的改變，標(biāo)準(zhǔn)化流程也要隨之修正。高校財(cái)務(wù)管理者應(yīng)該重視并拿出時(shí)間和精力，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)行研究，定期組織人力對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)行評(píng)估，剔除不合理因素，補(bǔ)充新增環(huán)節(jié)，在管理與成本之間尋求一個(gè)合理地平衡，形成最優(yōu)化流程。

3.標(biāo)準(zhǔn)化流程必須強(qiáng)化執(zhí)行。標(biāo)準(zhǔn)化流程不是制定完之后就萬(wàn)事大吉了，必須在實(shí)踐中嚴(yán)格按照程序執(zhí)行，否則制定標(biāo)準(zhǔn)化流程就沒(méi)有任何意義。標(biāo)準(zhǔn)化流程形成之后就是制度，必須保證制度的嚴(yán)肅性，不能因?yàn)楣ぷ鬟^(guò)程中嫌麻煩而搞變通和打折扣。如果發(fā)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化流程有不合理的地方，或者環(huán)境、政策發(fā)生改變等情況，只能通過(guò)修改標(biāo)準(zhǔn)化流程的辦法來(lái)修正，而不應(yīng)有時(shí)執(zhí)行有時(shí)不執(zhí)行，尺度不一，既達(dá)不到提高效率的效果，也會(huì)造成管理的混亂。

4.標(biāo)準(zhǔn)化流程改造需要借助工具。制定標(biāo)準(zhǔn)化流程的過(guò)程中，需要對(duì)流程中每一個(gè)細(xì)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，在需要進(jìn)行資料流轉(zhuǎn)的過(guò)程中，有時(shí)需要借助甚至重新設(shè)計(jì)一些工具，來(lái)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化傳遞過(guò)程，類(lèi)似于工業(yè)生產(chǎn)的流水線(xiàn)，從而提高執(zhí)行效率。比如借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行網(wǎng)上報(bào)賬，報(bào)賬人員可以把原始單據(jù)信息在網(wǎng)上提交，信息通過(guò)網(wǎng)上進(jìn)行流轉(zhuǎn)、審批，然后進(jìn)行報(bào)賬處理。在有些流程中還可以借助自動(dòng)識(shí)別技術(shù)、移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)、智能化設(shè)備等，可以提高流程執(zhí)行的自動(dòng)化程度。

5.標(biāo)準(zhǔn)化流程要與單位內(nèi)控建設(shè)相結(jié)合。高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化必須符合內(nèi)控的總體要求，否則流程就是不科學(xué)不規(guī)范的，就會(huì)有漏洞產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)。流程標(biāo)準(zhǔn)化過(guò)程包括梳理制度、優(yōu)化流程、劃分步驟、編寫(xiě)手冊(cè)等過(guò)程，這與單位內(nèi)控建設(shè)的過(guò)程有很多契合之處，而且進(jìn)行流程標(biāo)準(zhǔn)化的目的之一也是為了加強(qiáng)單位的內(nèi)部控制，防范由于操作人員不熟悉業(yè)務(wù)，不按規(guī)程處理業(yè)務(wù)而出現(xiàn)差錯(cuò)，從而產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)控建設(shè)要求業(yè)務(wù)流程化、流程標(biāo)準(zhǔn)化，因此流程標(biāo)準(zhǔn)化做的規(guī)范、科學(xué)，也會(huì)促進(jìn)提升內(nèi)控建設(shè)的效果，保證內(nèi)控目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

綜上所述，高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化是引入企業(yè)管理SOP思想，對(duì)高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造的過(guò)程。在這一過(guò)程中借助于新技術(shù)、新手段簡(jiǎn)化操作步驟，提高業(yè)務(wù)處理的自動(dòng)化程度，有利于統(tǒng)一規(guī)范，減少人為差錯(cuò)，提高管理效率，更有利于會(huì)計(jì)人才的培養(yǎng)和儲(chǔ)備，對(duì)提高高校財(cái)務(wù)管理水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

[1]胡博洋．淺談標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序[J]．文摘版:經(jīng)濟(jì)管理，2015(8)．

[2]蘇葉．關(guān)于全面推進(jìn)高校內(nèi)控建設(shè)的思考[J]．經(jīng)營(yíng)管理者，2016(15)．

[3]段海燕．淺談_SOP_在財(cái)務(wù)管理中的運(yùn)用[J]．東方企業(yè)文化，2015(3)．

（作者單位：哈爾濱師范大學(xué) ）