鄧瑾 馬紅霞 徐玲(中國(guó)石油獨(dú)山子石化公司信息網(wǎng)絡(luò)公司情報(bào)檔案中心，新疆 克拉瑪依 833699)

信息社會(huì)石化企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的改革與創(chuàng)新分析

鄧瑾 馬紅霞 徐玲(中國(guó)石油獨(dú)山子石化公司信息網(wǎng)絡(luò)公司情報(bào)檔案中心，新疆 克拉瑪依 833699)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的運(yùn)用越來(lái)越廣泛。石化企業(yè)作為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要產(chǎn)業(yè)，更要加強(qiáng)其信息化水平。項(xiàng)目檔案的管理作為石化企業(yè)發(fā)展的重要建設(shè)內(nèi)容，更需要不斷的改革和創(chuàng)新，才能夠滿足當(dāng)前的社會(huì)與環(huán)境的需求。本文就石化企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并探討在信息社會(huì)下，石化企業(yè)建設(shè)檔案管理的改革與創(chuàng)新策略。

信息社會(huì)；石化企業(yè)；項(xiàng)目檔案

石化企業(yè)即石油化工聯(lián)合企業(yè)，是化工與石油煉制工業(yè)聯(lián)合起來(lái)而建立的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)綜合體，主要是以綜合利用石油（包括天然氣）資源為基礎(chǔ)，來(lái)提高生產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)效益。在石化企業(yè)發(fā)展建設(shè)過(guò)程中，產(chǎn)生了大量的基本建設(shè)項(xiàng)目，推動(dòng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，但與此同時(shí)，在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中也出現(xiàn)了很多的問(wèn)題，對(duì)石化企業(yè)的持續(xù)性發(fā)展造成了很大的阻礙。因此，在信息社會(huì)下，石化企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的改革與創(chuàng)新以迫在眉睫。

1 石化企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

（1）管理意識(shí)薄弱

（2）管理制度落實(shí)不到位

（3）建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理不完善

在目前的石化企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中，雖然都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、保管和使用，但由于歷史原因，建設(shè)項(xiàng)目檔案資料庫(kù)存數(shù)量巨大，同時(shí)建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理多次維修、擴(kuò)建等，陸續(xù)形成的竣工文件資料多，檔案數(shù)字化工作量不斷加大，導(dǎo)致在工作過(guò)程中也出現(xiàn)了一定的問(wèn)題。如電子文件、電子檔案容易受到計(jì)算機(jī)病毒攻擊，導(dǎo)致文件被偷盜、篡改。系統(tǒng)崩潰等；很多石化企業(yè)沒(méi)有購(gòu)置檔案管理的必要設(shè)備，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)有效的信息一體化管理，這也對(duì)檔案信息管理的長(zhǎng)期發(fā)展帶了很大的影響。等等。

2 信息社會(huì)石化企業(yè)建設(shè)檔案管理的改革與創(chuàng)新策略

2.1 加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理數(shù)字化水平

加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理數(shù)字化水平是非常重要的一項(xiàng)舉措。首先在檔案軟件管理的選用上，要選用真正適合用于各級(jí)歸檔單位使用的、符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、功能齊全、操作簡(jiǎn)單、使用方便、實(shí)用性可靠性強(qiáng)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理軟件，并且，要保證這款軟件是正版的，最好能包括本單位的全部檔案類型，編目規(guī)范、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確，檢索方式簡(jiǎn)便。這樣才能夠逐步提高檔案管理數(shù)字化水平。例如，在辦公自動(dòng)化或輔助設(shè)計(jì)過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件，以及網(wǎng)絡(luò)傳輸文件，在其存儲(chǔ)和下載時(shí)都是保存在載體上，在歸檔前一段時(shí)期可以存在計(jì)算機(jī)硬盤上，或存在大容量可擦除光盤上，這樣做較為經(jīng)濟(jì)。但如果電子文件一旦作為電子檔案長(zhǎng)其存儲(chǔ)，就必須選擇標(biāo)準(zhǔn)化程度高、性能穩(wěn)定、能長(zhǎng)期保存的載體上。而對(duì)于大量的CAD設(shè)計(jì)圖紙、藍(lán)曬圖紙等，可以用一次寫(xiě)式光盤，對(duì)于永久保存的特別珍貴的電子檔案，一定要同時(shí)保存紙質(zhì)檔案。同時(shí)要制定相應(yīng)的技術(shù)方案和工作模式，確保電子檔案的安全性，除此之外，也要較強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的防護(hù)、殺毒，防止病毒入侵和黑客入侵，造成電子文件損失。

2.2 加強(qiáng)企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)主要包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況的需要，按照檔案的劃分類別，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，以便信息的檢索、瀏覽和處理，如聲像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等。同時(shí)，通過(guò)對(duì)項(xiàng)目檔案數(shù)字化的調(diào)研和論證，確定數(shù)字化范圍，對(duì)重點(diǎn)工程項(xiàng)目以及需要保護(hù)的項(xiàng)目檔案有限建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并做好數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)安全管理工作，對(duì)于無(wú)涉密項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)電子文件上傳石化檔案系統(tǒng)。在服務(wù)上，可以把檔案信息由原來(lái)紙張上順序的、線形的結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)上數(shù)字的、網(wǎng)絡(luò)的結(jié)構(gòu)，依賴先進(jìn)的智能化信息管理技術(shù)，以人工語(yǔ)言或自然語(yǔ)言進(jìn)行搜索，可以方便、快捷地為用戶提供服務(wù)。以此逐漸提高建設(shè)項(xiàng)目檔案的利用效率。

2.3 提高檔案工作人員的整體素質(zhì)

人才是企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)成敗的決定因素，沒(méi)有一直高素質(zhì)、高技能的管理隊(duì)伍，再好的計(jì)算機(jī)設(shè)備也難以發(fā)揮作用。而要打造一支高素質(zhì)、高技能的管理隊(duì)伍，首先企業(yè)高層要提高自身對(duì)檔案管理的意識(shí)；其次，要改變檔案管理人員的觀念，加強(qiáng)檔案人員的管理意識(shí)，使其重視檔案管理，樹(shù)立起以檔案信息的質(zhì)量和能力作為檔案室服務(wù)水平標(biāo)志的全新理念。最后，培養(yǎng)信息素質(zhì)，即培養(yǎng)檔案人員的信息技術(shù)水平和能力，加強(qiáng)檔案人員的檔案管理知識(shí)，提高檔案人員的計(jì)算機(jī)操作能力及信息處理、分析、利用能力。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，石化企業(yè)的建設(shè)項(xiàng)目檔案在工程項(xiàng)目的建設(shè)、擴(kuò)建、改建中，作用越來(lái)越大，因此，推行數(shù)字化管理，提升建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平，提高項(xiàng)目檔案利用效率，才能夠確保建設(shè)項(xiàng)目檔案收集的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，才能夠更好的為企業(yè)勘探開(kāi)發(fā)建設(shè)的提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，才能夠促進(jìn)社會(huì)的快速發(fā)展。

[1]馮雪,陳暉.試論企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].甘肅農(nóng)業(yè),2006,11:212.

[2]韓秋蓮.石油企業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界,2015,S1:69-70.

[3]陳婉霞.石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理初探[J].四川檔案, 2014,02:58-59.

鄧 瑾（1968-）女，漢族，四Ill梁平縣人，館員，主要從事石油煉化行業(yè)檔案管理工作。