張艷蕊(中咨工程有限公司，北京 100044)

金屬鎂一體化項(xiàng)目工程檔案管理措施及探討

張艷蕊(中咨工程有限公司，北京 100044)

金屬鎂一體化項(xiàng)目是青海柴達(dá)木循環(huán)經(jīng)濟(jì)試驗(yàn)區(qū)重點(diǎn)投資項(xiàng)目，以金屬鎂為主導(dǎo)產(chǎn)品，衍生其它九個(gè)產(chǎn)品為輔的產(chǎn)業(yè)集群，新建11個(gè)裝置及公輔工程，項(xiàng)目規(guī)模之大、投資之大、關(guān)聯(lián)度之高、跨行業(yè)、跨地區(qū)給項(xiàng)目管理帶來極大的挑戰(zhàn)，同時(shí)也給工程項(xiàng)目檔案資料管理提出了更高的要求。

工程檔案;促進(jìn)工程建設(shè);措施

金屬鎂一體化項(xiàng)目建設(shè)是依托柴達(dá)木盆地豐富的礦產(chǎn)資源，是青海投資重點(diǎn)項(xiàng)目，以金屬鎂為主導(dǎo)產(chǎn)品，衍生其它九個(gè)產(chǎn)品為輔的產(chǎn)業(yè)集群，該項(xiàng)目在鹽湖地區(qū)構(gòu)筑“主題鮮明、特色突出”的循環(huán)經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)鏈，涵蓋了鹽化工、煤化工、有色冶金等多產(chǎn)業(yè)間融合發(fā)展。由于項(xiàng)目規(guī)模之大、關(guān)聯(lián)度之高、跨行業(yè)、跨地區(qū)給項(xiàng)目管理帶來極大的挑戰(zhàn)，項(xiàng)目確立了IPMT聯(lián)合管理新模式，通過這種新的項(xiàng)目管理模式，達(dá)到優(yōu)化工程組織，確保安全，提高工程質(zhì)量，減少投資費(fèi)用，加快工程進(jìn)度，有力推動(dòng)金屬鎂一體化重大工程項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)又好又快的建設(shè)，同時(shí)給整個(gè)工程資料檔案資料管理提出了更高的要求。

1 建立組織機(jī)構(gòu)、明確部門及崗位職責(zé)

(1)項(xiàng)目建設(shè)伊始，青海鹽湖金屬鎂一體化項(xiàng)目IPMT聯(lián)合建設(shè)指揮部成立了文檔控制中心，項(xiàng)目根據(jù)職能劃分為項(xiàng)目檔案管理中心和過程文檔控制中心，項(xiàng)目檔案管理中心設(shè)置到指揮部總工辦檔案室，過程文檔控制中心設(shè)立在11個(gè)裝置項(xiàng)目部。

(2)部門職責(zé)及崗位職責(zé) ①文控中心部門職責(zé)：制定項(xiàng)目各階段文檔管理程序文件；負(fù)責(zé)項(xiàng)目文檔管理程序文件的維護(hù)和適時(shí)更新；在項(xiàng)目初期和項(xiàng)目實(shí)施過程中在文檔控制中心內(nèi)部組織各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)；定期產(chǎn)生、制作各類文檔狀態(tài)、文檔管理報(bào)表，以滿足項(xiàng)目各類需要；定期召開分包商文檔控制中心會(huì)議，對新規(guī)定、新問題對分包商進(jìn)行講解和宣貫；向各分包商提出項(xiàng)目交工文件編制要求，提供相關(guān)的咨詢、指導(dǎo)、培訓(xùn)等。②文控崗位職責(zé)：負(fù)責(zé)項(xiàng)目相關(guān)文件硬拷貝和電子版的檢查、發(fā)布、傳遞、整理和存檔等工作；負(fù)責(zé)制作本組文件管理的各類報(bào)表；負(fù)責(zé)各組硬拷貝文件歸檔工作；負(fù)責(zé)組織、檢查范圍內(nèi)分包商交工文件的編制、整理工作；配合完成項(xiàng)目交工文件的歸檔工作；負(fù)責(zé)前期文件的整理、歸檔工作；負(fù)責(zé)項(xiàng)目竣工文件及竣工驗(yàn)收文件歸檔工作。

2 文檔控制中心界面關(guān)系

文檔控制中心在文檔管理的界面主要有兩類：對內(nèi)界面和對外界面。對內(nèi)界面關(guān)系：文檔控制中心是內(nèi)部文件傳遞的樞紐，所有項(xiàng)目正式文件，都必須經(jīng)過文檔控制中心的檢查、認(rèn)可，方可發(fā)布成為正式文件，各部門之間的正式文件傳遞原則上都要以文檔控制中心為樞紐。對外界面關(guān)系：建設(shè)單位與設(shè)計(jì)單位(總體院和設(shè)計(jì)分包商)、監(jiān)理單位、EPC總包、施工分包商、供貨商、第三方檢驗(yàn)等界面關(guān)系，所有項(xiàng)目正式文件，都必須經(jīng)過過程文檔控制中心的檢查、認(rèn)可，方可發(fā)布成為正式文件。

3 搭建文檔管理體系并嚴(yán)格執(zhí)行

體系搭建階段是項(xiàng)目文檔管理工作各階段中最重要的階段，只有從文檔一體化角度出發(fā)，根據(jù)國家及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，綜合青海鹽湖工業(yè)股份有限公司要求及青海鹽湖鎂業(yè)有限公司現(xiàn)狀，搭建符合青海鹽湖金屬鎂一體化項(xiàng)目實(shí)際情況，在全項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃下，初步建立項(xiàng)目文檔控制的執(zhí)行計(jì)劃和策略，也就是項(xiàng)目文件體系的框架；與項(xiàng)目管理層就文件管理策略進(jìn)行溝通，達(dá)成共識；與項(xiàng)目內(nèi)部各部門深入溝通，了解各部門的工作流程，共同策劃各類文件的流轉(zhuǎn)流程，從而搭建起整個(gè)項(xiàng)目文件管理體系。嚴(yán)格執(zhí)行項(xiàng)目文檔管理體系文件，對項(xiàng)目內(nèi)部人員進(jìn)行文檔管理理念、目標(biāo)、策略和體系文件的宣貫；與監(jiān)理單位就文件管理的思路，方法進(jìn)行溝通，在對項(xiàng)目分包商、設(shè)計(jì)單位、供貨商發(fā)布有關(guān)基礎(chǔ)設(shè)計(jì)和EPC項(xiàng)目文檔管理的各類程序文件的同時(shí)，并在進(jìn)場前進(jìn)行文檔管理培訓(xùn)；負(fù)責(zé)組織、檢查承包商工程資料編制、收集情況；對分包商進(jìn)行交工資料收集、整理、編制的培訓(xùn)；有關(guān)規(guī)定及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)懸掛上墻，使檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，在文檔的管理過程中發(fā)揮了較好的作用。

4 檔案的安全保管和提供利用

為實(shí)現(xiàn)檔案的安全保管，公司專門設(shè)立了檔案庫房，面積為720平方米，檔案柜6組102列，安裝了防盜門、防盜窗、遮光窗簾，放置了溫濕度計(jì)、防火器材、鼠藥，達(dá)到了檔案室防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染的“八防”的要求，保證了檔案的安全存放，使檔案在管理、監(jiān)測方面有了可靠的物質(zhì)保障。檔案管理人員所配備的電腦均設(shè)有密碼，非工作人員不得使用。庫房設(shè)有專職人員每天上班負(fù)責(zé)檢查登記庫房溫濕度，下班負(fù)責(zé)關(guān)閉門窗及電源。本項(xiàng)目檔案裝具也均采用無酸材質(zhì)，符合國家標(biāo)準(zhǔn)。鎂業(yè)公司以積極開發(fā)檔案的利用價(jià)值為落腳點(diǎn)，為提高檔案的查準(zhǔn)率和查全率，編制了該項(xiàng)目檔案案卷目錄、卷內(nèi)目錄、全引目錄等檢索工具，建立了借閱臺(tái)賬和利用登記薄，截至目前先后為相關(guān)部門提供了大量的文字、圖紙等檔案資料，借閱人次達(dá)1998人次，檔案的利用效果良好，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展提供了快捷、方便、有效的服務(wù)。

5 結(jié)語

總之，通過金屬鎂一體化項(xiàng)目5年的大型項(xiàng)目群工程建設(shè)，充分認(rèn)識到資料檔案管理工作是工程建設(shè)期的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，必須有一整套行之有效的檔案管理機(jī)制，嚴(yán)格控制項(xiàng)目建設(shè)過程中資料檔案的管理流程，才能確保工程建設(shè)期間檔案材料的齊全完整與準(zhǔn)確，充分發(fā)揮其在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營建設(shè)可持續(xù)發(fā)展中的無可比擬作用。

[1]趙紅雨.重大建設(shè)項(xiàng)目檔案精細(xì)化管理初探[J].機(jī)電兵船檔案， 2016，(05).

[2]何冀華.做好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的“三個(gè)超前介入”和“三抓”[J].科技信息.2014，(14).