賴蘇平(新疆油田采油一廠信息檔案管理站,新疆 克拉瑪依 834000)

檔案數(shù)字化掃描存在問題與對策

賴蘇平(新疆油田采油一廠信息檔案管理站,新疆 克拉瑪依 834000)

本文通過新疆油田采油一廠近兩年開展的檔案數(shù)字化掃描工作中出現(xiàn)的問題，提出具有一定應(yīng)用價(jià)值的檔案數(shù)字化掃描對策，為“十三五”其他兄弟單位開展數(shù)字化工作提供可行性建議，以提高檔案數(shù)字化掃描工作的質(zhì)量。

檔案數(shù)字化;掃描;問題;對策

新疆油田采油一廠是新中國發(fā)現(xiàn)的第一個大油田——克拉瑪依大油田的發(fā)源地，于1960年建廠，建廠55年來，形成兩萬多卷珍貴的紙質(zhì)檔案。按照中國石油天然氣集團(tuán)公司(后文簡稱“集團(tuán)公司”)“十三五”期間建設(shè)數(shù)字檔案館(室)要求，為加快庫藏檔案數(shù)字化建設(shè)，2014-2016年，采油一廠投入60萬元用于油氣勘探開發(fā)類、建設(shè)項(xiàng)目類、管理類三大項(xiàng)共計(jì)100萬余頁的檔案全文數(shù)字化掃描工作。通過為期三年的數(shù)字化掃描工作，采油一廠檔案數(shù)字化超額實(shí)現(xiàn)91%(中石油要求80%)的目標(biāo)。

本文通過采油一廠在為期三年的檔案數(shù)字化掃描工作中出現(xiàn)的問題，提出可行性解決方案，為各兄弟單位在數(shù)字化掃描工作提供建議，以進(jìn)一步提高檔案數(shù)字化掃描工作質(zhì)量。

1 檔案數(shù)字化掃描存在問題

筆者通過全程參與北京佳訊天則有限責(zé)任公司承包采油一廠的檔案數(shù)字化掃描項(xiàng)目，發(fā)現(xiàn)數(shù)字化掃描中存在著諸多亟待解決的問題，這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

(1)硬件設(shè)施配備不全 硬件設(shè)施是檔案數(shù)字化建設(shè)過程中不可或缺的基本條件，由于乙方同時在多家單位開展掃描工作，導(dǎo)致設(shè)備設(shè)施配備不全，如工程圖紙掃描儀配備不齊全，存在一些紙張較大的檔案圖紙，如地質(zhì)、基建檔案的大幅圖、表等，掃描設(shè)備不能滿足本廠實(shí)際檔案的尺寸要求，導(dǎo)致掃描的大幅圖表或殘缺不全，或圖像為空白，或通過多次掃描經(jīng)過多張圖像拼接而失真。

(2)紙質(zhì)檔案掃描過程欠規(guī)范 乙方因同時承擔(dān)多家單位的檔案數(shù)字化掃描工作，為加快工作進(jìn)度，乙方要求兩名工作人員日完成至少5000條的數(shù)據(jù)掛接數(shù)量，而合同規(guī)定“日均完成檔案數(shù)字化2000條”，導(dǎo)致為追求速度而忽視質(zhì)量，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：首先，造成多掃、重復(fù)掃和漏掃現(xiàn)象。由于追求速度，掃描人員對無須列入數(shù)字化處理的對象，如圖表中的空白表格、人為夾入文檔中與文檔無關(guān)的紙張進(jìn)行了掃描；對基建檔案主副本同一文檔或同一紙張進(jìn)行重復(fù)掃描；由于人為標(biāo)注頁碼錯誤，如跳頁標(biāo)碼，導(dǎo)致漏掃。其次，造成對原件的損害問題。采油一廠勘探開發(fā)類檔案最早產(chǎn)生于二十世紀(jì)五十年代，部分勘探開發(fā)圖紙檔案由脆弱的透明玻璃紙人工繪制組卷而成，在掃描前標(biāo)注頁碼、拆卷、翻頁時，稍有不慎就會對原件造成損害。如工作人員對折疊多層的圖紙?jiān)诜摃r不小心，動作幅度較大，都容易對檔案原件造成損傷。

(3)后期管理不力 承攬采油一廠掃描工作的北京佳訊天則公司總部設(shè)在北京，數(shù)字化工作人員均在本克拉瑪依招聘，新聘用人員有的甚至剛從學(xué)校畢業(yè)的大中專畢業(yè)生，沒有任何工作經(jīng)驗(yàn)。這些數(shù)字化檔案工作人員在思想上沒有意識到檔案后期管理工作的重要性，以為完成前期掃描工作便可，在技術(shù)上對裝訂工作不專業(yè)，缺乏相關(guān)培訓(xùn)，導(dǎo)致掃描后的檔案經(jīng)重新裝訂后，出現(xiàn)裝訂不齊，紙張破損、甚至圖紙打不開的現(xiàn)象。

2 提高檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量的對策

(1)基礎(chǔ)設(shè)施配備齊全 掃描設(shè)備配備的是否齊全以及性能的高低是提高檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量的前提。硬件方面，為滿足數(shù)字化掃描工作要求，乙方配備聯(lián)想電腦5臺，服務(wù)器1臺，聯(lián)想掃描儀1臺，A3平板掃描儀1臺，使之適應(yīng)系統(tǒng)中大量數(shù)據(jù)的快速處理。

軟件方面，擁有一套檔案數(shù)字化加工軟件，支持高速掃描儀、普通平板掃描儀和大幅面工程圖紙掃描儀，具備對影像優(yōu)化處理、加蓋水印、自動糾偏、糾斜，生產(chǎn)多頁TIFF和PDF文件等功能，在技術(shù)上符合檔案信息化建設(shè)的基本要求。同時將檔案數(shù)字化成果上傳至集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)，從而為檔案數(shù)字化成果的有效利用提供途徑。

(2)加強(qiáng)過程管理 根據(jù)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)，甲乙雙方負(fù)責(zé)人勤溝通，嚴(yán)管理，各司其職，根據(jù)集團(tuán)公司《檔案數(shù)字化工作流程圖》要求，嚴(yán)把各個節(jié)點(diǎn)質(zhì)量關(guān)。尤其在掃描工作開展之前，檔案室負(fù)責(zé)人專門對掃描人員進(jìn)行檔案整理、標(biāo)注頁碼以及檔案裝訂等相關(guān)培訓(xùn)工作；在紙質(zhì)檔案上做標(biāo)記時，要求使用鉛筆，在紙張的右下角進(jìn)行標(biāo)記，筆記不能過重，字體工整，不能過大，以免傷害紙張；拆裝檔案時，尤其是“手風(fēng)琴”式折疊的大幅圖紙時，要求小心翻動，不能用力過度，以保護(hù)脆弱紙張。

(3)加強(qiáng)后期管理 保證質(zhì)量 后期管理中，圖像質(zhì)檢是一項(xiàng)至關(guān)重要的工作。甲乙雙方需要制定檔案數(shù)字化后的二?；蛉Ｙ|(zhì)檢規(guī)定，校對工作根據(jù)加工進(jìn)度按階段進(jìn)行，杜絕在最后階段集中突擊校驗(yàn)。

首先，數(shù)字化工作人員(乙方)要對照原件，檢查掃描文件的清晰度，與原件無關(guān)的內(nèi)容、斑點(diǎn)、墨汁等是否清除；是否進(jìn)行糾錯及糾偏處理。其次，檔案工作人員(甲方)對掃描件圖像進(jìn)行逐卷逐頁校對，確保掃描件與原件完整一致。尤其基建檔案，要按照案卷目錄對卷內(nèi)件進(jìn)行逐件核對，特別要注意卷內(nèi)件頁數(shù)與目錄、原件相符。最后，根據(jù)要求裝訂復(fù)原檔案，基建、勘探開發(fā)類檔案圖紙多，復(fù)原時注意圖紙正反、恢復(fù)手風(fēng)琴式折疊，遇到破損紙質(zhì)，及時修復(fù)，逐卷逐頁檢查裝訂質(zhì)量。

3 結(jié)語

總之，采油一廠檔案形成的歷史沿革時間較長，紙質(zhì)為載體的紙張質(zhì)地種類較多，所形成的檔案文件紙張和字體復(fù)雜多樣，不同時期的紙張質(zhì)量不一，因此，在開展檔案掃描工作中，嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)一的技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)，要保證圖像的清晰可讀，最終滿足在集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的需求。

[1]陳素萍.數(shù)字化質(zhì)量的規(guī)范處理[J].中國檔案,2007，(2).

[2]鄭鷗.關(guān)于全文檔案數(shù)字化工作的思考[J].中國檔案,2007，(2).