文/李凌

北理工：“數(shù)字迎新”的前世今生

文/李凌

2008年到2016年，從北京理工大學(xué)“數(shù)字迎新”系統(tǒng)的改進中，我們可以看見全國大部分高校在此方面的縮影。

攝影/北京理工大學(xué) 喻典

2008年，北京理工大學(xué)開始了數(shù)字校園工程的建設(shè)，整個項目中除了一堆存儲服務(wù)器之類的硬件以外，還有幾個軟件系統(tǒng)，“數(shù)字迎新”就是其中一個。

大概是在 2009 年，數(shù)字迎新系統(tǒng)“上線”了。那時的“數(shù)字迎新”就是在迎新現(xiàn)場擺個桌子，放臺電腦，要求學(xué)生報到的時候一定要到這個桌子簽到，系統(tǒng)就會記錄下學(xué)生已經(jīng)來了。但因為沒什么實際用處，很多學(xué)生不會來，所以系統(tǒng)里面的數(shù)字是多少，也根本不會有人關(guān)心。

后面的幾年，按照這樣的思路，我們重做了兩遍系統(tǒng)，簽到的桌子從一張變成了很多張，也要求學(xué)院一定要在系統(tǒng)中確認學(xué)生是否已經(jīng)報到。但由于迎新現(xiàn)場的“工作人員”多是大二的學(xué)生，再加上每一年迎新現(xiàn)場的網(wǎng)絡(luò)都會有這樣或者那樣的問題，數(shù)字迎新系統(tǒng)里的數(shù)字，從來就沒有準確過。

學(xué)校各單位的管理人員也并不依賴這一系統(tǒng)做準確的統(tǒng)計工作。

可以說，在那些年，“數(shù)字迎新”就是一個死系統(tǒng)，每年九月“復(fù)活”，然后又乖乖回去“休眠”了。

涅槃

在 2014 年，學(xué)校成立了信息化建設(shè)工作小組，由學(xué)校辦公室牽頭加快信息化建設(shè)。而這一年的工作重點之一，就是要把“數(shù)字迎新”的工作做好。在當(dāng)時，已經(jīng)有很多高校發(fā)現(xiàn)了那種現(xiàn)場“數(shù)字迎新”系統(tǒng)的問題，并且進行了改進，在經(jīng)過對北京兄弟高校的一番調(diào)研后，工作小組確立“網(wǎng)上預(yù)報到”為主的新的“數(shù)字迎新”模式，并開始準備新的迎新網(wǎng)站和“網(wǎng)上預(yù)報到”系統(tǒng)。

新的“數(shù)字迎新”的核心思想，就是把迎新工作從新生報到的當(dāng)天，提前到暑假期間。通過迎新網(wǎng)，發(fā)布那些新生最關(guān)心、最需要了解的事情，同時將大學(xué)生活的方方面面介紹給新生，讓新生對大學(xué)生活有一個大概的了解。“網(wǎng)上預(yù)報到”系統(tǒng)則大概包含了三個方面的功能，一是學(xué)生個人相關(guān)信息的發(fā)布，譬如學(xué)號、班級、住宿、同班同學(xué)的信息，輔導(dǎo)員和班主任的信息等等；二是學(xué)生全面信息的采集；三是整合一些重要系統(tǒng)譬如網(wǎng)上繳費等。

表面上看，這些都是很簡單的事情，但其實正是因為新的“數(shù)字迎新”工作的開展，才促進了學(xué)校在迎新期間的管理工作方式的變革，有這么幾個方面。

1. 信息處理更快捷

在 2014 年之前，迎新前最令人頭疼的不是系統(tǒng)好壞，而是拿不到系統(tǒng)運轉(zhuǎn)所需要的數(shù)據(jù)。

排學(xué)號，曾經(jīng)是一件非常消耗時間的事情：招辦把信息給到教務(wù)處，教務(wù)處把數(shù)據(jù)分給學(xué)院，學(xué)院分給輔導(dǎo)員，輔導(dǎo)員排好以后再一層層上傳；然后，還要仔細審核一遍，說不定哪個輔導(dǎo)員把數(shù)據(jù)弄錯了；最后，教務(wù)處再仔細地把數(shù)據(jù)導(dǎo)入教務(wù)系統(tǒng)。等這些工作都做完了，距離新生到校報到估計也就兩三天了。

數(shù)字迎新工作最先探討的問題之一就是如何能夠盡早向新生開放“網(wǎng)上預(yù)報到”系統(tǒng)，而要做到這一點，一方面需要招辦加班加點盡早把所有新生數(shù)據(jù)梳理完畢，另外一方面也要改進數(shù)據(jù)處理流程，減少管理方式不合理導(dǎo)致的無謂消耗時間。為了實現(xiàn)這一點，由網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)中心專人負責(zé)對招辦提供的數(shù)據(jù)進行處理，再利用數(shù)字迎新系統(tǒng)中專門設(shè)計的數(shù)據(jù)預(yù)處理流程，一步步快速推進。從招辦提供數(shù)據(jù)，到預(yù)分班信息給到輔導(dǎo)員，再到最后生成學(xué)號，整個過程基本控制在三天以內(nèi)。有了學(xué)號，就有了后續(xù)所有工作的基礎(chǔ)。

2. 信息流動更順暢

在過去，新生信息是由招辦或教務(wù)處逐一發(fā)送給各個部門，各個部門再根據(jù)各自的使用習(xí)慣進行處理以后導(dǎo)入各自的信息系統(tǒng)。這種方法一方面非常麻煩，另一方面也為數(shù)據(jù)不一致埋下了隱患。

在建設(shè)新的“數(shù)字迎新”系統(tǒng)的過程中，工作小組制定了新生數(shù)據(jù)統(tǒng)一交給學(xué)校辦公室，其他各個部門均從“數(shù)字迎新”系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)的工作方式。在這種方式下，無論是學(xué)院還是其他在迎新期間需要使用到數(shù)據(jù)的部門，都能通過系統(tǒng)獲取到自己工作所需的數(shù)據(jù)，既保證了數(shù)據(jù)的一致，也減少了各個部門分別處理數(shù)據(jù)的麻煩。

一卡通統(tǒng)一發(fā)放，最大的隱憂在于人流集中時會不會擁堵。經(jīng)過一次實際迎新工作的檢驗，這是一個通過精心設(shè)計和準備可以解決的技術(shù)性問題。

譬如過去卡務(wù)中心拿到的新生照片是以考生號命名的，而通過“數(shù)字迎新”系統(tǒng)處理后，可以直接拿到以學(xué)號命名的數(shù)據(jù)，省去了手工處理的步驟。新生體檢表通過“數(shù)字迎新”系統(tǒng)打印后，省去了學(xué)生在空白表格上填信息貼照片的麻煩。

3. 信息采集更加完整

在 2014 年前，新生入學(xué)后，教務(wù)和學(xué)工等部門都要組織學(xué)生進行信息采集的，采集到的信息會在日常工作中使用。但那些信息多數(shù)都以紙質(zhì)版本呈現(xiàn)，輔導(dǎo)員們?nèi)绻貌坏?，也還要重新去采集。通過數(shù)字迎新的“網(wǎng)上預(yù)報到”環(huán)節(jié)，學(xué)生直接一次性把所有需要采集的信息全部填報給學(xué)校，各學(xué)院的輔導(dǎo)員對信息的質(zhì)量進行把控，同時各個需要使用數(shù)據(jù)的部門，都可以直接從系統(tǒng)中查詢、下載相關(guān)的數(shù)據(jù)。

同時，工作小組也規(guī)定了各個業(yè)務(wù)部門在新生入學(xué)后不得隨意再次進行數(shù)據(jù)采集，從而減少了對學(xué)生的無謂干擾。

4. 信息發(fā)布更加及時

在過去，新生只有在到達學(xué)校以后，才能知道自己住在哪個宿舍，因此所有新生到校后需要提著行李到廣場的各專業(yè)迎新點領(lǐng)取材料，查詢自己的住宿位置，于是迎新的廣場人滿為患。這就是典型信息不對稱而造成的問題。

“數(shù)字迎新”工作切實地提高了管理效率和管理水平，這一個過程也充分說明了“管理信息化”這一工作的建設(shè)核心并非單單系統(tǒng)本身，而是如何全校一盤棋，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量、重塑管理流程。

學(xué)校通過迎新網(wǎng)和微信公眾號，提前發(fā)布了住宿信息，每個學(xué)生都可以查詢到，于是就可以讓新生到校后直接去宿舍辦理入住，把行李放下基本安頓好再到廣場的迎新點報到領(lǐng)取材料。

一個小小的順序轉(zhuǎn)換，既讓學(xué)校給學(xué)生的服務(wù)更加人性化，又緩解了迎新廣場擁擠的人流，一舉兩得。

改進

2014 年所確立的“數(shù)字迎新”的管理模式，一直沿用至今，各個部門之間的配合也更加順暢。而“數(shù)字迎新”系統(tǒng)和迎新工作，也在不斷地改進中。

1. 電子身份的發(fā)放

從 2016 年開始，學(xué)生“網(wǎng)上預(yù)報到”的過程做了一個小小的調(diào)整，就是在“網(wǎng)上預(yù)報到”前首先注冊自己的“統(tǒng)一身份認證”賬號。

這項工作，是配合信息辦建設(shè)“注冊中心”的工作而進行的。注冊中心的核心工作，就是要管理好人員的電子身份，而電子身份的安全發(fā)放就是其中最基本的工作之一。

過去學(xué)校的信息系統(tǒng)都習(xí)慣于發(fā)設(shè)置默認密碼，簡單點的 123456，復(fù)雜點的用生日或身份證號。但在個人信息泄露時有發(fā)生的今天，用這些方式發(fā)放電子身份是非常不負責(zé)的做法。但學(xué)生的電子身份發(fā)放又和互聯(lián)網(wǎng)上注冊一個賬號不完全相同，每一個電子身份必須能夠和學(xué)校學(xué)籍信息一一對應(yīng)，因此就有了“統(tǒng)一身份認證”的注冊過程。

通過將這個環(huán)節(jié)前置，同時也解決了另一個問題，就是“數(shù)字迎新”系統(tǒng)作為學(xué)校的一個信息系統(tǒng)，它也是應(yīng)該用“統(tǒng)一身份認證”登錄的。

2. 校園卡統(tǒng)一發(fā)放

校園卡統(tǒng)一發(fā)放，是學(xué)校成立“學(xué)生事務(wù)中心”以來對迎新現(xiàn)場環(huán)節(jié)管理改進的一次嘗試，比起校園卡由各學(xué)院分別發(fā)放而言，統(tǒng)一發(fā)放有不少好處：

圖 北京理工大學(xué)本科迎新期間數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)示意

省去學(xué)院裝袋區(qū)分的麻煩：沒有了校園卡，在一個專業(yè)每個學(xué)生領(lǐng)到的材料是完全一樣的，減少了材料裝袋的內(nèi)容，也省去了發(fā)放環(huán)節(jié)需要區(qū)分的麻煩；

準確統(tǒng)計到校人數(shù)：過去迎新現(xiàn)場無法準確統(tǒng)計報到人數(shù)和未報到人數(shù)的問題可以得到解決，一方面訓(xùn)練有素的工作人員肯定能熟練使用系統(tǒng)，另一方面，最后數(shù)數(shù)剩了幾張卡也能瞬間知道還差幾個人；

減少對電腦和網(wǎng)絡(luò)的依賴：校園卡發(fā)放的環(huán)節(jié)將成為現(xiàn)場報到的確認環(huán)節(jié)，各個學(xué)院不再需要通過線上方式進行確認，這樣也就解決了現(xiàn)場幾十臺電腦和它們的連網(wǎng)問題。信息化的管理，講究的是簡單順暢，并非電腦越多就越先進。

一卡通統(tǒng)一發(fā)放，最大的隱憂在于人流集中時會不會擁堵。經(jīng)過一次實際迎新工作的檢驗，這是一個通過精心設(shè)計和準備可以解決的技術(shù)性問題。

3. 微信客服和官方 QQ 群

送孩子來北京上學(xué)，對于任何一個家庭來說都是一件大事兒。要做好各個方面的準備，特別是關(guān)于檔案、戶口遷移、助學(xué)貸款等等各個方面，每個新生家庭可能都或多或少面臨著一些疑問。雖然迎新網(wǎng)已經(jīng)對絕大多數(shù)問題進行了解答，但也攔不住新生和家長們打爆每一個能找到的學(xué)校辦公電話。

2016 年開始，學(xué)校宣傳部利用“i北理”微信訂閱號的客服功能和官方新生QQ群，志愿者可以在家或者任何能夠上網(wǎng)的地方，安排值班對新生提供咨詢服務(wù)。志愿者有管理團隊，對問題進行匯總分享，并對志愿者提供信息支持與指導(dǎo)，提升回答成效，對于不能回答的問題，通過指導(dǎo)老師及時與迎新領(lǐng)導(dǎo)小組或相關(guān)部門、學(xué)院形成直接溝通，將最準確的回復(fù)及時轉(zhuǎn)發(fā)給咨詢者，解決他們的問題。

這支百人志愿者團隊，以移動互聯(lián)網(wǎng)為信息樞紐，不僅及時解決了新生的問題，也及時將學(xué)校工作中的不足反映給各個部門，以便及時改進。

“數(shù)字迎新”工作切實地提高了管理效率和管理水平，這一個過程也充分說明了“管理信息化”這一工作的建設(shè)核心并非單單系統(tǒng)本身，而是如何全校一盤棋，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量、重塑管理流程。

（作者單位為北京理工大學(xué)）