秦 嶺

(黑龍江省交通干部學(xué)校，黑龍江 哈爾濱 150001)

做好檔案工作的四點(diǎn)體會

秦 嶺

(黑龍江省交通干部學(xué)校，黑龍江 哈爾濱 150001)

結(jié)合自己的工作，把工作中感覺到的，在機(jī)關(guān)文書檔案工作中可以統(tǒng)一的，或者說可以讓我們達(dá)成共識的四點(diǎn)體會和大家共享。

檔案；體會

1 要有學(xué)習(xí)的理念

在古代，老子曾做過周朝“守藏室之史”(管理藏書的史官)相當(dāng)于現(xiàn)在的國家檔案局局長，在《老子》第四十八章有一句說“學(xué)者日益”——學(xué)習(xí)的人，天天增益，這是老子終身學(xué)習(xí)理念的核心。因?yàn)橛羞@樣的理念，再加上他本身又管那么大范圍的、整個國家的檔案庫，他天天學(xué)習(xí)，使其智慧不斷積淀，最后達(dá)到常人所不能達(dá)到的高度，成為了圣人。

2 要注重整理的程序

機(jī)關(guān)、事業(yè)單位文書檔案工作，是簡單明了的，但也是繁瑣的，不可小視的。我認(rèn)為在檔案收集、檔案歸檔、安全保管這三個重要的檔案工作程序中，我們每進(jìn)行到一個環(huán)節(jié)的時候，都應(yīng)該通過一定的方式方法切實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)剡M(jìn)行操作。

首先是檔案的收集。要想把反映本單位職能活動的各種載體的文件材料都收集齊全，使所歸檔的文件材料能夠全面地、真實(shí)地反映本單位的基本歷史面貌和工作情況，就要在明確具體收集文件材料范圍的前提下，及時收集、存放有序。舉個例子，我們單位的文件平時是這樣放置的：對于上級文件，領(lǐng)導(dǎo)傳閱后，分類放在文件柜一側(cè)。

其次是文件的歸檔。文件的歸檔要遵循檔案整理原則，應(yīng)嚴(yán)格按照《歸檔文件整理規(guī)則》、《文件保管期限表》進(jìn)行系統(tǒng)整理歸檔。每個單位有每個單位的規(guī)定。對于我們來說，在文件歸檔的時候，能不能規(guī)范歸檔，關(guān)鍵在于我們的態(tài)度。如果態(tài)度認(rèn)真些，每次歸檔前，把規(guī)則和保管期限表再學(xué)習(xí)一遍，然后在分類時再認(rèn)真仔細(xì)一點(diǎn)，就可能把文件類別劃分的準(zhǔn)確一點(diǎn)，在加蓋印章時注意清晰一點(diǎn)，別涂涂抹抹，對以后的查閱就會方便一點(diǎn)。如此這般，也就達(dá)到我們的目的了。

最后是檔案的安全。檔案的安全尤為重要，因?yàn)槿绻麢n案一旦受損，造成的危害往往是無法用錢財(cái)進(jìn)行彌補(bǔ)的。這就客觀地要求我們，加大主觀能動性，對檔案的保護(hù)措施要到位。一方面，用制度約束檔案管理，建立健全檔案保管保護(hù)的各項(xiàng)規(guī)章制度，保證檔案在查閱、借用，檔案管理員交替時有所依循。另一方面，通過檢查確保檔案安全。

3 要提高檔案的利用率

檔案的內(nèi)容十分豐富，蘊(yùn)藏著我們工作、生活中不可或缺的重要信息資源，我們應(yīng)積極主動地充分利用這些檔案信息資源為本單位服務(wù)，為黨為民所用，為社會的科學(xué)發(fā)展服務(wù)。檔案利用要堅(jiān)持以人為本，將利用者的需求作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，把以人為本的人文理念作為檔案利用工作的一把鑰匙，不斷促進(jìn)檔案利用工作的發(fā)展。提供利用檔案的方式上要多樣化，除了提供檔案原件給利用者查閱、編寫小型資料供領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員使用(如編寫本單位大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革等)，另外，還可以根據(jù)本單位的具體情況充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，將一些有用的檔案信息傳到群空間。既可以方便同事查閱學(xué)習(xí)、又可以確保檔案的有效使用。建這樣一個檔案網(wǎng)絡(luò)平臺可以使檔案資源有效共享，可以方便多人同時查檔，提高了檔案的使用效率。

4 要有領(lǐng)導(dǎo)的重視

檔案工作是否能做到位，除了檔案員自身素質(zhì)問題，更重要的是單位領(lǐng)導(dǎo)重視的程度。比如，對檔案員能否參加定期的檔案培訓(xùn)，對檔案設(shè)備的及時購置，建立健全檔案管理制度等等，都要得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，同事的幫助。通過精誠協(xié)作，才可能讓我們在工作中有所收獲，才可能把工作做得圓滿，才可能得到比較好的效果。

檔案工作對每個單位來說都很重要，在信息化時代，其作用尤為實(shí)顯。作為檔案管理人員，我們更應(yīng)該腳踏實(shí)地，耐心細(xì)致，做好這份信息收集、整理、保管和利用工作。

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2017-03-15