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        關(guān)于行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的研究

        2017-02-25 19:36:04洪彥
        經(jīng)營(yíng)者 2016年22期
        關(guān)鍵詞:行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新

        摘 要 事業(yè)單位是我國(guó)目前社會(huì)活動(dòng)的重要參與者,對(duì)社會(huì)整體服務(wù)水平的提升有著重要的作用;因此,強(qiáng)化對(duì)事業(yè)單位的分析、促進(jìn)其發(fā)展,意義重大。行政事業(yè)單位工作的一項(xiàng)重要的內(nèi)容就是檔案管理。一方面,檔案管理的科學(xué)性和合理性會(huì)影響到本單位的辦事效率;另一方面,其還會(huì)提升單位的服務(wù)能力。從目前的行政事業(yè)單位檔案管理工作來看,其工作中仍存在不少問題,如理念滯后、技術(shù)陳舊、方法單一等;這些問題的出現(xiàn)影響了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展,也影響了其服務(wù)能力的進(jìn)一步提升。因此,本文就行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新進(jìn)行分析,旨在在檔案管理問題的基礎(chǔ)上探討具有實(shí)效性的創(chuàng)新措施,從而加強(qiáng)檔案管理工作。

        關(guān)鍵詞 行政事業(yè)單位 檔案管理 創(chuàng)新

        檔案管理在目前的行政事業(yè)單位中有著重要的作用。一方面,行政事業(yè)單位的計(jì)劃工作的開展需要以檔案為基本參考;另一方面,行使事業(yè)單位的服務(wù)能力也主要依托檔案進(jìn)行開展,強(qiáng)化行政事業(yè)單位的檔案管理有著重要的作用。在社會(huì)的不斷進(jìn)步下,行政事業(yè)單位的管理理念以及方法發(fā)生著顯著的變化。在這種大環(huán)境的變化下,積極地探討檔案管理的創(chuàng)新性發(fā)展,對(duì)行政事業(yè)單位未來工作的高效開展有著非常顯著的意義。所以,在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下,積極地分析行政事業(yè)單位檔案管理的問題缺陷和解決措施,便具有了較為突出的社會(huì)意義。

        一、現(xiàn)階段行政事業(yè)單位檔案管理的問題

        (一)檔案管理理念較為落后

        檔案管理理念比較落后是目前行政事業(yè)單位檔案管理存在的一個(gè)主要問題,理念落后主要表現(xiàn)在管理模式上。目前的行政事業(yè)單位檔案管理采用的普遍性模式是事后管理型,這種模式的突出優(yōu)勢(shì)是管理具有針對(duì)性,其措施利用針對(duì)的是已表現(xiàn)出的問題。從現(xiàn)代化管理理念的角度來看,此種管理模式缺乏嚴(yán)重的未來預(yù)見性,也就是說其在管理中,對(duì)未來的規(guī)劃和控制效果十分低下。管理理念影響管理模式,而管理模式表現(xiàn)管理思想。目前這種管理理念和思想,已經(jīng)不能適應(yīng)未來化檔案管理的要求,因此,事業(yè)單位需要積極地進(jìn)行改變。

        (二)檔案管理方法陳舊

        檔案管理方法陳舊是目前行政事業(yè)單位檔案管理中存在的另一個(gè)顯著問題。就目前行政事業(yè)單位檔案管理的方法來看,具有兩個(gè)突出的特性:第一是方法的老舊問題比較嚴(yán)重?,F(xiàn)階段大部分的行政事業(yè)單位,在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候采用的都是較為傳統(tǒng)的登記管理法,這種管理方法的效率提升和人員素質(zhì)關(guān)系較大,一旦出現(xiàn)管理人員水平提升困難的局面,其管理效果的提升也會(huì)隨之陷入瓶頸。第二是管理方法的單一性嚴(yán)重。在目前的檔案管理中,大部分行政事業(yè)單位都采用比較單一的方法,使得檔案管理存在突出的片面性問題。

        (三)電子化檔案的管理發(fā)展滯后

        電子化檔案的管理發(fā)展比較滯后是目前行政事業(yè)單位檔案管理的又一突出缺陷?,F(xiàn)階段,信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)在社會(huì)中有了廣泛的應(yīng)用,在信息存儲(chǔ)方面,利用電子化技術(shù)可以有效提升信息登記以及提取的效率;但是由于目前的行政事業(yè)檔案管理,沒有確立普遍、完整的電子化管理系統(tǒng),在具體的電子檔案管理方面也存在缺陷;這些問題都使得檔案管理的電子化發(fā)展受到了阻礙。

        (四)檔案管理人員的專業(yè)化建設(shè)不足

        檔案管理人員的專業(yè)化建設(shè)不足的問題,在目前的行政事業(yè)單位檔案管理中表現(xiàn)也較為突出。人員的專業(yè)性主要指兩個(gè)方面:第一是理論水平;第二是技術(shù)操作。就目前的檔案管理工作實(shí)踐來看,一方面是工作人員缺乏較為系統(tǒng)的理論基礎(chǔ),在工作中的專業(yè)化理念的運(yùn)用相對(duì)缺乏;另一方面是管理人員在具體的管理操作中,執(zhí)行操作的缺陷表現(xiàn)得較為明顯??偠灾?,就是檔案管理人員的專業(yè)性在現(xiàn)階段的管理實(shí)踐中遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)。

        二、行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新措施

        (一)積極改變檔案管理的理念

        積極改變檔案管理的理念是行政事業(yè)單位檔案管理的一項(xiàng)重要的創(chuàng)新措施。就現(xiàn)狀來看,檔案管理理念的轉(zhuǎn)變是提升管理效率和質(zhì)量的一項(xiàng)必要措施;而具體轉(zhuǎn)變就是要將事后性管理轉(zhuǎn)變?yōu)轭A(yù)見式管理。所謂的預(yù)見式管理主要是在分析以往管理的基礎(chǔ)上,對(duì)檔案管理的未來發(fā)展做出合理的分析和判斷,這樣,檔案管理的目標(biāo)規(guī)劃才可以更加具體,也才會(huì)有進(jìn)一步判斷在未來管理中可能出現(xiàn)的問題。通過運(yùn)用預(yù)見式管理理念,整個(gè)行政事業(yè)單位的檔案管理會(huì)呈現(xiàn)出一種超前性;且在積極采取措施解決問題的管理中,一些問題的發(fā)生率會(huì)顯著降低,整個(gè)管理的效率和質(zhì)量會(huì)得到明顯提升。

        (二)豐富檔案管理的方法

        豐富檔案管理方法也是行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的一項(xiàng)重要措施。就方法的豐富性而言,主要有兩方面的措施:第一是積極地進(jìn)行現(xiàn)有方法的分析,把握現(xiàn)有方法的不足以及優(yōu)勢(shì),通過不斷地總結(jié)和完善,使現(xiàn)有的管理方法可以呈現(xiàn)出更大的利用價(jià)值。第二是根據(jù)檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行新型的方法打造。在目前的管理中,主要采取的檔案管理方法是科室分類法;在未來檔案管理中,通過方法創(chuàng)新,可以積極地運(yùn)用目標(biāo)明確法、結(jié)果對(duì)比法、資料分析法等實(shí)現(xiàn)檔案管理的綜合化控制;通過檔案管理方法的豐富化,管理模式也可以實(shí)現(xiàn)多元化。

        (三)強(qiáng)化檔案管理的電子化建設(shè)

        強(qiáng)化檔案管理的電子化建設(shè)是行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的一項(xiàng)關(guān)鍵性措施。通過電子檔案的建立,檔案管理工作可以打破時(shí)間和空間的限制,實(shí)現(xiàn)管理的實(shí)時(shí)化。要進(jìn)行檔案管理的電子化建設(shè),需要采取兩方面的工作:第一是建立科學(xué)合理的電子化檔案模型。在整個(gè)電子化檔案管理模型中,需要有完整的檔案錄入標(biāo)準(zhǔn)、分類標(biāo)準(zhǔn)以及查詢系統(tǒng);通過這些方面的完整性建設(shè),電子檔案會(huì)具有強(qiáng)大的實(shí)用價(jià)值。第二是在模型的基礎(chǔ)上進(jìn)行管理優(yōu)化。電子化檔案建設(shè)的目的是要實(shí)現(xiàn)檔案管理的簡(jiǎn)潔,對(duì)整個(gè)模型的各個(gè)銜接部分進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化,可以更好地發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)越性。

        (四)建設(shè)專業(yè)的檔案管理人員隊(duì)伍

        建設(shè)專業(yè)的檔案管理人員隊(duì)伍,也是行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的一項(xiàng)重要措施。而要進(jìn)行人員的專業(yè)性建設(shè),需要從兩方面開展:第一是要強(qiáng)化管理人員的理論。檔案管理作為一門具有專業(yè)性的學(xué)科,管理人員必須要對(duì)管理目的、管理方法以及管理理論有系統(tǒng)的認(rèn)識(shí);只有理論認(rèn)識(shí)得到強(qiáng)化,其管理意識(shí)的更新與變革才能滿足時(shí)代變化的需要,其管理實(shí)效才能得到相應(yīng)的提高。第二是要打造管理人員專業(yè)化的操作。在電子化檔案管理的大環(huán)境下,管理人員需要進(jìn)行操作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的強(qiáng)化;只有這樣,其管理操作才會(huì)符合現(xiàn)實(shí)需要,最終達(dá)到管理的標(biāo)準(zhǔn)。

        三、結(jié)語

        行政事業(yè)單位作為我國(guó)社會(huì)服務(wù)的組織者和參與者有著相當(dāng)大的影響力。在其工作中,檔案管理價(jià)值突出;因此,深入分析其檔案管理中存在的問題和缺陷,并針對(duì)問題進(jìn)行創(chuàng)新性措施的探討,對(duì)提升檔案管理工作的實(shí)效性有著非常積極的作用。

        (作者單位為德惠市房屋產(chǎn)權(quán)管理中心)

        [作者簡(jiǎn)介:洪彥(1974—),女,本科,吉林德惠人,初級(jí)職稱,研究方向:檔案管理。]

        參考文獻(xiàn)

        [1] 趙丹.行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路探究[J].城建檔案,2015(12):54-55.

        [2] 安威.關(guān)于行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路分析[J].科技展望,2015(33):176.

        [3] 于喜輝.淺談行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(01):137.

        [4] 王權(quán)庫.行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路初探[J].才智,2016(09):255.

        [5] 李雋.探討行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā),2013(08):69-70.

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