姚文坡，黃亞萍，孫濤，徐達(dá)軍

1.南京軍區(qū)南京總醫(yī)院 醫(yī)學(xué)工程科，江蘇 南京 210002；2.南京市第二醫(yī)院 設(shè)備科，江蘇 南京 210003；3.亳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 電子系，安徽 亳州236800

醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的探討

姚文坡1，黃亞萍1，孫濤2，徐達(dá)軍3

1.南京軍區(qū)南京總醫(yī)院 醫(yī)學(xué)工程科，江蘇 南京 210002；2.南京市第二醫(yī)院 設(shè)備科，江蘇 南京 210003；3.亳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 電子系，安徽 亳州236800

醫(yī)療設(shè)備檔案的管理是醫(yī)療設(shè)備全生命周期管理中的重要內(nèi)容，本文通過對醫(yī)療設(shè)備全生命周期的分析，從申請購買、維護(hù)保修至報廢等多個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料對醫(yī)療設(shè)備的檔案按照靜態(tài)和動態(tài)進(jìn)行分析討論，探究了全生命周期各個環(huán)節(jié)醫(yī)療設(shè)備檔案信息化的相關(guān)內(nèi)容問題。通過對醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容以及信息化涉及問題的研究，可以發(fā)現(xiàn)檔案信息化有利于醫(yī)療設(shè)備相關(guān)信息的檢索查閱，對醫(yī)療設(shè)備智能化管理的發(fā)展起到極大的促進(jìn)作用，能夠有效地提高檔案管理的效率。

醫(yī)療設(shè)備檔案；全生命周期；醫(yī)院數(shù)字化；信息化管理；醫(yī)院資產(chǎn)管理

引言

醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院固定資產(chǎn)中的主要內(nèi)容，也是醫(yī)院診斷治療經(jīng)營任務(wù)展開的基礎(chǔ)，在醫(yī)療設(shè)備全生命周期的管理過程中會產(chǎn)生很多相關(guān)的資料檔案，因此醫(yī)療設(shè)備檔案的管理是醫(yī)院管理中的重要部分。醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的實現(xiàn)是醫(yī)院信息化、智能化管理的重要途徑，是強(qiáng)化醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理的重要內(nèi)容。

醫(yī)療設(shè)備檔案管理為設(shè)備管理提供信息數(shù)據(jù)基礎(chǔ)[1-3]，隨著醫(yī)療設(shè)備規(guī)模的發(fā)展以及信息化程度的加深，醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理已成為各醫(yī)療衛(wèi)生單位的研究重點。湯黎明等[4]對醫(yī)院固定資產(chǎn)信息化管理平臺的建立進(jìn)行研究，劃分兩級管理平臺，對平臺信息要素和影響固定資產(chǎn)價值實現(xiàn)的因素進(jìn)行篩選，并分析了管理平臺的應(yīng)用效果。徐世寧等[5]則從建檔過程出發(fā)，對醫(yī)療設(shè)備所處的3個階段產(chǎn)生的檔案信息化的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的研究。金鑫等[6]從檔案信息化管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架、權(quán)限設(shè)置和系統(tǒng)的各個功能模塊進(jìn)行詳細(xì)的分析設(shè)計。居益君等[7]從資產(chǎn)信息化管理的使用角度研究了采購計劃、庫房管理、在用管理和資產(chǎn)報銷4個方面，對申購、預(yù)算、合同、檔案和效益分析等內(nèi)容進(jìn)行介紹分析。隨著科技的發(fā)展，RFID等物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)[8-10]也不斷引入檔案信息化管理中，不斷提高管理的智能化程度，提高管理的效率。

本文從醫(yī)療設(shè)備的全生命周期出發(fā)，分析各個階段產(chǎn)生的醫(yī)療設(shè)備檔案并從靜態(tài)和動態(tài)檔案的角度進(jìn)行區(qū)分實現(xiàn)信息化管理，最后對現(xiàn)存檔案信息化管理中的問題進(jìn)行討論和總結(jié)。

1 醫(yī)療設(shè)備檔案

1.1 醫(yī)療設(shè)備全生命周期

醫(yī)療設(shè)備全生命周期[11-12]過程包括購買論證、采購執(zhí)行、設(shè)備建賬、折舊維修和設(shè)備報廢等幾個環(huán)節(jié)，李建生等[13]給出的定義為：醫(yī)療設(shè)備全生命周期是指醫(yī)療設(shè)備以科室發(fā)展的需求作為起點，以購置論證、經(jīng)濟(jì)效益和社會效益預(yù)計評估、擬定采購計劃及采購計劃作執(zhí)行為醫(yī)療設(shè)備生命的起始階段，以安裝驗收、人員培訓(xùn)、應(yīng)用評價與管理、設(shè)備折舊、預(yù)防性維護(hù)與維修管理作為醫(yī)療設(shè)備生命的應(yīng)用階段，以設(shè)備調(diào)撥及報廢管理作為醫(yī)療設(shè)備的生命的后期管理階段，見圖1。

圖1 醫(yī)療設(shè)備全生命周期

1.2 檔案元素

在醫(yī)療設(shè)備的全生命周期的各個階段都會產(chǎn)生相應(yīng)的資料，下面分析檔案元素[14]的組成。

1.2.1 起始階段

在設(shè)備購置過程中，根據(jù)醫(yī)療技術(shù)和科室發(fā)展的需要，對醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行引進(jìn)論證，包括科室需求、經(jīng)濟(jì)效益分析以及經(jīng)費來源等幾個方面，產(chǎn)生的檔案為醫(yī)療設(shè)備引進(jìn)論證申請表。對于大型設(shè)備需要專門的購置請示報告、上級主管部門對購置該設(shè)備的立項批復(fù)文件等。醫(yī)院采購部門根據(jù)科室申請擬定醫(yī)療設(shè)采購計劃文件，并按照規(guī)定執(zhí)行設(shè)備采購計劃。

醫(yī)療設(shè)備采購計劃執(zhí)行過程中產(chǎn)生檔案的過程包括制訂相關(guān)的采購文件、收集公司資質(zhì)以及整理談判記錄紀(jì)要等。采購文件的制訂包括對投標(biāo)商的要求、設(shè)備技術(shù)參數(shù)的限定等相關(guān)規(guī)定。投標(biāo)商公司資質(zhì)包括經(jīng)營許可證、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼，醫(yī)療設(shè)備注冊證（醫(yī)院對設(shè)備的采購主要針對醫(yī)療設(shè)備，對于部分科研設(shè)備、制劑類等無注冊證，可有供應(yīng)商開具證明）以及相關(guān)的資質(zhì)證明材料。設(shè)備采購中需要保留設(shè)備談判記錄、會議紀(jì)要等相關(guān)文件。另外可根據(jù)實際情況保留工程科論證證明文件，如應(yīng)標(biāo)廠家數(shù)量是否到位、公司資質(zhì)是否符合要求以及單一來源是否真實有效等。簽訂銷售協(xié)議，部分合同外的承諾可附件備忘錄。

1.2.2 應(yīng)用階段

設(shè)備使用階段的檔案資料[15]：根據(jù)設(shè)備銷售合同對設(shè)備進(jìn)行現(xiàn)場驗收安裝，其中使用交流電設(shè)備需要對其進(jìn)行電氣安全檢測，科室對設(shè)備確認(rèn)后簽收器械領(lǐng)發(fā)單，工程科人員在設(shè)備驗收安裝過程中收集設(shè)備維修手冊、使用說明、產(chǎn)品合格證、驗收報告等等全套隨機(jī)資料作為檔案備份。對于大型設(shè)備，配置許可證、應(yīng)用許可證的復(fù)印件。做外貿(mào)設(shè)備，除上述必要資料，還要收集機(jī)電設(shè)備進(jìn)口證明、報關(guān)單、外貿(mào)合同、發(fā)票、質(zhì)量保證書、裝箱單、貨物運輸單等。對于享受國家免稅政策的醫(yī)療設(shè)備還需保存海關(guān)免稅證明。

醫(yī)療設(shè)備運行中出現(xiàn)故障，會產(chǎn)生相關(guān)的維護(hù)資料，如科室的報修申請，工程人員的檢定資料、維修費用的相關(guān)資料。對于一些大型設(shè)備，自主維修的周期無法滿足科室使用的要求，通常需要和供應(yīng)商簽訂維保合同、甚至需要對個別問題上會談判。

1.2.3 后期管理階段

后期管理主要負(fù)責(zé)設(shè)備退出使用管理范圍的相關(guān)內(nèi)容，包括設(shè)備的調(diào)撥和報廢等環(huán)節(jié)。設(shè)備的調(diào)撥主要是因相關(guān)規(guī)定需求將醫(yī)療設(shè)備轉(zhuǎn)至其他單位部門，因而退出原單位的管理范圍。當(dāng)設(shè)備超出使用周期后，故障率迅速提高，出現(xiàn)維護(hù)成本超過其產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)、社會效益，經(jīng)過使用科室、工程人員的共同檢定，然后將報廢設(shè)備轉(zhuǎn)交至專門的保管部門最終實現(xiàn)設(shè)備的報廢程序。后期管理階段的檔案主要包括退出本單位使用管理的相關(guān)鑒定文件，如調(diào)撥批示、交接文件以及報廢鑒定等資料。

部分設(shè)備相關(guān)資料相對獨立，或是平時對資料的利用過程具有一定的特殊性，因此可單獨分離出來有針對性地管理，如醫(yī)療設(shè)備引進(jìn)論證申請表、設(shè)備計量、維修維保等資料。

2 檔案信息化管理

2.1 檔案信息化

檔案信息化的基礎(chǔ)是檔案的數(shù)據(jù)化，檔案數(shù)據(jù)化主要兩個途徑：一是可直接搜集的電子化資料，如初期科室提供的引進(jìn)論證申請表和技術(shù)參數(shù)、公司電子應(yīng)標(biāo)標(biāo)書等；二是掃描紙質(zhì)資料。為實現(xiàn)檔案管理的有效性，將醫(yī)療設(shè)備檔案按照其產(chǎn)生方式分為靜態(tài)檔案和動態(tài)檔案。靜態(tài)檔案生成后一般不再發(fā)生變化，如醫(yī)療設(shè)備全生命周期起始階段產(chǎn)生的論證申請表、批復(fù)件等資料。動態(tài)檔案通常隨著醫(yī)療設(shè)備的使用發(fā)生變換或更新，如應(yīng)用階段中設(shè)備計量檢定、折舊、設(shè)備效益階段性評估的資料等。圖2展示了醫(yī)療設(shè)備靜態(tài)和動態(tài)檔案的分類情況，動態(tài)檔案通常產(chǎn)生于全生命周期的應(yīng)用階段，可以單獨保存管理，提高檔案使用價值。

圖2 醫(yī)療設(shè)備靜態(tài)和動態(tài)檔案分類

靜態(tài)資料的信息化管理。提供多種檢索字段，年份、科室、設(shè)備名稱或是招標(biāo)類型等多種檢索方式。每臺設(shè)備需要附相關(guān)的論證、審批報告、供應(yīng)商資質(zhì)、設(shè)備資質(zhì)、合同等。按照要求審查資料，掃描或是上傳電子資料?？蓪崿F(xiàn)直接查詢設(shè)備檔案的電子資料，并設(shè)定智能提醒相關(guān)設(shè)備檔案是否齊全，以及時通知管理人員補充資料。對于靜態(tài)資料可統(tǒng)一安排在檔案的基本信息內(nèi)，內(nèi)部設(shè)置幾個字段，逐一安排，方便查詢，對于缺失部分，需要明確地顯現(xiàn)出來待補齊，或是說明原因。

動態(tài)資料信息化管理。和靜態(tài)不同，動態(tài)檔案會隨著設(shè)備的使用不斷更新，為方便管理查閱，其相關(guān)的紙質(zhì)檔案通常采用單獨統(tǒng)一管理的方式。在信息化管理平臺中科設(shè)計單獨的管理模塊對動態(tài)信息進(jìn)行統(tǒng)計分析，如設(shè)備折舊、經(jīng)濟(jì)效益分析等內(nèi)容。

醫(yī)療設(shè)備維護(hù)是設(shè)備應(yīng)用階段重要的保障，如維修檔案、醫(yī)療設(shè)備不良事件[16]等資料，可在管理軟件中將與維護(hù)相關(guān)的幾個環(huán)節(jié)相關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)動態(tài)檔案的智能化管理，見圖3。設(shè)備運行過程中的維護(hù)非常重要，通過系統(tǒng)對維修流程進(jìn)行管理，進(jìn)而對檔案資料進(jìn)行信息化管理，維護(hù)中統(tǒng)計整理不良事件是醫(yī)療設(shè)備檔案的一個重要內(nèi)容，建立醫(yī)療設(shè)備的不良事件數(shù)據(jù)庫，為提高醫(yī)療水平、保障患者健康安全提供保障。

圖3 醫(yī)療設(shè)備流程

2.2 檔案信息化管理系統(tǒng)的實現(xiàn)

根據(jù)對醫(yī)療設(shè)備檔案管理的經(jīng)驗，檔案的管理限定在設(shè)備部門，并不開放至醫(yī)院其他科室或是供應(yīng)商，因此采用封閉式的網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架。醫(yī)療設(shè)備檔案管理系統(tǒng)模塊具有的主要功能之一為信息查詢，是實現(xiàn)設(shè)備檔案的檢索。信息分析和數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能也是在醫(yī)療設(shè)備管理過程中常用的功能，通過分析功能提供各類分析報表，如經(jīng)濟(jì)效益分析、折舊等。另外常需要對相關(guān)信息進(jìn)行統(tǒng)計分析，需要導(dǎo)出設(shè)備檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)作進(jìn)一步處理，因此系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)應(yīng)該可以導(dǎo)出為較為方便處理的文件，如Excel、txt等格式。隨著醫(yī)療設(shè)備管理需求的變化，根據(jù)實際需求不斷根據(jù)在醫(yī)療設(shè)備全生命周期中運行過程中的操作經(jīng)驗對管理系統(tǒng)進(jìn)行升級和權(quán)限調(diào)整。

醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)和紙質(zhì)檔案的使用情況相結(jié)合，因此檔案根據(jù)對檔案的查詢使用經(jīng)驗進(jìn)行編碼。檔案編碼方式采用3級編碼模式：以年份為第一層，編號4位如2014年設(shè)備采購計劃中的設(shè)備編號為“2014”；第二層為科室，可采用兩種，一種利用病區(qū)名稱的拼音縮寫，如呼吸科，可為“HX”，第二種則利用醫(yī)院自身對相關(guān)科室的數(shù)字編號，如23區(qū)，編號為“23”；第三層則為具體設(shè)備信息可采用4位順序編碼。

3 討論

醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的宗旨是實用性，最大限度地提高檔案的利用率。從醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理角度出發(fā)，目前各醫(yī)療衛(wèi)生單位現(xiàn)有的設(shè)備管理系統(tǒng)并非針對設(shè)備檔案的管理而開發(fā)，雖然實現(xiàn)檔案管理的部分內(nèi)容，但是沒有專門的檔案管理模塊。部分單位存在多套設(shè)備管理系統(tǒng)，系統(tǒng)相互之間的連通性較差，無法有效整合各個管理系統(tǒng)之間檔案內(nèi)容，從而降低了檔案的利用率。因此針對醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的研究重點在于如何充分利用現(xiàn)有檔案資源，從醫(yī)療設(shè)備全生命周期角度出發(fā)，為現(xiàn)有管理系統(tǒng)增添專用管理模塊，按照檔案屬性將靜態(tài)和動態(tài)資料統(tǒng)一起來管理，為醫(yī)療設(shè)備檔案管理提供便利。

醫(yī)療設(shè)備檔案屬于醫(yī)療單位內(nèi)部資料，其管理系統(tǒng)對安全性有較高的要求同時對操作人員的權(quán)限有一定的限制，因此系統(tǒng)開發(fā)的權(quán)限需要根據(jù)本單位自身的特點進(jìn)行專門的設(shè)定。管理范圍較小時可采用封閉式系統(tǒng)設(shè)計，即僅授權(quán)給本單位甚至部門人員操作相應(yīng)的操作權(quán)限，有利于內(nèi)部資料的安全性。對于管理資源較大的醫(yī)療衛(wèi)生單位，為方便和單位其他部門以及供應(yīng)商的資料信息交換，可采用開放式系統(tǒng)設(shè)計，但是代價是系統(tǒng)設(shè)計維護(hù)成本較大。

4 結(jié)論

醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理是設(shè)備管理中的一部分，但是在醫(yī)療設(shè)備整個全生命周期中占有重要的位置，是對醫(yī)療設(shè)備經(jīng)濟(jì)效益評估、價值利用率等指標(biāo)衡量的基礎(chǔ)。如今隨著醫(yī)療設(shè)備規(guī)模的增加，尤其是大型醫(yī)療設(shè)備的購置，需要對醫(yī)療設(shè)備檔案的管理進(jìn)行專門的研究以適應(yīng)發(fā)展的需要。檔案信息化是提供使用價值的途徑，可實現(xiàn)快速的檔案檢索、數(shù)據(jù)分析，是今后醫(yī)療設(shè)備檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

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本文編輯 王博潔

Discussion of Informatization Management of Medical Equipment Archives

YAO Wen-po1, HUANG Ya-ping1, SUN Tao2, XU Da-jun3
1. Department of Medical Engineering, Nanjing General Hospital of Nanjing Military Command, PLA, Nanjing Jiangsu 210002, China; 2. Department of Medical Equipment, the Second Hospital of Nanjing, Nanjing Jiangsu 210003, China; 3. Department of Electronics, Bozhou Vocational and Technical College, Bozhou Anhui 236800, China

The management of medical equipment archives is an important part of total life cycle management. Through analysis of documents produced from the medical equipment total life cycle which includes purchase requirement, maintenance and abandonment, static and dynamic medical equipment archives and the related informatization issues covering each link of the total life cycle are studied. The study of archives content and informatization issues of archives management shows that archives informatization is benefit for retrieving and reviewing medical equipment related information, greatly promotes the development of intelligent management of medical equipment and improves efficiency of equipment archives management.

medical equipment archives; total life cycle; hospital digitalization; informatization management; hospital asset management

R197.323.1

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2017.01.037

1674-1633(2017)01-0136-03

2015-12-29

2016-01-22

作者郵箱：yaowen512@163.com