鄭志斌

（衢州市城市建設(shè)檔案館）

為了加強(qiáng)城市建設(shè)檔案管理，提高案卷質(zhì)量，自2015年5月1日起實(shí)施《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）。該《規(guī)范》對工程文件的歸檔范圍及質(zhì)量要求、工程文件的立卷、歸檔、驗(yàn)收與移交等做了明確的規(guī)定。

一、《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》基本內(nèi)容

首先，《規(guī)范》內(nèi)容分為總則、術(shù)語、基本規(guī)定、工程文件的歸檔范圍及質(zhì)量要求、工程文件的立卷、工程文件的歸檔、工程檔案的驗(yàn)收與移交等七個(gè)方面兩個(gè)說明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，內(nèi)容完整。其次，在建設(shè)工程文件歸檔范圍中，從工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件等五個(gè)方面加以明確，對工程立項(xiàng)到竣工交付使用的全過程都做了詳盡的規(guī)定。最后，將保管單位分成建設(shè)、施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、城建檔案館五個(gè)主體，對每一份文件都在“永久、長期、短期”中加以定格，十分科學(xué)、完整。

二、本次新規(guī)范修訂的主要內(nèi)容

一是增加了對歸檔電子文件的質(zhì)量要求及其立卷方法。這是首次從國家層面明確了建設(shè)工程歸檔紙質(zhì)檔案時(shí)應(yīng)同時(shí)移交一套電子檔案。這對今后推廣電子簽章認(rèn)證，推進(jìn)電子檔案歸集管理工作，加強(qiáng)城建檔案信息化建設(shè)提供有力依據(jù)。

二是對工程文件的歸檔范圍進(jìn)行了規(guī)定。新國標(biāo)把所有建設(shè)工程按照建筑工程、道路工程、橋梁工程、地下管線工程四個(gè)類別進(jìn)行劃分，每一類別都詳細(xì)列明歸檔的范圍和內(nèi)容，這也是在國家標(biāo)準(zhǔn)層面明確地下管線的歸檔范圍和內(nèi)容，對我館開展地下管線歸集管理工作提供了清晰的工作思路。

三是對各類歸檔文件賦予了編號(hào)體系。

四是對各類工程文件提出了不同單位“必須歸檔”和“選擇性歸檔”的區(qū)分。

五是增加了關(guān)于立卷流程和編制案卷目錄的要求。從國家層面明確了立卷和編制目錄的具體做法和要求，加強(qiáng)規(guī)范城建檔案業(yè)務(wù)工作。

三、新規(guī)范與舊規(guī)范的對比及解讀

新版規(guī)范與舊版規(guī)范相比，首先在規(guī)范名稱上由《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T 50328-2001）變更為《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T 50328-2014）；其次在內(nèi)容方面增加了對歸檔電子文件的質(zhì)量要求及其立卷方法，對工程文件歸檔范圍進(jìn)行了細(xì)分，對各類歸檔文件賦予了編號(hào)體系，對各類歸檔文件提出了“必須歸檔”和“選擇性歸檔”的區(qū)分，增加了關(guān)于立卷流程和編制案卷目錄的要求。

與舊規(guī)范相比，新規(guī)范中增加的內(nèi)容有：

（1）在規(guī)范中明確了不同的文件具有不同的保存價(jià)值，具有不同保存價(jià)值的文件，其保管期限不同。

2.0.17 永久保管 permanent preservation

工程檔案保管期限的一種，指工程檔案無期限地、盡可能長遠(yuǎn)地保存下去。

2.0.18 長期保管 long-term preservation

工程檔案保管期限的一種，指工程檔案保存到該工程被徹底拆除。

2.0.19 短期保管 short-term preservation

工程檔案保管期限的一種，指工程檔案保存10年以下。

（2）3.0.2 工程文件應(yīng)隨工程建設(shè)進(jìn)度同步形成，不得事后補(bǔ)編。

工程檔案文件與工程建設(shè)同步形成，有利于工程檔案的真實(shí)性和完整性。

（3）3.0.3 每個(gè)建設(shè)工程應(yīng)編制一套電子檔案，隨紙質(zhì)檔案一并移交城建檔案管理機(jī)構(gòu)。

該基本規(guī)定的存在，有利于文件的保存，若文件受到損傷或遭遇丟失，電子檔案便是查找文件的另一個(gè)方法。

（4）3.0.4 建設(shè)單位應(yīng)按下列流程開展工程文件的整理、歸檔、驗(yàn)收、移交等工作：5. 收集和整理竣工驗(yàn)收文件，并進(jìn)行立卷歸檔。

工程文件在竣工驗(yàn)收后，直接進(jìn)行立卷歸檔，可防止文件的丟失、缺少，保證文件的完整性和齊全性。

（5）3.0.8 工程資料管理人員應(yīng)經(jīng)過工程文件歸檔整理的專業(yè)培訓(xùn)。

對工程資料管理人員提出要求，需具有專業(yè)資格。

（6）4.1.3 聲像資料的歸檔范圍和質(zhì)量要求應(yīng)符合現(xiàn)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》CJJ/T 158的要求。

4.1.4 不屬于歸檔范圍、沒有保存價(jià)值的工程文件，文件形成單位可自行組織銷毀。

增加上述兩條歸檔文件范圍內(nèi)容，對有利用價(jià)值的文件進(jìn)行有效的保管。

四、工作實(shí)踐中的一些思考

（1）2.0.15 歸檔 putting into record。

文件形成部門或形成單位完成其工作任務(wù)后，將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定向本單位檔案室或向城建檔案館管理機(jī)構(gòu)移交的過程。與國標(biāo)2001年版本比較，移交單位由城建檔案管理機(jī)構(gòu)修改為本單位檔案室或向城建檔案管理機(jī)構(gòu)，相對于檔案館而言，資料收集更加困難。

（2）4.2.7 工程文件的紙張應(yīng)采用能長期保存的韌力大，耐久性強(qiáng)的紙張。

與國標(biāo)2001年版本比較，刪除圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖，計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。

想比較2001年版本規(guī)定更加詳細(xì)，建議保留圖紙一般采用曬藍(lán)圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖，后面內(nèi)容可以刪除，因?yàn)楝F(xiàn)場實(shí)際收集資料過程中有部分也是計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件加蓋竣工章。

（3）5.1.6 案卷不宜過厚，文字材料卷厚度不宜超過20mm，圖紙卷厚度不宜超過50mm。

與國標(biāo)2001年版本比較，分類進(jìn)行規(guī)定，更具操作性，更加合理。

（4）5.3.4 案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括檔號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、本案卷所屬工程的案卷總量、本案卷在該工程案卷總量中的排序。

與國標(biāo)2001年版本比較，刪除了檔案館代號(hào)，將共幾卷、第幾卷的說法修改為本案卷所屬工程的案卷總量、本案卷在該工程案卷總量中的排序，表述更加準(zhǔn)確。

（5）7.0.1 列入城建檔案管理機(jī)構(gòu)檔案接收范圍的工程，竣工驗(yàn)收前，城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。

與國標(biāo)2001年版本比較，刪除建設(shè)單位未取得城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具的認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗(yàn)收。建議按國標(biāo)2001年版本，有強(qiáng)制性條文的規(guī)定，可以提高施工和建設(shè)單位認(rèn)識(shí)檔案資料收集的重要性，便于檔案的收集工作。