李 燕

（德清縣檔案局）

檔案具有資政為民的重要作用，其中的民生檔案更是關(guān)乎老百姓切身利益，是利用頻率最高的檔案。然而，民生檔案產(chǎn)生于民生部門及其下屬事業(yè)單位，類別繁多，數(shù)量龐大，有時一個類別的民生檔案往往仍類目繁雜，層級交叉，這些檔案急需一個平臺、一種機制來進行有效提拿整合。即使將這些民生檔案全部規(guī)范有效監(jiān)管，由于檔案館舍建設(shè)永久跟不上檔案形成速度，將之全部接收進綜合檔案館顯然不可能。探索建立民生專業(yè)檔案館，是解決民生檔案的歸屬流向、安全保管和有效利用的新途徑。

一、民生專業(yè)檔案館建立的意義

（一）建立民生專業(yè)檔案館，有助于加強民生部門自身檔案工作

建立專業(yè)檔案館，勢必要更強的組織領(lǐng)導，要配備與之相應(yīng)的檔案軟硬件設(shè)施、設(shè)備及人員，對檔案全宗的完整性、規(guī)范性有更高的要求，也從體制機制上對檔案工作正常開展進行了更高的約束，這對于民生部門自身檔案工作來說，將是一次有效的提升。以德清縣民政局為例，建立專業(yè)檔案館，新建庫房，投入20余萬元用于檔案館舍密集架、服務(wù)器、檔案整理、數(shù)字化加工等項目。檔案工作由副局長直接分管，辦公室主任具體負責，并配備了專職檔案員一名及辦公室兼職檔案員一名，負責民政局及其下屬單位檔案的接收、督導、利用工作。專業(yè)館建成后，民政局自身檔案，特別是社團登記、收養(yǎng)、優(yōu)撫安置、社會福利等關(guān)于民生的業(yè)務(wù)類檔案集中統(tǒng)一管理，整理規(guī)范，保管安全，利用也更方便有效。

（二）建立民生專業(yè)檔案館，是推動民生部門下屬單位檔案工作的抓手

一般重要的民生部門都擁有較多的下屬單位。如德清縣民政局下屬事業(yè)單位共有14家，這些二級單位的檔案工作往往是縣檔案部門在平常監(jiān)督指導中難以或無暇顧及的，其形成的檔案量也往往超出縣檔案館存放能力范圍。這也間接導致這些單位的檔案工作基礎(chǔ)薄弱，規(guī)范性嚴重欠缺。而建立民生專業(yè)檔案館，將這些下屬單位的檔案納入專業(yè)館接收范圍，集中統(tǒng)一保管，能有效地解決這些單位的檔案歸屬流向問題，解決檔案保管中的安全隱患，也是督促其規(guī)范整理檔案的有效手段?？梢哉f，專業(yè)檔案館是民生部門檔案機構(gòu)的功能拓展，同時也是縣檔案部門檔案監(jiān)督指導職能的延伸，是縣綜合檔案館資源建設(shè)的擴展。

（三）建立民生專業(yè)檔案館，是解決國家綜合檔案館檔案脹庫問題的有效手段

檔案資源的不斷增加和檔案館庫房空間的有限是一對永恒的矛盾。民生檔案是縣綜合檔案館重點接收對象，然而脹庫問題使得將全部民生檔案接收進館成為不可能完成的任務(wù)。民生專業(yè)檔案館好比一個獨立的“分館”，是縣綜合檔案館資源收集功能的擴展，能有效解決脹庫問題，提高檔案保管安全性，同時不影響檔案資源的收集和利用。

（四）建立民生專業(yè)檔案館，為民生檔案服務(wù)于民提供有效平臺

為了更好地提供多個單位多種類檔案的利用服務(wù)，專業(yè)檔案館對數(shù)字檔案的建設(shè)提出了更高的要求，館藏所有檔案全部實現(xiàn)文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，重要的民生檔案必須進行全文數(shù)字化，專業(yè)檔案館與下屬單位的檔案室之間形成共建共享的關(guān)系，解決檔案利用時“兩頭跑”的問題。同時，專業(yè)檔案館與縣綜合檔案館進行交互利用，既互相補充數(shù)字館藏資源，又提供了多渠道的檔案利用服務(wù)。

二、民生專業(yè)檔案館建設(shè)的注意點

（一）上下齊心，加強重視

民生部門及其下屬單位要統(tǒng)一思想，提高對檔案工作的重視，認識建立民生專業(yè)檔案館的重要性和意義所在，在如何建館、如何妥善保管、如何合理利用等方面相互配合，在落實人員、經(jīng)費等方面給予充足保障。

（二）建館不等于包攬

如果說建館初期，民生部門可以統(tǒng)籌安排下屬單位的檔案整理工作，那么在規(guī)范整理之后，下屬單位應(yīng)每年按照標準自行進行檔案的整理歸檔工作，民生部門要嚴格履行對下屬單位檔案工作的監(jiān)督指導職責，確保其檔案工作得到實質(zhì)性改善和提升，以確保民生檔案的規(guī)范化建設(shè)，便于今后移交接收集中統(tǒng)一安全保管。

（三）檔案部門要主動引導

民生專業(yè)檔案館如何定位、館藏范圍是否完整、館藏檔案流向如何確定等，這些都離不開縣檔案部門的把握與引導?？h檔案局要主動應(yīng)用專業(yè)技術(shù)力量，協(xié)助民生部門合理制定相關(guān)業(yè)務(wù)工作標準，宏觀地把握專業(yè)檔案館對進館單位檔案工作規(guī)范化管理及移交接收安全保管工作，要引導民生部門做好專業(yè)檔案館建設(shè)過程中的室館業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)變銜接工作。

（四）要統(tǒng)籌規(guī)劃，循序推進

一方面，在專業(yè)檔案館內(nèi)部，以民政局為例，下屬單位眾多，涉及的檔案數(shù)量龐大，大部分都未進行規(guī)范整理，一次性對這些單位進行整理歸檔移交無論從人力上還是財力上都難以實現(xiàn)。要合理制定規(guī)劃，保質(zhì)保量完成檔案的整理和移交工作。另一方面，在全縣范圍內(nèi)，縣檔案局應(yīng)加大已建成的專業(yè)檔案館的宣傳力度，積極與民生檔案部門進行溝通，在有條件的單位推動專業(yè)檔案館的建立，遵循“建一個完善一個”的原則，確保專業(yè)檔案館有效運行。

（五）要做好資源的交互利用

要避免民生專業(yè)檔案館出現(xiàn)收而不用的現(xiàn)象。既要做好民生專業(yè)檔案館與下屬單位檔案室之間的檔案共建共享，又要做好綜合檔案館和民生專業(yè)檔案館之間的交互利用。融合各方檔案資源，加大檔案信息資源開發(fā)，提供更加便捷的檔案服務(wù)。

民生專業(yè)檔案館作為一個新生事物，仍在探索嘗試階段，尚存在許多實際問題。比如，在體制上，它是作為一個獨立的檔案館還是綜合檔案館的分館？其館藏檔案最終是否應(yīng)該移交至綜合檔案館？是否應(yīng)該有獨立的編制？這些問題都還有待于進一步研究和解決。但有一點可以肯定，其作為解決檔案館庫容與資源的永恒矛盾的新途徑，符合當前檔案工作實際需要，也是新時期民生檔案工作的一項創(chuàng)舉，值得推廣。