馮開顏

摘 要 加強(qiáng)電大系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)研究的一部分，各電大工會(huì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化管理和建設(shè)逐漸顯得必要，以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)為手段，把檔案管理工作為網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用服務(wù)對(duì)象，結(jié)合檔案管理學(xué)為指導(dǎo)理論，根據(jù)檔案管理的流程和要求，科學(xué)開展電大系統(tǒng)工會(huì)檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的全過(guò)程。作為電大系統(tǒng)內(nèi)工會(huì)檔案管理信息化是全省工會(huì)工作發(fā)展的方向，是提高工會(huì)檔案服務(wù)職能的基礎(chǔ)性工作。加強(qiáng)和做好各電大學(xué)校工會(huì)檔案管理信息互聯(lián)互通，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下的電大工會(huì)工作中具有十分重要的意義。本文就目前電大工會(huì)檔案管理存在的問(wèn)題，如何互聯(lián)互通以及探討問(wèn)題的解決之策。

關(guān)鍵詞 電大系統(tǒng) 檔案管理 互聯(lián)互通

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1002-7661（2017）01-0004-02

一、加強(qiáng)全省電大工會(huì)檔案管理的必要性

隨著電大系統(tǒng)內(nèi)組織的比賽和活動(dòng)增多，比如全省電大系統(tǒng)內(nèi)羽毛球比賽是由各兄弟學(xué)校工會(huì)組織，組建一個(gè)電大工會(huì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工會(huì)信息互聯(lián)互通很有必要。首先可以進(jìn)一步提升工會(huì)的傳承功能，工會(huì)檔案記錄了工會(huì)組織的優(yōu)秀傳統(tǒng)、歷年來(lái)先進(jìn)教職工的事跡、學(xué)校民主政治建設(shè)、多年的工作總結(jié)等多方面，可以把工會(huì)組織寶貴的精神財(cái)富傳承下去。其次是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)工會(huì)的凝聚功能，工會(huì)檔案中有相當(dāng)一部分是紀(jì)錄工會(huì)組織圍繞教學(xué)科研中心工作、動(dòng)員教職工群眾積極工作、服務(wù)大局的成果，它是廣大教職工的勞動(dòng)結(jié)晶，會(huì)產(chǎn)生一種巨大的向心力和凝聚力。第三是提升工會(huì)的激勵(lì)功能，工會(huì)組織自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的目的之一，就是使全體教職工從內(nèi)心產(chǎn)生一種積極向上的精神、奮發(fā)進(jìn)取的效應(yīng)。最后是提升工會(huì)的服務(wù)功能，工會(huì)檔案的服務(wù)功能體現(xiàn)在圍繞學(xué)校中心工作，服務(wù)于學(xué)校全局性等方面。目前電大的教學(xué)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)已經(jīng)成熟，在此基礎(chǔ)上增加工會(huì)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)在技術(shù)上和經(jīng)濟(jì)上完全具有可行性。電大工會(huì)檔案存錄著全體教職工通過(guò)努力獲得的勞動(dòng)榮譽(yù)和對(duì)電大事業(yè)發(fā)展的貢獻(xiàn)業(yè)績(jī)，是教職工個(gè)人進(jìn)步和學(xué)校發(fā)展所需查證的史料，也是電大事業(yè)發(fā)展依靠教職工辦學(xué)、教職工民主管理、職權(quán)落實(shí)、校務(wù)公開的信息庫(kù)，對(duì)促進(jìn)電大工會(huì)工作的發(fā)展具有非常重要的意義。但目前電大各學(xué)校工會(huì)檔案管理都存在類似的問(wèn)題，都需要大量的調(diào)查和問(wèn)卷，從而提出解決問(wèn)題的方案和對(duì)策。

二、目前電大系統(tǒng)工會(huì)檔案管理存在的問(wèn)題

（1）檔案管理意識(shí)淡薄，尤其是工會(huì)檔案管理。在電大各學(xué)校工會(huì)工作是群眾性的工作，都是一些后勤的工作，相比電大教學(xué)教研工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績(jī)。工會(huì)工作組織的活動(dòng)都是群眾性的，比如組織教職員工爬山、體育競(jìng)技等，讓大家習(xí)慣性認(rèn)為工會(huì)工作就是吹拉彈唱，搞活動(dòng)及發(fā)福利的工作，涉及不到檔案資料。很多電大的工會(huì)干部及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理意識(shí)比較淡薄，對(duì)檔案管理的重要性沒有足夠的認(rèn)識(shí)，甚至對(duì)工會(huì)檔案的收集、歸檔、管理等工作持冷漠的態(tài)度，從未將工會(huì)檔案管理工作納入工會(huì)工作的議事日程，導(dǎo)致工會(huì)檔案管理工作長(zhǎng)期處于手工操作模式，上級(jí)檢查的時(shí)候被動(dòng)應(yīng)付，不可能高質(zhì)量、系統(tǒng)地為工會(huì)工作和電大教學(xué)、科研及宣傳工作服務(wù)。在硬件和軟件基礎(chǔ)投入不多，工會(huì)機(jī)構(gòu)的效能沒有得到發(fā)揮。

（2）作為電大的職工組織，工會(huì)涉及的范圍比較廣泛，其檔案管理制度不健全。工會(huì)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證，工會(huì)檔案管理的人員素質(zhì)有待提高，對(duì)工會(huì)工作缺乏有效的制度與機(jī)制，目前電大系統(tǒng)都不能做到統(tǒng)一管理，該形成的文件不完整、不系統(tǒng)、質(zhì)量不高，更談不上工會(huì)檔案電子化和網(wǎng)絡(luò)化管理。

（3）廣播電視大學(xué)是由中央廣播電視大學(xué)，省級(jí)廣播電視大學(xué)，地市級(jí)、縣級(jí)廣播電視大學(xué)分校和工作站組成的覆蓋中國(guó)大陸的遠(yuǎn)程教育系統(tǒng)。各級(jí)電大學(xué)校都有自己的工會(huì)組織，不定期組織系統(tǒng)內(nèi)的比賽都是由工會(huì)組織的，建立基于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的工會(huì)檔案管應(yīng)用系統(tǒng)勢(shì)在必行，把各級(jí)各校的檔案統(tǒng)一分級(jí)管理有利于讓電大系統(tǒng)的檔案管理工作更規(guī)范。這種網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)的建立可以讓資料歸檔工作制度統(tǒng)一而不至于各自為政，所以學(xué)校應(yīng)盡快建立全國(guó)或全省的工會(huì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)。

（4）檔案管理工作人員素質(zhì)不高，工作規(guī)程不科學(xué)。從事工會(huì)檔案管理的人員滿足于手工管理模式，不求進(jìn)取，抱著混日子的思想。由于領(lǐng)導(dǎo)和人們對(duì)工會(huì)檔案管理工作意識(shí)淡薄，認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)工會(huì)檔案管理不重視，認(rèn)為工會(huì)檔案管理工作簡(jiǎn)單，投入的資金非常少，技術(shù)手段不僅單一而且落后，人員素質(zhì)不高已經(jīng)成為檔案管理的最大問(wèn)題，現(xiàn)代化管理手段也要人員素質(zhì)相適應(yīng)。檔案管理現(xiàn)代化、信息化沒有人員素質(zhì)的提高就無(wú)從談起，更談不到科學(xué)管理。

三、電大工會(huì)檔案管理問(wèn)題解決思路及對(duì)策

（1）各電大工會(huì)組織盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化，建立各種的工會(huì)檔案管理站點(diǎn)。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理者和部門之間，不同程度上的信息分隔，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息流程不科學(xué)，因而難以滿足個(gè)體和群體對(duì)信息的需要。要改變這種現(xiàn)狀，就需要實(shí)現(xiàn)高校工會(huì)檔案管理工作現(xiàn)代化，即建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化工具和手段管理信息，從而提高信息的規(guī)范程度與利用效率。把歷年的檔案電子化，通過(guò)文字輸入、掃描和拍照的方式實(shí)現(xiàn)信息電子化。

（2）構(gòu)建全省，甚至全國(guó)的電大系統(tǒng)工會(huì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，把各站點(diǎn)聯(lián)系起來(lái)，組建工會(huì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電大系統(tǒng)工會(huì)檔案管理科學(xué)化和網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)信息互聯(lián)互通。用先進(jìn)的電子信息技術(shù)來(lái)構(gòu)建工會(huì)檔案管理工作的整個(gè)信息系統(tǒng)。工會(huì)檔案管理工作現(xiàn)代化涉及到很多先進(jìn)的技術(shù)，主要包括數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。工會(huì)檔案管理應(yīng)用多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，首先要建立起工會(huì)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，包括文字信息數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這是整個(gè)信息系統(tǒng)的源泉。數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容要豐富，要涵蓋工會(huì)各方面的綜合信息，以提供更大范圍內(nèi)的應(yīng)用。

（3）進(jìn)行前瞻性研究。檔案管理運(yùn)用大數(shù)據(jù)的策略，對(duì)檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一管理或統(tǒng)一備份大數(shù)據(jù)技術(shù)支持龐大數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和處理，使檔案資源的統(tǒng)一管理或統(tǒng)一備份成為可能。尋求和大數(shù)據(jù)開發(fā)公司合作，開發(fā)適合檔案行業(yè)的大數(shù)據(jù)分析工具。大數(shù)據(jù)技術(shù)寬泛復(fù)雜，一個(gè)行業(yè)想引入大數(shù)據(jù)，就需要打破專業(yè)限制，尋求和專門的大數(shù)據(jù)開發(fā)公司合作，避免擁有大量數(shù)據(jù)的電大系統(tǒng)造成數(shù)據(jù)資源浪費(fèi)，只有通過(guò)熟悉檔案行業(yè)的檔案工作者與專門進(jìn)行大數(shù)據(jù)開發(fā)的專業(yè)公司或人才合作，才能開發(fā)出適合檔案行業(yè)特點(diǎn)的大數(shù)據(jù)分析工具。

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（責(zé)任編輯 曾 卉）