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        電大系統(tǒng)工會檔案網(wǎng)絡(luò)管理探討

        2017-02-06 15:49:54馮開顏
        讀寫算·素質(zhì)教育論壇 2017年1期
        關(guān)鍵詞:互聯(lián)互通檔案管理

        馮開顏

        摘 要 加強(qiáng)電大系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)研究的一部分,各電大工會檔案管理網(wǎng)絡(luò)化管理和建設(shè)逐漸顯得必要,以計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)為手段,把檔案管理工作為網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用服務(wù)對象,結(jié)合檔案管理學(xué)為指導(dǎo)理論,根據(jù)檔案管理的流程和要求,科學(xué)開展電大系統(tǒng)工會檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的全過程。作為電大系統(tǒng)內(nèi)工會檔案管理信息化是全省工會工作發(fā)展的方向,是提高工會檔案服務(wù)職能的基礎(chǔ)性工作。加強(qiáng)和做好各電大學(xué)校工會檔案管理信息互聯(lián)互通,在互聯(lián)網(wǎng)時代下的電大工會工作中具有十分重要的意義。本文就目前電大工會檔案管理存在的問題,如何互聯(lián)互通以及探討問題的解決之策。

        關(guān)鍵詞 電大系統(tǒng) 檔案管理 互聯(lián)互通

        中圖分類號:G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1002-7661(2017)01-0004-02

        一、加強(qiáng)全省電大工會檔案管理的必要性

        隨著電大系統(tǒng)內(nèi)組織的比賽和活動增多,比如全省電大系統(tǒng)內(nèi)羽毛球比賽是由各兄弟學(xué)校工會組織,組建一個電大工會網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),實現(xiàn)工會信息互聯(lián)互通很有必要。首先可以進(jìn)一步提升工會的傳承功能,工會檔案記錄了工會組織的優(yōu)秀傳統(tǒng)、歷年來先進(jìn)教職工的事跡、學(xué)校民主政治建設(shè)、多年的工作總結(jié)等多方面,可以把工會組織寶貴的精神財富傳承下去。其次是通過網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)工會的凝聚功能,工會檔案中有相當(dāng)一部分是紀(jì)錄工會組織圍繞教學(xué)科研中心工作、動員教職工群眾積極工作、服務(wù)大局的成果,它是廣大教職工的勞動結(jié)晶,會產(chǎn)生一種巨大的向心力和凝聚力。第三是提升工會的激勵功能,工會組織自身形象和價值觀建設(shè)的目的之一,就是使全體教職工從內(nèi)心產(chǎn)生一種積極向上的精神、奮發(fā)進(jìn)取的效應(yīng)。最后是提升工會的服務(wù)功能,工會檔案的服務(wù)功能體現(xiàn)在圍繞學(xué)校中心工作,服務(wù)于學(xué)校全局性等方面。目前電大的教學(xué)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)已經(jīng)成熟,在此基礎(chǔ)上增加工會檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)在技術(shù)上和經(jīng)濟(jì)上完全具有可行性。電大工會檔案存錄著全體教職工通過努力獲得的勞動榮譽(yù)和對電大事業(yè)發(fā)展的貢獻(xiàn)業(yè)績,是教職工個人進(jìn)步和學(xué)校發(fā)展所需查證的史料,也是電大事業(yè)發(fā)展依靠教職工辦學(xué)、教職工民主管理、職權(quán)落實、校務(wù)公開的信息庫,對促進(jìn)電大工會工作的發(fā)展具有非常重要的意義。但目前電大各學(xué)校工會檔案管理都存在類似的問題,都需要大量的調(diào)查和問卷,從而提出解決問題的方案和對策。

        二、目前電大系統(tǒng)工會檔案管理存在的問題

        (1)檔案管理意識淡薄,尤其是工會檔案管理。在電大各學(xué)校工會工作是群眾性的工作,都是一些后勤的工作,相比電大教學(xué)教研工作那樣容易引人注意,也不容易取得明顯成績。工會工作組織的活動都是群眾性的,比如組織教職員工爬山、體育競技等,讓大家習(xí)慣性認(rèn)為工會工作就是吹拉彈唱,搞活動及發(fā)福利的工作,涉及不到檔案資料。很多電大的工會干部及領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理意識比較淡薄,對檔案管理的重要性沒有足夠的認(rèn)識,甚至對工會檔案的收集、歸檔、管理等工作持冷漠的態(tài)度,從未將工會檔案管理工作納入工會工作的議事日程,導(dǎo)致工會檔案管理工作長期處于手工操作模式,上級檢查的時候被動應(yīng)付,不可能高質(zhì)量、系統(tǒng)地為工會工作和電大教學(xué)、科研及宣傳工作服務(wù)。在硬件和軟件基礎(chǔ)投入不多,工會機(jī)構(gòu)的效能沒有得到發(fā)揮。

        (2)作為電大的職工組織,工會涉及的范圍比較廣泛,其檔案管理制度不健全。工會檔案管理工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證,工會檔案管理的人員素質(zhì)有待提高,對工會工作缺乏有效的制度與機(jī)制,目前電大系統(tǒng)都不能做到統(tǒng)一管理,該形成的文件不完整、不系統(tǒng)、質(zhì)量不高,更談不上工會檔案電子化和網(wǎng)絡(luò)化管理。

        (3)廣播電視大學(xué)是由中央廣播電視大學(xué),省級廣播電視大學(xué),地市級、縣級廣播電視大學(xué)分校和工作站組成的覆蓋中國大陸的遠(yuǎn)程教育系統(tǒng)。各級電大學(xué)校都有自己的工會組織,不定期組織系統(tǒng)內(nèi)的比賽都是由工會組織的,建立基于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的工會檔案管應(yīng)用系統(tǒng)勢在必行,把各級各校的檔案統(tǒng)一分級管理有利于讓電大系統(tǒng)的檔案管理工作更規(guī)范。這種網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)的建立可以讓資料歸檔工作制度統(tǒng)一而不至于各自為政,所以學(xué)校應(yīng)盡快建立全國或全省的工會檔案管理網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)。

        (4)檔案管理工作人員素質(zhì)不高,工作規(guī)程不科學(xué)。從事工會檔案管理的人員滿足于手工管理模式,不求進(jìn)取,抱著混日子的思想。由于領(lǐng)導(dǎo)和人們對工會檔案管理工作意識淡薄,認(rèn)識不到位,對工會檔案管理不重視,認(rèn)為工會檔案管理工作簡單,投入的資金非常少,技術(shù)手段不僅單一而且落后,人員素質(zhì)不高已經(jīng)成為檔案管理的最大問題,現(xiàn)代化管理手段也要人員素質(zhì)相適應(yīng)。檔案管理現(xiàn)代化、信息化沒有人員素質(zhì)的提高就無從談起,更談不到科學(xué)管理。

        三、電大工會檔案管理問題解決思路及對策

        (1)各電大工會組織盡快實現(xiàn)檔案信息化,建立各種的工會檔案管理站點。由于是手工管理,就不可避免地造成了不同管理者和部門之間,不同程度上的信息分隔,使信息內(nèi)容不規(guī)范,信息流程不科學(xué),因而難以滿足個體和群體對信息的需要。要改變這種現(xiàn)狀,就需要實現(xiàn)高校工會檔案管理工作現(xiàn)代化,即建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統(tǒng),用現(xiàn)代化工具和手段管理信息,從而提高信息的規(guī)范程度與利用效率。把歷年的檔案電子化,通過文字輸入、掃描和拍照的方式實現(xiàn)信息電子化。

        (2)構(gòu)建全省,甚至全國的電大系統(tǒng)工會網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),把各站點聯(lián)系起來,組建工會網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),實現(xiàn)電大系統(tǒng)工會檔案管理科學(xué)化和網(wǎng)絡(luò)化,實現(xiàn)信息互聯(lián)互通。用先進(jìn)的電子信息技術(shù)來構(gòu)建工會檔案管理工作的整個信息系統(tǒng)。工會檔案管理工作現(xiàn)代化涉及到很多先進(jìn)的技術(shù),主要包括數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。工會檔案管理應(yīng)用多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),首先要建立起工會信息數(shù)據(jù)庫,包括文字信息數(shù)據(jù)庫和多媒體信息數(shù)據(jù)庫,這是整個信息系統(tǒng)的源泉。數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容要豐富,要涵蓋工會各方面的綜合信息,以提供更大范圍內(nèi)的應(yīng)用。

        (3)進(jìn)行前瞻性研究。檔案管理運用大數(shù)據(jù)的策略,對檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一管理或統(tǒng)一備份大數(shù)據(jù)技術(shù)支持龐大數(shù)據(jù)的存儲和處理,使檔案資源的統(tǒng)一管理或統(tǒng)一備份成為可能。尋求和大數(shù)據(jù)開發(fā)公司合作,開發(fā)適合檔案行業(yè)的大數(shù)據(jù)分析工具。大數(shù)據(jù)技術(shù)寬泛復(fù)雜,一個行業(yè)想引入大數(shù)據(jù),就需要打破專業(yè)限制,尋求和專門的大數(shù)據(jù)開發(fā)公司合作,避免擁有大量數(shù)據(jù)的電大系統(tǒng)造成數(shù)據(jù)資源浪費,只有通過熟悉檔案行業(yè)的檔案工作者與專門進(jìn)行大數(shù)據(jù)開發(fā)的專業(yè)公司或人才合作,才能開發(fā)出適合檔案行業(yè)特點的大數(shù)據(jù)分析工具。

        參考文獻(xiàn):

        [1]馮惠玲.電子文件的雙重鑒定《擁有新記憶——電子文件管理研究》摘要之三[J].檔案學(xué)通訊,1998,(3):33.

        [2]曹麥寧.高校工會檔案管理信息化建設(shè)[J].楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2010,(9).

        [3]李小晨.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案,2013,(6):18.

        (責(zé)任編輯 曾 卉)

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