郭亮
(河北省孟村縣市場監(jiān)督管理局河北孟村061400)
新形勢下檔案管理工作的思考
郭亮
(河北省孟村縣市場監(jiān)督管理局河北孟村061400)
檔案工作是單位基礎性工作,為了有效地發(fā)揮檔案的作用,必須規(guī)范檔案管理工作,并從以下幾個方面夯實檔案工作基礎。
一是將檔案工作納入單位年度工作計劃當中,抓好抓實。二是檔案機構管理人員轉(zhuǎn)換觀念,根據(jù)檔案法的要求結(jié)合本單位的實際制定單位檔案管理辦法或工作方案,依法管理檔案。三是堅持檔案管理質(zhì)量第一的原則,按照上級制定的檔案規(guī)范化管理標準開展工作。四是根據(jù)檔案管理工作的特點,在本單位預立卷部門建立專兼職檔案管理隊伍,根據(jù)檔案工作要求各負其責,按單位檔案管理規(guī)范管理檔案。五是加大經(jīng)費投入力度,首先,按照國家關于檔案庫房建設標準要求,高標準建設檔案館或檔案室、檔案庫房等硬件設施;其次,購置檔案工作所必須的計算機、復印機、掃描儀和開發(fā)檔案管理軟件等,保證檔案工作順利進行;為了推進檔案數(shù)字化工作進程,必須配備數(shù)字化工作所必需的專門服務器、大容量數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡版檔案管理軟件等關鍵性設備。
不論是過去的手工管理檔案,還是當前計算機管理檔案,對檔案管理人員的要求都很高。因為檔案工作人員的素質(zhì)的高低直接影響到檔案實體管理質(zhì)量好壞。要提升檔案管理質(zhì)量就必須提升檔案人員崗位工作水平。檔案工作是業(yè)務性強、技能操作性強的工作,看起來實際操作既簡單,又繁瑣,但要培養(yǎng)一名合格檔案人員需要較長時間實踐積累過程?;谏鲜隼碛?,檔案人員的工作應相對保持穩(wěn)定,同樣分管理領導也不宜頻繁變動。因此,單位在考慮檔案工作時,工作隊伍的穩(wěn)定應擺在第一位,從不同角度考慮檔案工作的長遠目標,提升檔案管理水平,推進檔案數(shù)字化工作,為檔案信息資源的利用創(chuàng)造出良好的服務環(huán)境。
檔案工作要進入更高服務境界,完善的工作制度必不可少。完善單位檔案管理制度的過程,也是反思單位檔案工作水平的過程,必須堅持單位檔案管理辦法或?qū)嵤┘殑t的要求,根據(jù)檔案工作的實際需要制定相應管理制度。單位檔案管理制度制定必須全面梳理單位檔案工作,建立科學的管理制度,一是要明確檔案工作基本流程;二是要建立檔案接收、整理、歸檔和進庫制度,要建立檔案安全保管、合理利用制度??傊?,各種制度的建立都要緊緊圍繞檔案工作有序開展進行。單位領導要組織力量不定期對檔案管理制度執(zhí)行狀況進行監(jiān)管,確保制度的建立發(fā)揮其應有作用。
檔案工作要確保工作的長久活力,必須學習先進單位的管理經(jīng)驗,采取激勵的方針,建立切實可行的工作機制,創(chuàng)新管理模式。檔案工作是一項較為復雜的系統(tǒng)工作,涉及面廣,工作任務重,不僅有重復性手工勞動,又有復雜的收集、整理、歸檔、進庫及提供利用的內(nèi)容,過程極其繁瑣。如果沒有制定有效的激勵工作機制,很難有效保證其工作的有序并穩(wěn)步推進,單位檔案整體工作很難落到實處。因此,單位檔案機構要根據(jù)本單位的實際情況,設定好單位檔案工作的目標,同時必須做好單位檔案工作激勵機制的制定工作,來有效約束單位檔案工作人員,有效的激勵工作機制必然與工作人員的業(yè)績捆綁在一起,也與管理人員的績效掛鉤,只有這樣才能按照上級制定的規(guī)范化管理目標有序進行,為順利完成本單位檔案工作任務提供堅強的保證。
隨著科學技術的進步,計算機技術、大數(shù)據(jù)技術和云計算技術等現(xiàn)代化管理技術已經(jīng)被大部分單位采用。檔案管理各單位也在積極推進館藏檔案數(shù)字化工作,檔案管理已經(jīng)進入數(shù)字化時代。因此,單位檔案工作也要與時俱進,積極引進檔案現(xiàn)代化管理技術,推進檔案工作全面實現(xiàn)數(shù)字化管理。值得注意的是,檔案管理現(xiàn)代化,不僅僅是儀器設備現(xiàn)代化,更重要的是檔案工作人員要先行掌握現(xiàn)代化管理技術,否則一切將成為一句空話。因此,要很好地應用現(xiàn)代化技術管理檔案,首先,檔案管理人員先行掌握現(xiàn)代化檔案管理技術;其次,根據(jù)單位檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化技術管理的需要,應選購優(yōu)質(zhì)檔案管理軟件,全面配齊檔案工作所需軟硬件設備;第三,要積極建構檔案管理網(wǎng)站,建立數(shù)字化檔案信息資源遠程服務平臺,為外地檔案利用者提供服務;第四,把好檔案信息資源安全關,必須做到檔案信息化的保護工作從根源上抓起,阻斷各種可能危及檔案信息資源安全的途徑,注意要對儲存載體進行定期養(yǎng)護、檔案信息定時備份與更新、檔案文件加密和安裝防火墻等。