樊玉鳳

廣州大學松田學院，廣東 廣州 511370

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關于高校學生檔案管理規(guī)范化問題研究

樊玉鳳*

廣州大學松田學院，廣東 廣州 511370

高校學生檔案可以說是連接高校和社會的橋梁，能夠為企業(yè)的人才聘用提供參考，同時還能夠為人才開發(fā)工作的實施提供有力依據。因此，做好高校學生檔案管理工作顯得尤為重要，而且必須要從根本上提高檔案管理水平，確保檔案管理的規(guī)范化進程，最大化的發(fā)揮學生檔案的作用和應用價值。本文將重點就如何規(guī)范高校學生檔案管理工作進行探討。

高校；學生檔案；管理；規(guī)范化

高校學生檔案管理在高校學生管理工作當中處在不可替代的地位，不僅能夠用于學生教育管理，提升學生管理工作的質量和效率，還能夠有效運用到畢業(yè)生的就業(yè)上，為畢業(yè)生的未來發(fā)展和就業(yè)奠定堅實的基礎。因此，高校必須從根本上提高對學生檔案管理工作的重視程度，并在管理工作當中積極探究規(guī)范化管理的相關問題，及時解決學生檔案管理實際工作中的難題和疏漏，提出針對性的規(guī)范管理措施。

一、樹立檔案規(guī)范管理意識

學生檔案管理能夠全方位的體現高校學生個人信息，在學生的未來發(fā)展當中都起著關鍵性作用。全面推進高校學生檔案管理的規(guī)范化進程是做好學生檔案工作的當務之急，而且前提條件就是需要在思想方面進行根本轉變，并做好制度的構建和完善工作。一方面，高校需要依據《檔案法》的相關規(guī)定和法律條款并且整合學校學生檔案管理工作的實際需要來建立檔案管理制度，并指出實際的實施細則，使得學生檔案管理工作能夠在法律的規(guī)范和管理之下進行，提高管理的規(guī)范化以及科學性，進而從根本上保障管理實效。高校也需要加大對檔案管理法律和規(guī)章的宣傳，增強檔案管理工作人員的法律意識和自覺性。另一方面，高校要積極組織關于檔案工作的教育培訓活動，豐富檔案管理人員以及廣大師生的檔案意識，能夠充分意識到規(guī)范化檔案管理的重要性，使得檔案管理的規(guī)范化進程不斷推進。要注意的是，教育培訓活動的形式要豐富多樣，加大規(guī)范化檔案管理的宣傳，無論是直接參與到檔案管理的人員還是間接參與或者直接影響檔案規(guī)范化管理的人員都需要積極參與其中，在填寫、變更、備份等工作的實施過程中確保規(guī)范和真實。

二、提高檔案規(guī)范管理素質

高校的檔案職能部門在學生檔案規(guī)范化管理實現當中起著重要作用，要從根本上提升檔案管理工作人員的綜合素質，更好的服務于學生檔案管理的相關工作，提升規(guī)范管理的實施成效。高校檔案部門必須將規(guī)范化管理納入到部門的服務以及管理理念當中，并根據規(guī)范管理的實際需求和需要來不斷完善檔案管理機制，及時發(fā)現和解決管理中的問題，從而提高管理效果。第一，高?？梢园凑諏W生檔案規(guī)范管理的要求設置特別崗位，并專門聘請專業(yè)人員來處理學生檔案工作，并為檔案管理部門提供指導。第二，高校要積極組織檔案管理人員參與多種形式的教育培訓活動中來，使得他們能夠不斷的學習充電，掌握豐富的專業(yè)知識、技能，提高檔案的規(guī)范化管理水平。人員的教育培訓活動方式多種多樣，可以組織檔案管理人員定期進行業(yè)務交流，也可以為他們提供進修機會，不斷豐富他們的理論和實踐知識。另外，還要加強對檔案管理人員職業(yè)素質的教育，使得他們能夠用認真負責的工作態(tài)度為自身的工作崗位和學生負責。

三、規(guī)范檔案收集傳遞工作

當前高校在學生檔案管理工作當中有著非常普遍的一個問題是認為檔案管理工作是檔案部門的職責，廣大師生都不用參與其中，從而影響到學生檔案收集工作的規(guī)范化和合理性，相應的也會影響到檔案傳遞工作的實施。為了改變這一現狀，做好學生檔案管理的規(guī)范化工作，必須要做到：第一，在檔案的收集工作實施中，除了要發(fā)揮檔案管理職能部門的作用以外，還需要發(fā)動廣大師生將學生檔案的相關材料進行收集和入檔，提高檔案管理的實效性以及完整性。輔導員要做好帶頭作用，對所帶班級學生的檔案資料進行收集和匯總，而相關的檔案管理人員需要在這一過程中做好指導工作，并做最后的接收匯總。學生干部也要積極發(fā)揮自身的作用，配合各個部門來收集和整理檔案，保障收集的資料完整真實和全面。第二，確保學生檔案及時傳遞。招生方式改革工作正在全面進行，那么教委需要發(fā)揮自身職能，采取合理有效措施來把考生檔案及時有效的傳遞到錄取院校。而畢業(yè)生的檔案也要及時傳遞到相關的用人單位，為學生的就業(yè)提供有效幫助和支持。

四、改進檔案管理薄弱環(huán)節(jié)

高校學生檔案管理工作的規(guī)范發(fā)展進程在逐步加快，檔案管理的實效性也有了很大程度的提升，但是仍然不能忽視檔案管理存在薄弱環(huán)節(jié)，這直接影響到檔案信息的完整性和連續(xù)性，不僅加大了管理的難度，還會對方案的有效利用造成不利影響。對此，高校必須出臺相應的管理措施來改進薄弱環(huán)節(jié)。首先，國家要規(guī)范高考考生電子檔案內容，使得學生的基本情況信息能夠更加清晰準確；考生的原招生部門和錄取院校要加強互動溝通，將學生檔案進行互聯，確保學生檔案信息的真實和完整。其次，高校要從自身出發(fā)制定出一整套符合學生檔案管理要求，能夠滿足規(guī)范化管理需要以及有助于學生檔案應用的管理系統(tǒng)，并加大部門之間的關聯以及合作，使得檔案信息管理的規(guī)范化得到保護。最后，輔導員要做好學生整個學習過程的跟蹤和記錄工作，把握好檔案信息細節(jié)，有效降低檔案規(guī)范化管理的難度，提高檔案的真實性和連續(xù)性。通過最大化的發(fā)揮高校部門的聯合作用，發(fā)揮國家相關部門的保障作用，就能夠更加有效的解決高校學生檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)問題，確保高校學生檔案管理的穩(wěn)定持續(xù)進步。

高校學生檔案管理規(guī)范化改進是當前高校學生檔案管理工作的重點，在高校學生管理和教育發(fā)展進程中有著至關重要的作用，而且實現檔案的規(guī)范化管理也是高校管理工作改革創(chuàng)新的重要舉措。因此，高校要加大對學生檔案管理規(guī)范化問題的研究，制定全面的管理目標，在具體工作當中要注重樹立檔案規(guī)范管理意識，提高檔案規(guī)范管理素質，規(guī)范檔案收集傳遞工作，改進檔案管理薄弱環(huán)節(jié)，形成規(guī)范化和系統(tǒng)化的檔案管理機制。

[1]黃敏.如何發(fā)揮高校學生檔案管理的育人作用[J].科教導刊，2014(9)：215-216.

[2]李英杰.談高校學生檔案的作用[J].鎮(zhèn)江高專學報，2013(8)：89-90.

[3]黃艷.基于高校學生檔案管理工作的規(guī)范化思考[J].湖北經濟學院學報，2013(3)：51-52.

樊玉鳳(1974-)，女，湖北人，本科，廣州大學松田學院，主要研究方向：檔案管理。

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