孫登科

濰坊護理職業(yè)學(xué)院，山東 濰坊 261041

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論高校檔案管理的信息化

孫登科

濰坊護理職業(yè)學(xué)院，山東 濰坊 261041

高等院校作為一個可以向社會提供人才的平臺，不但是獲取信息的源頭，也是應(yīng)用信息的主體。而隨著當(dāng)今社會信息化的發(fā)展，將高等院校檔案管理推向了一個全新的時代。目前，我國高校的檔案管理面對著眾多的挑戰(zhàn)。本文以高校檔案管理額額內(nèi)容、存在的問題，等展開討論，討論如何將信息化管理應(yīng)用到檔案管理中。

高等院校；檔案管理；信息化

檔案信息作為一種公眾資源，它的價值已經(jīng)被現(xiàn)代的社會和人們所認(rèn)可。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，我國電子計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息管理技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，將高校檔案管理推向了另一個全新的時代。為了適應(yīng)信息化的潮流，所以檔案管理也開始了信息化的建設(shè)，是為了能夠更好的為學(xué)校提供服務(wù)、提高高等院校管理的技術(shù)水平。而且信息化管理的建設(shè)，有利于高校檔案資源的開發(fā)和急用，實現(xiàn)資源的完整共享。

一、高校檔案信息的內(nèi)容

近幾年來，隨著我國科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，需要的人才也越來越多。因此，我國的許多高校開始建立自己的檔案信息管理室，這些檔案信息都是每一個行業(yè)，每一個專業(yè)頂級的人才。包括書法人才，畫畫專家等等。而高等院校作為一個可以向社會提供人才的平臺，建立檔案信息更有利于跟別人實現(xiàn)資源共享。

二、高校檔案信息的主要作用

高校檔案信息是為社會提供人才的一個平臺，是社會獲取信息資源的源頭，它可以供各個企業(yè)公司參考，而且不會弄虛作假，它可以為人們提供便利，為需要人才的公司和企業(yè)提供可供參考的人才資源信息。

三、高校檔案信息管理存在的問題

(一)思想落后

受傳統(tǒng)思想的束縛，一些高等院校的檔案信息管理仍很落后，大多都為紙質(zhì)版，這樣做的不利之處在于，隨著時間的推移，紙的質(zhì)量會發(fā)生變化的，而且上面的內(nèi)容也會隨著時間的推移也會變得模糊起來的，當(dāng)需要的時候拿出來估計都已經(jīng)完全作廢，根本不能被人們所需要。

(二)管理模式落后

在當(dāng)今世界的發(fā)展之下，我國高校檔案的管理模式也存在落后的現(xiàn)象。主要由于受傳統(tǒng)管理模式的影響，使得高校檔案管理的模式止步不前。在這樣的狀況下，就不利于檔案信息的收集和共享。而且高校內(nèi)的檔案信息只允許本校的人參考，不對外公開的，這樣就極大的限制了檔案信息的傳播，使檔案信息也失去了自身的價值。

(三)技術(shù)服務(wù)因素

隨著電腦的普及，數(shù)字化時代的到來，許多高校檔案的管理仍為紙質(zhì)版，這樣既不利于信息的完整保存，又不利于資源的共享。這樣就會是的檔案信息利用率低，使檔案信息止步不前，不能進(jìn)一步優(yōu)化。

四、高校檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

(一)建立多媒體檔案數(shù)據(jù)庫

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計算機的迅速發(fā)展，我們應(yīng)該充分利用計算機的處，對檔案信息的管理建立起多媒體數(shù)據(jù)庫，按照信息的檔案的時間，類別，規(guī)格，儲存等類別一次的錄入電腦。

(二)建立基于Web的服務(wù)系統(tǒng)

在高等院校的檔案管理工作中，計算機錄用信息已經(jīng)成為了最主要的服務(wù)方式，用戶可以根據(jù)自己的意志去尋找自己所需要的檔案的信息，并且能夠輕松的找到進(jìn)行瀏覽跟記錄。

五、高校檔案管理信息化建設(shè)的舉措

(一)強化基礎(chǔ)設(shè)施

以前注重的是硬件設(shè)施，但是隨著時間的推移與社會的進(jìn)步，我們越來越重視軟件設(shè)施，主要包括檔案的管理方式、規(guī)章制度等等。還有就是管理人員的管理意識，并且強化管理人員的檔案管理的工作意識，注重軟件設(shè)施并不是說硬件設(shè)施就不再重視，硬件設(shè)施的完善，能夠?qū)浖O(shè)施的完善提供更好的保障。所以加強硬件設(shè)施的建設(shè)還是很有必要的。

(二)強化現(xiàn)代信息化技術(shù)對檔案信息化管理的作用

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術(shù)也越來越受到人們的高度重視，而且檔案信息的管理工作又是非常的復(fù)雜，所以現(xiàn)代化信息技術(shù)剛好可以給檔案管理帶來便捷的管理方式，不如將信息儲存在電腦中，什么時候都不會丟，什么時候用把它整理出來就好了。

(三)大力培養(yǎng)檔案信息管理的創(chuàng)新型人才

當(dāng)今世界，雖然技術(shù)的發(fā)展很快，為了適應(yīng)時代的發(fā)展，我們必須加強人才的培養(yǎng)。雖然俗話說：技術(shù)進(jìn)步是重點，但是教育是核心，人才才是最關(guān)鍵的。隨著世界全球化的發(fā)展，信息化革命也在不停的進(jìn)行。當(dāng)前要加強高校檔案信息的管理，信息化水平的管理，我們必須培養(yǎng)這方面的創(chuàng)新型人才，以促進(jìn)我國高校檔案信息管理的信息化的建設(shè)。

(四)加強檔案信息管理的安全工作

電子信息的發(fā)展固然是好事，但是任何事物都有它的兩面性，那么有人就會鉆信息的空子，網(wǎng)絡(luò)的空隙。這樣一來，有點人利用自己的技術(shù)，就是通過自己的電腦去盜取別人的隱私，從而是檔案信息丟失。所以，我們沿加強檔案信息管理的安全工作，不要讓非法人員去盜取。

六、結(jié)束語

高等院校作為一個可以向社會提供人才的平臺，不但是獲取信息的源頭，也是應(yīng)用信息的主體。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，我國電子計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息管理技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，將高校檔案管理推向了另一個全新的時代。為了適應(yīng)信息化的潮流，所以檔案管理也開始了信息化的建設(shè)，是為了能夠更好的為學(xué)校提供服務(wù)，提高高等院校管理的技術(shù)水平。

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