辛 燕

大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作探析

辛 燕*

日照市公路管理局，山東 日照 276800

在大數(shù)據(jù)時(shí)代條件下，檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展契機(jī)，本文從大數(shù)據(jù)時(shí)代條件下檔案管理工作所面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)出發(fā)，探討分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代條件下的檔案管理工作優(yōu)化路徑選擇。

大數(shù)據(jù)；檔案管理；路徑

近年來隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，人類社會(huì)逐漸步入大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)成了競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵所在。檔案管理工作以保存、提供數(shù)據(jù)資料為主要任務(wù)，具體包括數(shù)據(jù)檔案的收集、整理、鑒定、保管以及查詢等環(huán)節(jié)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作必須要采用大數(shù)據(jù)時(shí)代的新技術(shù)、新方法才能更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)資料信息的更新和存儲(chǔ)，才能讓檔案管理工作在新的時(shí)代背景條件下發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值。

一、檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展新機(jī)遇

(一)更為便捷的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份

傳統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式，受存儲(chǔ)空間的限制，在長(zhǎng)時(shí)間大量存入檔案數(shù)據(jù)之后，就會(huì)出現(xiàn)存儲(chǔ)空間不足的情況。而對(duì)各企事業(yè)單位來說，其所需存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)資料往往非常龐大，且需要持續(xù)性的存儲(chǔ)，在傳統(tǒng)存儲(chǔ)方式下，一般通過分別存儲(chǔ)或者刪除舊數(shù)據(jù)的方式予以解決，這一方面加大了數(shù)據(jù)信息的查詢難度，同時(shí)容易造成重要信息資料的損失。大數(shù)據(jù)條件下，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和備份難題在很大程度上被克服，大數(shù)據(jù)技術(shù)帶來了巨量的存儲(chǔ)空間，并且能夠提供迅速便捷的備份和查詢。

(二)不斷升級(jí)的檔案管理工作新技術(shù)

檔案管理工作中，對(duì)所存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行檢索和查找是一項(xiàng)基本內(nèi)容，隨著數(shù)據(jù)存儲(chǔ)時(shí)間的久遠(yuǎn)以及大量同質(zhì)數(shù)據(jù)的存在，檢索和查找信息往往耗費(fèi)大量時(shí)間精力。大數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)則有效解決了傳統(tǒng)檔案管理工作中的這一難題，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和檢索的速度極大提升，在大數(shù)據(jù)技術(shù)基礎(chǔ)上，檔案管理工作能夠運(yùn)用全新的搜索引擎，對(duì)數(shù)據(jù)資料實(shí)現(xiàn)有層次、有維度的整理，數(shù)據(jù)檢索、分析自動(dòng)化，從而為科學(xué)決策提供更加有力的支撐。

(三)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率的提升和成本的下降

大數(shù)據(jù)時(shí)代條件下，快速有效的新的存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)處理方式被廣泛采用，這就大大提升了各企事業(yè)單位檔案管理工作效率，同時(shí)，隨著檔案數(shù)據(jù)電子化、信息化程度的逐漸提升，傳統(tǒng)的紙質(zhì)保管模式在大多數(shù)領(lǐng)域逐漸被取代，這在很大程度上克服了存儲(chǔ)檔案材料對(duì)存儲(chǔ)空間、紙張、櫥柜等物質(zhì)載體的耗費(fèi)，在數(shù)據(jù)管理上的時(shí)間和財(cái)力成本都得到很大程度的降低。

二、檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代面臨的挑戰(zhàn)

(一)檔案管理工作的理念和流程需要更新

傳統(tǒng)檔案管理工作對(duì)于檔案材料的處理，一般是按照分類、標(biāo)記、整理、歸檔進(jìn)行操作。在大數(shù)據(jù)條件下，數(shù)據(jù)信息前所未有的豐富，所需存儲(chǔ)的信息內(nèi)容繁多，信息數(shù)據(jù)之間互有交叉，互相銜接，如果用傳統(tǒng)模式，在信息分類這一環(huán)節(jié)就很難有效及時(shí)進(jìn)行，更不論標(biāo)記、整理、歸檔等環(huán)節(jié)。因此，檔案管理工作必須要更新工作理念，優(yōu)化工作流程，形成大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作思維和方式方法。

(二)檔案管理數(shù)據(jù)資料保存形式需要改變

大數(shù)據(jù)條件下，檔案材料種類繁多，區(qū)別于傳統(tǒng)的以紙質(zhì)載體進(jìn)行檔案資料保存處理的方式，當(dāng)今檔案數(shù)據(jù)資料更多的以電子文檔、圖片及視音頻的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。檔案資料保存方式相應(yīng)的也需要不斷豐富和拓展，對(duì)于機(jī)密程度不高，又紛繁復(fù)雜的原始數(shù)據(jù)資料需要通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行分門別類，及時(shí)有效的存儲(chǔ)，便于在需要時(shí)能夠及時(shí)整理出來，為相關(guān)決策提供支持。

(三)檔案管理人員的綜合素質(zhì)需要全面提升

大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作首要的特點(diǎn)就是檔案數(shù)據(jù)種類的多樣化以及相關(guān)處理方式的復(fù)雜化，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，相關(guān)工作人員不但要具備科學(xué)的管理思路和從業(yè)理念，還需要能夠充分熟練的運(yùn)用各種現(xiàn)代信息技術(shù)和現(xiàn)代信息處理手段對(duì)多種類型的檔案資料進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作迫切需要檔案管理人員更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，提高運(yùn)用新技術(shù)的能力。

三、檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代條件下的優(yōu)化路徑

(一)著力強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)的安全性

大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅速發(fā)展在提供便捷的檔案存儲(chǔ)、整理和提取技術(shù)的同時(shí)，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作也面臨新的考驗(yàn)，其中大數(shù)據(jù)條件下檔案數(shù)據(jù)多以電子數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，這種存數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式一旦發(fā)生安全事故，容易造成大量的，不可逆的數(shù)據(jù)損失，檔案數(shù)據(jù)的安全性就尤為重要。不同于傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的安全保障措施，大數(shù)據(jù)條件下檔案數(shù)據(jù)安全更多是依賴于網(wǎng)絡(luò)的安全和檔案管理人員信息安全技術(shù)水平的高低。因此，檔案管理工作要建立健全信息安全管理制度，通過制度化的措施強(qiáng)化檔案管理人員責(zé)任意識(shí)，并通過監(jiān)督制度實(shí)施來強(qiáng)化數(shù)據(jù)安全保障，切實(shí)提升檔案數(shù)據(jù)的安全。

(二)重點(diǎn)提升檔案管理人員的能力素質(zhì)

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)突飛猛進(jìn)發(fā)展的條件下，檔案管理工作更多的需要對(duì)信息技術(shù)以及大數(shù)據(jù)的處理和把握能力，在此背景下，要促進(jìn)檔案管理工作的良性發(fā)展，就必須要優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，注重新生力量和新鮮血液的輸入，在優(yōu)化從業(yè)人員構(gòu)成的同時(shí)，重點(diǎn)提升檔案管理人員的能力素質(zhì)，針對(duì)檔案管理工作實(shí)際，加大培訓(xùn)力度，針對(duì)大數(shù)據(jù)條件下檔案管理工作的新情況新特點(diǎn)舉辦各類培訓(xùn)，使檔案管理人員不斷更新工作理念和方式方法，滿足檔案管理工作實(shí)際的需要，提升檔案管理工作有效性。

(三)突出技術(shù)升級(jí)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)充分利用

當(dāng)前檔案管理工作很大程度上實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案數(shù)據(jù)電子化的整理和歸檔，形成了較為完整的檔案材料，但是因?yàn)榧夹g(shù)手段和物質(zhì)投入的限制，各企事業(yè)單位雖然掌握了大量的數(shù)據(jù)信息，但在檔案數(shù)據(jù)的挖掘和利用方面還有很大空間，并沒有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資料在單位內(nèi)部的橫向共享，限制了檔案資料的可用性。因此，在大數(shù)據(jù)技術(shù)迅速發(fā)展條件下應(yīng)著眼于發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的潛在價(jià)值，加大人力和財(cái)力投入，在不斷添加高級(jí)安全防護(hù)程序保證檔案數(shù)據(jù)安全的前提下，升級(jí)技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的有效挖掘和利用。

[1]張靜華.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代讓檔案資源“活起來”的有效途徑[J].時(shí)代經(jīng)，2016(30).

[2]譚艷艷.辦公室檔案管理創(chuàng)新的途徑分析[J].企業(yè)改革與管理，2017(08).

[3]梁艷麗.如何做好檔案管理工作[J].城建檔案，2016(12).

辛燕(1977-)，女，山東日照人，日照市公路管理局，檔案館員，研究方向：人事檔案管理。

G

A

1006-0049-(2017)16-0217-01