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        檔案部門應用OFD格式的若干思考

        2017-01-30 01:33:19杭州市檔案局
        浙江檔案 2017年1期
        關鍵詞:版式文檔競爭

        梁 凱/杭州市檔案局

        2016年10月13日,國家標準委員會發(fā)布《電子文件管理裝備規(guī)范》《電子文件存儲與交換格式版式文件》,后者因確立OFD格式作為我國電子文件的版式文件格式,引起檔案工作者的高度關注。確立OFD格式作為國家標準,意味著OFD格式與PDF格式的競爭由幕后轉(zhuǎn)為臺前,且競爭更為復雜化,即這種競爭不僅是技術上的競爭,更是產(chǎn)業(yè)布局和生態(tài)系統(tǒng)的競爭,甚至是國家意志的競爭。筆者分析OFD格式的優(yōu)勢與存在的“短板”,并就檔案部門應用OFD格式談一點思考。

        1 OFD格式的優(yōu)勢

        首先,OFD文件完全采用XML進行描述并采用ZIP壓縮,而PDF采用衍生自PostScript這種文本和二進制代碼相結(jié)合的描述方式,相比之下OFD更容易被辨認和理解,也更容易被利用,這非常有利于電子文件的長久保存。在這一點上OFD與微軟的OOXML格式、OpenOffice產(chǎn)業(yè)聯(lián)盟的ODF格式的技術特征相一致,也符合技術發(fā)展趨勢,可以說OFD比PDF起點更高、底子更好。

        其次,在存儲結(jié)構(gòu)上,OFD采用了“容器+文檔”的方式描述和存儲數(shù)據(jù)。一份OFD文件由文檔入口信息、正文內(nèi)容、資源等組成,并以樹形結(jié)構(gòu)的方式組織起來,以XML為單位存儲數(shù)據(jù)。OFD對于圖形、圖像、文字和附加內(nèi)容采取了分離保存的方式,這樣不但不會破壞文件的原始內(nèi)容,還能提升文件自身的安全性。

        第三,在安全性方面,OFD獲得國家保密局的加密算法支持,這對政府敏感信息的保護極具意義。由此可見,OFD推出的另一個重要意義是,我國第一次擁有了國家層級的自主版式格式和相應的技術。OFD將幫助國家實現(xiàn)電子文件自主可控的戰(zhàn)略需求,而且有助于將國內(nèi)的版式產(chǎn)業(yè)進行整合。

        2 OFD格式存在的“短板”

        其一是使用成本方面。PDF經(jīng)過了二十多年的發(fā)展演進,并且獲得了ISO、 ANSI、AIIM等國際組織的大力支持,已經(jīng)成為全球認可的標準。標準化、國際化使得PDF文件在進行溝通和格式轉(zhuǎn)換時的成本變得非常低。我國檔案部門已大量使用PDF,出于降低技術風險、減少成本投入等方面的考慮,短期內(nèi)沒有將大量的PDF文件轉(zhuǎn)換為OFD的意向。此外,將增量電子文件大規(guī)模轉(zhuǎn)換為OFD格式需要前端應用的支持,而前端應用對OFD的支持程度則取決于外部環(huán)境對OFD的支持程度。也就是說,OFD將不可避免地面臨與PDF直接的成本競爭,這種成本由使用成本、溝通成本、管理成本和風險成本共同構(gòu)成,同時也包括其他用戶的轉(zhuǎn)嫁成本。如果OFD無法快速吸引技術廠商并積累用戶,必定在成本上處于劣勢,直接影響用戶的選擇。

        其二是生態(tài)環(huán)境方面。無論是PDF還是微軟Office,憑借著龐大的用戶群體和IT巨頭的支持,大量的用戶已經(jīng)無法離開這樣的應用環(huán)境,突然使用其他格式會面臨高昂的轉(zhuǎn)換成本。同時,大量的軟件開發(fā)者與設備制造商會依附于這個環(huán)境之中,不斷推出更新、更好的產(chǎn)品來進一步吸引用戶,由此構(gòu)成生態(tài)系統(tǒng)的良性循環(huán)。即便是第三方的編輯軟件,也必須支持Office文檔和PDF。不但辦公應用軟件如此,連操作系統(tǒng)也加入到這一生態(tài)環(huán)境中,進一步擴大了PFD和Office的生態(tài)圈。而目前OFD顯然還無法構(gòu)建自身產(chǎn)業(yè)生態(tài),未得到Office、OpenOffice、WPS等主流的編輯軟件的支持,且與操作系統(tǒng)、瀏覽器的無縫鏈接存在缺失,難以引起開發(fā)者的共鳴。

        其三是持續(xù)推動方面。雖然OFD格式已經(jīng)成為國家版式文件格式,但一直以來PDF/A既是國家標準也是國際標準,包括Adobe公司、微軟公司在內(nèi)的技術廠商在拓展市場時會更多地從商業(yè)利益角度進行考慮與選擇,會主導并推動與PDF相關的技術升級。從OFD產(chǎn)業(yè)聯(lián)盟的只言片語當中,我們很難得知OFD的技術主導方是誰,而這個主導方或者說領軍者是不可能也不應該是政府。對于OFD陣營是否能保證推動OFD的持續(xù)發(fā)展以適應多方需要,需持謹慎的態(tài)度。

        3 檔案部門的應對之策

        從競爭的角度而言,如果僅從格式本身與PDF硬拼,我們會發(fā)現(xiàn)最終面臨的是一場不對稱的戰(zhàn)爭,格式之爭本質(zhì)是整個產(chǎn)業(yè)鏈的競爭,所以應當更多地從整個產(chǎn)業(yè)的生態(tài)環(huán)境去思考和布局,思考內(nèi)容包括了如何與國內(nèi)外產(chǎn)業(yè)巨頭和標準化組織進行“合縱連橫”、如何鼓勵更多的開發(fā)者為OFD開發(fā)應用、如何鼓勵軟件企業(yè)去推廣、如何鼓勵用戶去使用等諸多環(huán)節(jié)。依托政府機關的全面推廣是做大做強OFD的切入點,但是如果OFD只能在政府機關中“偏安一隅”,那么這將意味著檔案管理全面轉(zhuǎn)向OFD的風險成本會增加。對于檔案部門而言,采用大一統(tǒng)的文檔標準并不現(xiàn)實,同時和多種文件格式打交道是必然的,并且檔案部門應用OFD格式需要格外謹慎。

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