梁娉婷

黃山學(xué)院辦公室，安徽 黃山 245041

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新形勢下高校機(jī)要工作的特點分析

梁娉婷*

黃山學(xué)院辦公室，安徽 黃山 245041

高校機(jī)要工作是傳達(dá)黨和國家路線、方針、政策和上級組織決定、指示、通知等重要渠道，是高校黨政辦公室工作的重要組成部分。機(jī)要工作看似瑣碎單調(diào)，其實在高等教育改革不斷深化和信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，機(jī)要秘書必須承擔(dān)更多的職責(zé)和更大的責(zé)任。本文主要介紹了高校機(jī)要工作的特點及新形勢下加強(qiáng)機(jī)要工作的對策。

高校；機(jī)要；特點

機(jī)要工作顧名思義就是做好涉密文件和普通文件的管理工作，主要包括文件的登記、流轉(zhuǎn)、分發(fā)、查詢、保管、清退、銷毀、歸檔工作。機(jī)要文件處理的每一步驟都有嚴(yán)格規(guī)定，每一份文件都要經(jīng)過若干環(huán)節(jié)才能辦結(jié)。文件的傳閱工作不僅需要細(xì)致更需要技巧性，看似簡單的工作中，不光檢驗著機(jī)要秘書的保密素質(zhì)，更是直接影響到單位工作的效率和質(zhì)量。

一、機(jī)要工作特點

(一)重要性

1.機(jī)要工作管理的是國家秘密

機(jī)要文件是指標(biāo)有密級的文件、表格、刊物、聲像資料等含有國家重要秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害的各種載體。機(jī)要文件內(nèi)容在一定時間內(nèi)限定知悉范圍，任何人都不得隨意擴(kuò)大知悉范圍。其管理工作具有很強(qiáng)的政治性、嚴(yán)肅性。

2.機(jī)要工作涉及是文件傳閱和各項政策法規(guī)的貫徹實施

機(jī)要文件是高校傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策的重要依據(jù)，是部署學(xué)校工作、發(fā)布規(guī)章制度的指向針，是依法進(jìn)行教學(xué)、科研和其他公務(wù)活動的重要工具，其管理工作是一項嚴(yán)肅而細(xì)致的工作，工作中不允許出現(xiàn)差錯[1]。機(jī)要工作是文件傳輸?shù)闹修D(zhuǎn)站，各種政策指令傳達(dá)的主要渠道，文件是否能及時傳閱直接關(guān)系到各項規(guī)章制度能否及時落實。

3.機(jī)要工作是下情上傳的重要渠道

許多來訪群眾都是將信件直接交給辦公室處理，由接收人轉(zhuǎn)交機(jī)要秘書，機(jī)要秘書將信件收文辦理后交校辦主任批辦后直接呈閱給校領(lǐng)導(dǎo)，快捷迅速。避免了信件被截留，有利于領(lǐng)導(dǎo)及時了解真實的群眾需求，有針對性地解決群眾困難。

(二)責(zé)任重大性

《中華人民共和國保守國家秘密法》規(guī)定機(jī)關(guān)、單位如發(fā)生重大泄密案件的，直接追究負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員的責(zé)任。高校能收到上級單位下發(fā)的密級較高的文件，一份秘密文件丟失，機(jī)要秘書就要受到處分甚至開除處理，影響到個人的政治前途。所以說機(jī)要工作是平時默默無聞，出事驚天動地。為了保障機(jī)要工作的嚴(yán)肅性，落實責(zé)任，高校往往也只配備一位機(jī)要秘書，一般還都要身兼多職，除文件的收發(fā)管理外，還有印章管理、統(tǒng)計報表填報等，工作任務(wù)重，責(zé)任重大。

(三)規(guī)范性

機(jī)要工作看似簡單、容易上手。但實際上機(jī)要工作有非常規(guī)范化的程序，公文簽收、登記、傳閱、銷毀每一步都有嚴(yán)格的要求。例如登記文件除登記文號標(biāo)題等一般要素外，還需填寫文件主要內(nèi)容、反饋時限要求；必須用單位專車取送文件；銷毀必須兩個人等等。如果工作中處理不當(dāng)，就很容易出問題，而且很可能是大問題。

(四)原則性

機(jī)要工作是一項細(xì)致性的工作，必須嚴(yán)格遵守公文處理的規(guī)范制度。公文收發(fā)過程中每一環(huán)節(jié)都應(yīng)執(zhí)行簽字登記制度，不搞 "信用"交接。領(lǐng)導(dǎo)和各部門閱辦的文件，直接與機(jī)要人員聯(lián)系，不互相傳遞，秘密文件不在外過夜等。機(jī)要秘書必須按原則辦事，不能因人而異，不能因為領(lǐng)導(dǎo)需要就打破工作紀(jì)律。

(五)靈活性

在文件送閱順序上，一般遵循的是先送主要領(lǐng)導(dǎo)批閱，再送分管領(lǐng)導(dǎo)、承辦部門處理，要做到按程序傳閱，同時又決不能死搬硬套，僵硬化的工作流程會影響到文件的快速傳閱。機(jī)要秘書在呈傳文件時，要根據(jù)文件內(nèi)容、急緩程度等情況進(jìn)行傳閱，要做到靈活處理，注重技巧，講究方法[2]。

(六)及時性

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定緊急公文按緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。公文的時效性就是要求受文單位要在規(guī)定的時間內(nèi)將文件辦結(jié)，在文件傳閱辦理過程中必須要有高度的時間觀念，要隨到隨辦，不積壓、不拖拉、不誤事。能否及時處理公文體現(xiàn)的正是機(jī)要秘書的辦事效率。

二、新形勢下加強(qiáng)機(jī)要工作的對策

(一)文件傳閱突出“及時”

1.取件收文要及時

機(jī)要工作需要24小時待崗，特別是遇到周末假期需要取件時，機(jī)要秘書要權(quán)衡時限要求，急件急取，如無時限要求可到工作日再去取。

2.存放登記要及時

領(lǐng)取密件后，及時存放到保密柜中，及時登記保證文件排列的時間順序，不要出現(xiàn)空號、重號。

3.分發(fā)辦理要及時

應(yīng)盡可能了解領(lǐng)導(dǎo)是否在校辦公，有時間閱讀的要及時送閱。遇文件較多時，將文件分類，讓每個在校的領(lǐng)導(dǎo)都能及時閱文，這樣既不耽誤領(lǐng)導(dǎo)的閱文時間，也縮短了文件傳閱周期。急件要立即呈閱，呈閱時向領(lǐng)導(dǎo)簡要匯報文件主要內(nèi)容及所要辦理的事情，便于領(lǐng)導(dǎo)快速閱文批辦意見。如遇到領(lǐng)導(dǎo)不能及時閱文時，可以將急件先復(fù)印給承辦部門或通知承辦部門來機(jī)要室閱文，提前辦理，以不耽誤工作為準(zhǔn)。

4.歸類要及時

已辦理結(jié)束的文件要及時封存到文件盒，不與正在運轉(zhuǎn)的文件混放。如果歸類不及時就有可能會影響到這些文件的齊全完整并加大平時管理的難度。

5.立卷歸檔要及時

當(dāng)年來文，待年底文件結(jié)束后，即可抓緊時間登記分類，移交檔案室存檔。避免文件堆積，與次年的文件混放。

(二)穩(wěn)定專職機(jī)要員隊伍

機(jī)要工作的責(zé)任重大性導(dǎo)致機(jī)要秘書都不愿長久的從事機(jī)要工作，由此造成專職機(jī)要秘書隊伍不穩(wěn)，工作積極性不高。機(jī)要工作需要的必須是責(zé)任心強(qiáng)、保密意識強(qiáng)的工作人員，而一個人的責(zé)任意識、保密意識又只有在長時間的工作中才能培養(yǎng)鍛煉出來，因此穩(wěn)定專職機(jī)要秘書隊伍尤為重要。要對長期從事機(jī)要保密工作的同志和工作優(yōu)異的同志予以表彰，也要教育引導(dǎo)機(jī)要秘書克服畏難厭煩情緒，提高認(rèn)識，加強(qiáng)學(xué)習(xí)。有條件的單位建立A、B崗，形成幫帶替補(bǔ)關(guān)系。

三、結(jié)語

各級領(lǐng)導(dǎo)干部要加強(qiáng)對機(jī)要工作的領(lǐng)導(dǎo)督促管理，為機(jī)要工作提供必要的設(shè)備和經(jīng)費等條件，解決機(jī)要工作中出現(xiàn)的各種問題。做好機(jī)要工作貴在注重細(xì)節(jié)，做好這項工作，要在各個環(huán)節(jié)上下功夫，防止失、泄密事件的發(fā)生。

[1]張露露.高校機(jī)要文件的細(xì)節(jié)管理經(jīng)驗談[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012(15)：157-158.

[2]梁娉婷.如何提高公文傳閱質(zhì)量[J].秘書，2009(12)：26-27.

[3]吳瑋.提高機(jī)要文件管理工作質(zhì)量途徑探討[J].2005(4)：297.

梁娉婷(1982-)，山東聊城人，黃山學(xué)院辦公室，助理政工師，研究方向：高校機(jī)要管理。

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