余深演

寧德市蕉城區(qū)信訪信息服務(wù)中心，福建 寧德 352100

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信訪檔案的管理和信息化建設(shè)

余深演

寧德市蕉城區(qū)信訪信息服務(wù)中心，福建 寧德 352100

所謂信訪檔案是對信訪過程進(jìn)行全紀(jì)錄的一個過程，具體是指在對社會大眾的來信來訪進(jìn)行處理時形成的有參考價值的文字、聲像及圖表等，進(jìn)行將其認(rèn)真保存，其是否完整將直接影響到信訪工作的客觀公正性，本文主要對信訪檔案的管理和信息化建設(shè)進(jìn)行分析。

信訪檔案；管理工作；信息化建設(shè)

在新時期的發(fā)展背景下，信訪檔案作為關(guān)注社會大眾發(fā)展動向的重要性參考材料，對國家落實相關(guān)工作有著極大的積極作用，而有效展開信訪檔案的管理工作和信息化建設(shè)，不但能幫助信訪相關(guān)部門進(jìn)行更好的領(lǐng)導(dǎo)決策，進(jìn)而與人民群眾建立友好密切的關(guān)系，還能促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展，為人們的基本權(quán)利提供保障。

一、信訪檔案的特點分析

(一)信訪來源具有廣泛性

信訪檔案的收集形成過程中包括各行各業(yè)的工作人員和相關(guān)機(jī)構(gòu)，如黨政機(jī)關(guān)、司法部門、社會群眾及組織團(tuán)體等，進(jìn)而導(dǎo)致信訪檔案的來源具有極大的廣泛性特點，既保證信訪檔案不會受到民族、宗教、年齡及其他社會階層的影響，還保證了信訪檔案的公平公正性。

(二)信訪檔案相關(guān)材料的成套性

由于信訪相關(guān)案件的查詢是在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的流程下進(jìn)行的，這也就決定了信訪機(jī)構(gòu)在進(jìn)行案件的處理時會產(chǎn)生一套完善的文件材料，在信訪案件的處理過程中主要包括群眾來信來訪、領(lǐng)導(dǎo)審批、案件登記、立案交辦、材料調(diào)查、上交報告及結(jié)案等，上述各個環(huán)節(jié)之間都有著親密的聯(lián)系，是一個不可分割的整體結(jié)構(gòu)。因此在進(jìn)行信訪檔案的處理時一定要時刻遵循這一原則，保證其互相之間的成套性，從而便于工作人員展開有效保管和處理。

(三)信訪檔案產(chǎn)生時間的不確定性

通常不同機(jī)構(gòu)在對當(dāng)年產(chǎn)生的文件資料進(jìn)行處理完畢時都會將其合理歸檔，但信訪相關(guān)材料卻無法按照時間標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，導(dǎo)致這種現(xiàn)象的根本原因在于兩點：一是部分信訪材料會因為其具有一定的復(fù)雜性而處理時間過長甚至超越數(shù)年時間；二是一些信訪群眾由于對處理結(jié)果不滿意而重復(fù)信訪，在多年之后重提此案，導(dǎo)致其無法順利結(jié)案。因此為了有效保證信訪材料的完整性，相關(guān)工作人員一定要將不同時間段產(chǎn)生的同一信訪信息放在一個檔案中，便于提高工作人員的工作效率。

二、信訪檔案的具體管理措施應(yīng)用分析

(一)加強(qiáng)信訪檔案的收集水平

由于信訪檔案具有專業(yè)業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的特點，因而對信訪檔案的管理人員要提出嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，要求其掌握充足的檔案管理相關(guān)內(nèi)容，便于進(jìn)行良好的管理工作，而若想提高信訪檔案的管理水平，首先就要有效落實信訪檔案的收集工作，各個部門在進(jìn)行信訪案件的處理時，要在規(guī)定的時間范圍內(nèi)將處理結(jié)果上交信訪部門，并且還要對社會群眾提供處理審核意見書等，從而將此案件合理終結(jié)。然而在處理過程中收集到的相關(guān)材料信息大多是保留在業(yè)務(wù)室等環(huán)境，這樣一來進(jìn)行信訪檔案管理工作時就是不完整的，存在嚴(yán)重的后果，因此一定要將資料信息收集到信訪檔案中，保證信訪檔案管理工作的順利展開。

(二)有效落實信訪檔案的整理工作

信訪檔案的整理工作作為信訪管理過程中的主要組成部分之一，對于整個檔案業(yè)務(wù)有著至關(guān)重要的地位。從檔案管理的角度來看，信訪檔案的整理工作是始終貫穿于各個環(huán)節(jié)之中。因此相關(guān)管理人員一定要嚴(yán)格按照整理原則進(jìn)行，根據(jù)檔案形成的獨特規(guī)律，對信訪檔案材料、文件之間獨有的聯(lián)系進(jìn)行研究探討，進(jìn)而選擇具有一定價值性的案件形成檔案，其不但是對歷史活動的一種詳細(xì)記錄，同時也是對信訪檔案保存結(jié)果的一種重要反映，需要工作人員在整理時將信訪檔案嚴(yán)格按照材料性質(zhì)、年限及保管期限劃分，使信訪檔案管理能更具規(guī)范化。

(三)充分認(rèn)識信訪檔案存在的重要意義，加強(qiáng)信訪工作的規(guī)范化服務(wù)

由于信訪檔案具有一定的憑證作用，因而相關(guān)行業(yè)的自身發(fā)展規(guī)律對其會產(chǎn)生一定的影響，從信訪內(nèi)容的角度來看，信訪檔案并不是人們在案件過后所編纂的，而是在案件形成的整個過程中安排專業(yè)的工作人員對其詳細(xì)記錄，進(jìn)而形成真實的參考依據(jù)，為信訪檔案管理工作的順利進(jìn)行提供良好的條件。

三、信訪檔案的信息化建設(shè)研究分析

(一)收集詳細(xì)的電子文件

隨著工作自動化形式的逐漸興起，信訪部門出現(xiàn)了大量的電子文件信訪現(xiàn)象，這些電子文件將成為信訪檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容之一，因此將其按照虛擬化模式進(jìn)行收集將會為信訪檔案信息化建設(shè)提供良好的工作途徑。因此信訪相關(guān)部門一定要提高自身對電子文件的重視，合理利用各種先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來為具體工作提供理論數(shù)據(jù)。

(二)信訪檔案紙質(zhì)材料的數(shù)字化

現(xiàn)階段，信訪檔案主要是以紙質(zhì)檔案為主，因而若想實現(xiàn)信訪檔案資源的有效共享，就一定要加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化水平。所謂數(shù)字化具體就是指將網(wǎng)絡(luò)多媒體中的文字、聲像及其他信息等積極轉(zhuǎn)變成可以識別的數(shù)字化信息，然后將其合理儲存在相關(guān)設(shè)備中。由此可知，針對紙質(zhì)信訪檔案進(jìn)行數(shù)字化是信息化建設(shè)的重要途徑之一。

(三)積極構(gòu)建合理的信訪檔案信息數(shù)據(jù)庫

若想構(gòu)成科學(xué)合理的數(shù)據(jù)檔案信息庫，主要包括以下幾方面內(nèi)容：信訪檔案目錄、檔案文件目錄建設(shè)、專題檔案目錄建設(shè)及檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)等，進(jìn)而能夠保證信訪檔案具有健全完善的信息資源，充分落實信訪檔案的收集和整理工作，使信訪案件的資料信息趨于完整，最大限度還原案件的歷史真實面貌，進(jìn)而便于工作人員展開更好的信息化建設(shè)。

四、結(jié)束語

總而言之，信訪檔案存在的意義是非常重大的。因此相關(guān)工作人員應(yīng)充分認(rèn)識到信訪檔案管理工作的重要性，不斷提高檔案管理水平，加強(qiáng)信訪檔案的收集和整理，進(jìn)而充分發(fā)揮出信訪檔案的價值和作用。同時信訪部門還應(yīng)不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)水平，保證信訪檔案信息的資源共享，進(jìn)而為社會經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定發(fā)展、人民生活水平提供高質(zhì)量的信息化服務(wù)。

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