錢 靖

湖北師范大學，湖北 黃石 435002

數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)探討

錢 靖*

湖北師范大學，湖北 黃石 435002

高校檔案一般都是采取的紙質(zhì)貯存的模式，隨著信息化的不斷發(fā)展。高校檔案也要跟上時代的腳步，將高校檔案信息化是高校完成數(shù)字化建設(shè)的重要目標。檔案數(shù)字化以后能夠節(jié)約儲存空間，方便師生查詢，管理起來也會更加簡單。是高校檔案工作發(fā)展的一大飛躍。

高校；檔案信息化；數(shù)字化

一、高校檔案信息化的重要性

(一)是高校檔案工作發(fā)展的必然要求

檔案對一個人的發(fā)展和深造是非常重要的。高校是培養(yǎng)人才的主要場所，也是宣傳和弘揚文化的場所。高校檔案部門不僅為學生保管著檔案資料，更為學校保存著校史，是學校文化多年來的沉淀。隨著科技的不斷發(fā)展，高校的數(shù)字化建設(shè)也越來越完善。學校檔案部門管理的檔案也越來越多。將檔案信息數(shù)字化可以減少檔案部門工作人員的工作量，也便于在使用的時候查詢。并且保存的年限也會延長，是高校檔案工作發(fā)展的必然要求。

(二)檔案工作人員提高業(yè)務(wù)能力的必然要求

數(shù)字化和信息化在社會的各個領(lǐng)域的運用越來越廣泛，高校對檔案信息的需求也不再像以前一樣簡單。這就要求檔案管理員的能力必須進一步提高。檔案管理員處理數(shù)據(jù)，分析數(shù)據(jù)的能力的提升，必須依賴于檔案的信息化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理起來非常不方便，已經(jīng)無法滿足學校和社會的要求。也影響著管理人員的辦公模式。高校檔案數(shù)字化，有利于檔案工作人員提高自身的業(yè)務(wù)能力。

二、高校檔案信息化目前處在的問題

(一)高校檔案信息化需要大量的資金

在高校檔案信息化建設(shè)的過程中，最主要的問題就是資金的不足。要將這么龐大的檔案信息全部都輸入電腦中，完成信息化，首先需要購買高配置的計算機、以及路由器、電子掃描儀等。還必須有可以供校園內(nèi)部使用的局域網(wǎng)，并外接到互聯(lián)網(wǎng)中。同時由于高校檔案的保密新，還要對檔案信息進行加密保護處理。這些項目都需要資金的投入。在信息化之后，由于電子產(chǎn)品的更新?lián)Q代速度非?？?，后期的維修、升級費用也是不容忽視的。

(二)信息化的任務(wù)繁重，且難以見效

要將檔案信息化，也就是要將高校現(xiàn)有的案資源全部都轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，這個工作量是龐大的。要通過掃描縮微等技術(shù)將檔案館的所有類型的資料都轉(zhuǎn)化為電子文件存儲在數(shù)據(jù)庫中。并且還要將數(shù)據(jù)按照相關(guān)標準件進行規(guī)范處理。這樣日后檢索起來才會更加方便。在完成了數(shù)據(jù)的電子化后，還要設(shè)計用戶系統(tǒng)，為需要訪問檔案的用戶提供操作軟件。由于檔案的絕密性，還要對數(shù)據(jù)進行加密處理。對數(shù)據(jù)進行份，設(shè)置防火墻等多種措施都需要重新設(shè)置。這樣的工作量是非常龐大的，在現(xiàn)在的科學技術(shù)水平下，可能需要數(shù)十年的時間才能完成檔案的信息化建設(shè)。

(三)對建設(shè)隊伍的要求高，需要專業(yè)人才

檔案信息化工作不是所有人都能勝任的。首先需要對檔案有一定了解的人，且其寫作水平和綜合素質(zhì)都要非常優(yōu)秀。其次工作人員要對計算機的操作非常熟練、必須是既對檔案管理有了解，又會計算機操作的復(fù)合型人才。然而對檔案的信息化建設(shè)工作的時間長，薪資又不高。很難吸引和留住這樣的復(fù)合型人才。這就導致建設(shè)隊伍中缺乏有專業(yè)技能的人才，使得工作的開展非常緩慢。

三、目前高校檔案信息化建設(shè)可以采取的幾點意見

(一)先完成檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要完成檔案的信息化建設(shè)，應(yīng)該有一個總體的規(guī)劃。不能好高騖遠。第一步應(yīng)該先實現(xiàn)檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，這就要求工作人員將校檔案館(室)和檔案管理人員所用的計算機以及互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進行升級。同時逐步配備掃描，微縮設(shè)備。為實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化做準備。當然人才的培養(yǎng)也是檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)的組成部分之一。因此在前期準備工作要注重培養(yǎng)檔案管理人員的計算機操作技術(shù)，為檔案信息化建設(shè)的開展做準備。

(二)檔案信息資源建設(shè)

檔案信息化的過程是將檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)的過程。這個過程的工作量非常大。因此在實施的時候，一定要充分利用信息化檔案的管理軟件。將龐大的檔案數(shù)據(jù)進行分類，對重點數(shù)據(jù)提前處理。對不同的數(shù)據(jù)進行分類處理。注意利用所有可利用的資源，如讓學校的各個基層單位都行動起來，將各單位相關(guān)的歸檔文件錄入到檔案數(shù)據(jù)庫中去。這樣安排任務(wù)可以使分工明確，還能減輕檔案部門工作人員的負擔。同時各個部門的文件，信息也能及時的錄入到數(shù)據(jù)庫中。當然檔案部門也應(yīng)該組織大量的人力，盡快的將現(xiàn)存檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化的數(shù)據(jù)。同時不能放松對學校各個單位電子文件的輸入工作進行監(jiān)督。這樣才能保證沒有人渾水摸魚，弄虛造假，保證電子文件是真實的、完整的。按照電子文件與紙質(zhì)文件并存的原則，實行電子文件和紙質(zhì)文件歸檔雙軌制，有計劃、有步驟地對本單位的檔案資料進行數(shù)字化技術(shù)處理。

(三)建立檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫只能合理，有效的貯存數(shù)據(jù)。如何提取數(shù)據(jù)，分析數(shù)據(jù)。還需要建立合理的檔案管理系統(tǒng)。檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)該以實用，穩(wěn)定，安全為原則，既能滿足對檔案的管理和查詢要求，又具有一定的靈活性，更新?lián)Q代的時候操作起來較為容易。同時，在建立了應(yīng)用系統(tǒng)后，必須對管理軟件進行宣傳和推廣。讓更多人學會使用檔案管理軟件，提高學校各個部門的辦公效率。更為廣泛的實現(xiàn)部門和部門之間的資源共享。

四、總結(jié)

綜上所述，我們可以知道，檔案的信息化建設(shè)是非常重要的，是高校數(shù)字化建設(shè)的重要組成部分，也是提高檔案管理、查詢效率的重要方式。但是由于資金的不足，以及專業(yè)人員的缺乏。高校檔案的信息化建設(shè)遇到了許多困難。要完成高校的檔案信息化可能需要較長的時間。在此筆者給高校的信息化建設(shè)提出了幾點意見。那就是先重視基礎(chǔ)的建設(shè)，再整合所有可以利用的資源進行信息化的建設(shè)。最后在運用的時候注意管理軟件的開發(fā)和使用。管理軟件應(yīng)該安全，穩(wěn)定，使用。對軟件的宣傳也應(yīng)該更加注重，以便各個部門能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享。希望高校的信息化建設(shè)能夠早日完成，并能從此文中獲取些許靈感。

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錢靖，女，漢族，湖北天門人，湖北師范大學，檔案初級，研究方向：教學檔案管理。

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