石 鑫

西安航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院，陜西 西安 710089

OA系統(tǒng)在高職院校教學(xué)管理工作中的應(yīng)用

石 鑫*

西安航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院，陜西 西安 710089

本文從OA系統(tǒng)的基本定義入手，詳細(xì)地介紹了其在高職院校教學(xué)管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，并針對(duì)高職院校管理人員的綜合素質(zhì)提出了相應(yīng)的要求，以期能夠有效提升其教學(xué)服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)高職院校教學(xué)管理工作不斷向著現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。

OA系統(tǒng)；高職院校；教學(xué)管理工作；應(yīng)用優(yōu)勢(shì)；素質(zhì)要求

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，尤其是在當(dāng)今信息高度膨脹的背景下，人們的工作節(jié)奏越來(lái)越快，僅僅依靠傳統(tǒng)的人力管理的手動(dòng)辦公模式已然無(wú)法滿足高職院校日益增多的教學(xué)管理任務(wù)要求，在這種情況下，OA系統(tǒng)以及獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)受到了各行各業(yè)的廣泛重視，不僅有效提高了辦公作效率，促進(jìn)辦公制度的規(guī)范化，還顯著降低了辦公的成本，極大地便利了領(lǐng)導(dǎo)階層的決策工作。在工作過(guò)程中，人們只需打開(kāi)電腦，登錄OA系統(tǒng)，便可快速地瀏覽到所需的辦公、管理信息，有利于促進(jìn)個(gè)人以及各個(gè)部門之間的信息交流與共享，實(shí)現(xiàn)日常辦公管理工作的網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化，最大程度地免去了以往工作過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)繁瑣的辦公手續(xù)，進(jìn)而有效地提高了高職院校教學(xué)管理工作的辦公效率。

一、OA系統(tǒng)的基本定義

所謂的OA系統(tǒng)是Office Automation(辦公自動(dòng)化)的縮寫形式，該系統(tǒng)最早興起于上世紀(jì)70年代中期一些發(fā)達(dá)國(guó)家。OA系統(tǒng)主要采用了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以工作流為基本理念，促進(jìn)管理人員更加便捷地共享信息，協(xié)同工作，一改以往程序繁瑣、效率低下的手動(dòng)辦公模式，實(shí)現(xiàn)全方位地收集、處理辦公信息，為日常管理工作提高科學(xué)可靠的決策依據(jù)，提高辦公效率和質(zhì)量，與此同時(shí)，企業(yè)自動(dòng)化辦公的實(shí)現(xiàn)程度也是衡量其自身現(xiàn)代化管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。

二、OA系統(tǒng)在高職院校教學(xué)管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

(一)規(guī)范管理

在傳統(tǒng)的教學(xué)管理工作模式下，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)互相推諉、工作混亂、效率低下、辦公成本高等問(wèn)題，不僅加重了學(xué)校運(yùn)營(yíng)的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，也不利于校園和諧辦公環(huán)境的構(gòu)建。隨著教學(xué)任務(wù)的日益增多，領(lǐng)導(dǎo)在處理工作時(shí)很難妥善解決好輕重緩解的問(wèn)題，面臨的工作壓力很大。尤其是對(duì)于學(xué)員部門來(lái)說(shuō)，負(fù)責(zé)的工作面較廣，需要處理的工作信息量大且關(guān)聯(lián)性強(qiáng)，管理起來(lái)有一定的困難。如果只是單純地采用人工管理模式，顯然遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足現(xiàn)今的教學(xué)管理工作需求，而使用OA系統(tǒng)后，不僅有效簡(jiǎn)化了工作過(guò)程，還能最大程度地降低數(shù)據(jù)管理、流程等方面工作內(nèi)容的錯(cuò)誤幾率，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的業(yè)務(wù)管理。

(二)提高工作效率

在快節(jié)奏的社會(huì)背景下，如何有效提高教學(xué)管理工作效率是高職院校一項(xiàng)重要任務(wù)，受到傳統(tǒng)辦公模式的制約，管理人員在辦公時(shí)通常需要經(jīng)過(guò)繁瑣的流程，往往會(huì)陷入一種忙亂、無(wú)效、重復(fù)的工作狀態(tài)當(dāng)中，導(dǎo)致辦公效率和質(zhì)量不甚理想。在OA系統(tǒng)下，學(xué)院可以借助該平臺(tái)將相關(guān)教學(xué)活動(dòng)信息發(fā)送至教學(xué)管理者的手中，一方面便于沒(méi)有參加活動(dòng)的教師和管理者更加全面、詳細(xì)地了解活動(dòng)內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)提出的政策要求，另一方面，免去了電話通知的繁瑣過(guò)程，既解決了辦公成本和時(shí)間，還顯著提高了工作效率?？傊琌A系統(tǒng)的應(yīng)用最大限度地省去了人工管理模式中的繁瑣步驟，加快了教學(xué)管理工作的運(yùn)轉(zhuǎn)周期，避免造成人力資源、時(shí)間、資金等方面的浪費(fèi)。

(三)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公

在以往的辦公模式下，當(dāng)學(xué)校主要決策領(lǐng)導(dǎo)人正在出差或參加重要會(huì)議時(shí)，一些緊急文件的申請(qǐng)、審批等工作都會(huì)受到限制，往往容易導(dǎo)致事情被延誤，給學(xué)校帶來(lái)一定的損失。OA系統(tǒng)的應(yīng)用能夠很好地解決這一問(wèn)題，即便領(lǐng)導(dǎo)出差在外，正常辦公流程中斷，依然可以利用先進(jìn)的通信技術(shù)，在線接受相關(guān)文件進(jìn)行處理，再將處理好的文件傳送回去，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公，即保證了教學(xué)管理工作的正常進(jìn)行，也降低了辦公費(fèi)用。

(四)增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控能力

通過(guò)OA系統(tǒng)，高職院校領(lǐng)導(dǎo)層能夠?qū)W(xué)校各級(jí)部門和教職工的工作情況實(shí)施全面管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)教學(xué)管理工作中的問(wèn)題并提出相應(yīng)的解決對(duì)策，改善各部門低效辦公的現(xiàn)象，對(duì)于學(xué)校不同層次的領(lǐng)導(dǎo)而言，OA系統(tǒng)的應(yīng)用效果也是不同的：

對(duì)于院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，OA系統(tǒng)能夠?qū)⒃净ハ嗒?dú)立的學(xué)生管理、就業(yè)指導(dǎo)、行政、黨政等各個(gè)部門的信息有效整合在一起，以便院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能夠快速了解并掌握教學(xué)管理工作所需的相關(guān)信息，同時(shí)借助該自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，還能針對(duì)各個(gè)部門內(nèi)部的工作狀態(tài)進(jìn)行及時(shí)有效的跟進(jìn)、督促，并且以此為依據(jù)制訂相應(yīng)的決策信息。對(duì)于學(xué)校中層干部來(lái)說(shuō)，OA系統(tǒng)能夠提煉出二級(jí)學(xué)院各項(xiàng)工作進(jìn)程中的有效管理信息，對(duì)部門內(nèi)人、財(cái)、物等實(shí)施“量化”管理，對(duì)下級(jí)工作給予必要的指示，改變以往“粗放式”的管理模式，實(shí)行“精細(xì)化”管理，為其營(yíng)造出良好、和諧的辦公環(huán)境和手段。

三、OA系統(tǒng)對(duì)學(xué)校管理人員提出的綜合素質(zhì)要求

隨著OA系統(tǒng)的推出與廣泛應(yīng)用，對(duì)于學(xué)校管理層人員的綜合素質(zhì)也出了相應(yīng)的要求。當(dāng)今社會(huì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息化技術(shù)發(fā)展迅速，高職院校管理人員必須掌握自動(dòng)化辦公技能，這是從事教學(xué)管理工作最基本的要求。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在改變學(xué)校教學(xué)管理模式的同時(shí)也從本質(zhì)上促進(jìn)了管理人員服務(wù)手段和工作方式的轉(zhuǎn)變。因此，作為教學(xué)管理工作者，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到學(xué)習(xí)自動(dòng)化辦公知識(shí)的重要性與時(shí)間上的緊迫性，除了需要學(xué)會(huì)使用操作系統(tǒng)和各種辦公軟件的使用外，管理者還應(yīng)具備快速編輯文字、處理表格、使用通信設(shè)備等能力，保證內(nèi)部管理信息快速流暢的交換。

除此之外，高職院校的教學(xué)管理者還應(yīng)注重提高自身的計(jì)算機(jī)操作能力，主動(dòng)參加學(xué)校組織的各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，有針對(duì)性地學(xué)習(xí)教學(xué)管理辦公自動(dòng)化內(nèi)容，并將其應(yīng)用到自己的實(shí)際工作當(dāng)中。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，OA系統(tǒng)作為一種先進(jìn)的管理手段，是信息化社會(huì)發(fā)展的歷史產(chǎn)物，在高職院校教學(xué)管理工作中發(fā)揮著不可或缺的作用。作為學(xué)校的管理人員，應(yīng)努力提高自身綜合素質(zhì)，不斷強(qiáng)化自己運(yùn)用自動(dòng)化辦公技能開(kāi)展日常管理工作的能力，提升自己的工作效率和管理水平，進(jìn)而有效促進(jìn)高職院校教學(xué)管理工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化發(fā)展。

[1]高見(jiàn)，孫娜.論OA系統(tǒng)在高校教學(xué)管理工作中的應(yīng)用[J].黑龍江科技信息，2008(36).

[2]陳潔瓊.芻議OA系統(tǒng)應(yīng)用對(duì)高職院校辦公室管理工作的影響[J].職業(yè)技術(shù)，2016(05).

石鑫(1981-)，男，山西陽(yáng)泉人，研究生，西安航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院，講師，主要從事飛行器制造技術(shù)、學(xué)生教育管理等方面研究和工作。

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