文/劉小艷

企業(yè)檔案風險管理存在的不足及應采取的措施

文/劉小艷

檔案管理作為企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營的重要內(nèi)容，對企業(yè)的運營效率和經(jīng)營水平具有舉足輕重的作用。檔案管理人員必須要牢固樹立科學的風險意識，未雨綢繆，不斷加強檔案風險管理，構建檔案風險管控體系，以新的發(fā)展理念、新的發(fā)展舉措推進檔案事業(yè)不斷邁向新的臺階

檔案管理作為企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營的重要內(nèi)容，對企業(yè)的運營效率和經(jīng)營水平具有舉足輕重的作用。隨著社會的進步和現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，企業(yè)檔案工作已經(jīng)實現(xiàn)了管理信息化、載體多元化、服務社會化。安全管理環(huán)境的復雜多變決定了檔案部門必須從傳統(tǒng)的經(jīng)驗管理轉(zhuǎn)向更加科學的風險管理，在更高層面上，強化安全意識，提升安全理念，優(yōu)化工作思路，改進工作方式，建立科學、合理和可行的檔案風險管控體系。

一、存在的不足

按照《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的工作要求，重新審視企業(yè)的檔案工作，發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的問題和隱患依然不少，風險管理基礎薄弱的狀況還沒有從根本上得到解決，突出反映在檔案管理人員安全風險意識淡薄、安全管理基礎薄弱、考核評估機制還有待完善等諸多方面。

1、職工風險意識淡薄，檔案風險管理理念還需進一步培育

2006年6月，《中央企業(yè)全面風險管理指引》文件的頒布實施，標志著我國風險理論的研究與應用進入了一個新階段。但是，多年來，由于企業(yè)對檔案管理工作中存在的風險認識不到位、重視力度不夠，企業(yè)職工普遍沒有正確把握安全風險管理的本質(zhì)和內(nèi)涵，部分職工甚至對檔案風險管理的認識還沒有完全到位，很多人在思想上還存在一些偏差和誤解，沒有真正把安全風險理念融入到檔案管理的全過程，尤其是在對現(xiàn)場“八防”工作進行危險源辨識、風險評估時，只能憑傳統(tǒng)的經(jīng)驗主義來判斷，而不會用風險管理的方法和相應的評價工具去分析各種安全問題，預控各種風險，安全風險管控水平不能滿足現(xiàn)場實踐工作需要。

2、檔案風險管理基礎工作薄弱，保障機制還需進一步完善

首先，有些企業(yè)安全風險管理運作機制還不夠健全，部門間缺乏協(xié)調(diào)，在具體工作規(guī)范、檔案管理制度和運行程序間缺乏銜接，導致檔案工作推進乏力，資料收集不全面；其次，規(guī)章制度體系缺乏系統(tǒng)性，沒有根據(jù)國家層面的《檔案法》和《檔案管理辦法》等有關法規(guī)對本單位的相關規(guī)章制度進行梳理和修訂，不符合安全風險管理的要求及現(xiàn)場實踐的需要；第三，檔案管理人員不懂得如何運用風險理論，只會背誦危險源辨識卡片內(nèi)容，而不能將風險知識與本崗位實際工作結(jié)合；第四，硬件設施不足，軟件建設滯后，難以滿足新時期檔案管理工作的需要。

3、檔案風險管理工作未實現(xiàn)閉環(huán)管控，考核評估機制還有待進一步健全

目前，從安全風險全過程閉環(huán)卡控的效果來看，檔案安全風險管理在考核評估方面有幾個誤區(qū)值得注意：首先，檢查人員以發(fā)現(xiàn)問題代替風險控制，忽視了管理工作，沒有從管理這一風險源頭去研判檔案管理風險；其次，風險管理與崗位實際工作結(jié)合不緊密，職工對危險源的卡控多數(shù)還停留在背誦危險源卡片內(nèi)容，對危險源只清楚、不明白，只能背、不會用，對風險點、自身和響應的控制措施間的關系思考較少，風險防控措施尚未與作業(yè)流程、崗位標準相結(jié)合；第三，管理層對安全風險的重視度不夠，風險研判能力低，再加上日常管理粗放，不能抓好具體措施的落實，導致安全生產(chǎn)責任制不能層層落實，考核力度逐級弱化，最終致使基層職工的風險預控存在著嚴重的形式主義、兩張皮現(xiàn)象。

二、應采取的措施

企業(yè)檔案管理工作深入推行安全風險管理，就是要結(jié)合檔案工作實際，以夯實安全基礎為前提，以規(guī)范安全管理和落實作業(yè)標準為重點，通過危險源辨識、評價、控制等系列活動，努力做到超前防范、過程控制、持續(xù)改進，打造全面的檔案風險閉環(huán)管控網(wǎng)絡，從而達到防范和降低安全風險的目的。

1、統(tǒng)一思想認識，加強工作組織落實

檔案風險管控體系建設是一項綜合性的系統(tǒng)工程，絕非一朝一夕之功，也絕非哪一個部室的事情，需要企業(yè)上下統(tǒng)一思想認識，上下一心，通力合作，才能取得成效。為此，企業(yè)應成立由檔案主管領導牽頭、相關部室負責人為成員的工作推進小組，以更高的視野、更廣闊的思路、更務實的舉措，全面部署、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，加強各部室間的橫縱向溝通協(xié)調(diào)，確保全員參與，努力推動各項措施落實。

2、夯實檔案風險管理基礎

第一，科學界定職責，明確工作標準與工作流程，完善規(guī)章制度體系。各級檔案部門和檔案工作者要牢固樹立風險意識，明晰職責權限，理順管理職責交叉等結(jié)合部問題，針對新情況、新問題，修訂完善相關規(guī)則；第二，提升職工的業(yè)務素養(yǎng)。檔案部門要創(chuàng)造良好的氛圍，通過對內(nèi)培訓與對外引進的模式，加強職工隊伍的安全風險理論知識培訓，使其掌握了解安全風險的特點、檔案風險的注意事項，全面提升職工的安全意識與業(yè)務能力。第三，創(chuàng)新技術手段實現(xiàn)載體多元化，加大資金投入實現(xiàn)設施現(xiàn)代化，努力降低安全風險。第四，建立檔案安全風險管控體系。加強頂層設計，明確考核標準，構建考核指標，做好風險識別與評估工作，強化整改力度。

3、強化風險過程卡控

一方面，要教育檔案管理人員嚴格落實崗位職責、規(guī)章制度、標準化作業(yè)要求，提高作業(yè)自控能力；要補足聯(lián)控短板，強化協(xié)作機制，及時糾正違章行為，消除安全隱患；另一方面，定期組織開展安全風險管理考核評估工作，深入分析檔案風險隱患因素，明確把握檔案風險的種類、特點及其演變規(guī)律，及時掌握本單位檔案管理工作安全發(fā)展趨勢，從源頭上采取防范措施，確保檔案安全。

4、搞好安全風險應急處置

首先，企業(yè)要從解決應急處置過程中的實際問題出發(fā)，提升應急預案的可操作性，做好救援物資的準備，確保非正常情況下各項安全措施能夠得到有效落實，實現(xiàn)檔案資料的優(yōu)先搶救和妥善處置；其次，企業(yè)要有針對性地開展應急處置演練，無論是管理人員還是作業(yè)人員，都應該分層次、分崗位定期演練，做到熟知預案內(nèi)容、熟練救援處置措施，做到突發(fā)狀況時能夠應急有備、招之即來、處置高效，把損失降到最低限度。

綜上所述，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理面臨的安全風險隱患將不斷增加，安全管理環(huán)境將更加復雜多變。檔案管理人員必須要牢固樹立科學的風險意識，未雨綢繆，不斷加強檔案風險管理，構建檔案風險管控體系，以新的發(fā)展理念、新的發(fā)展舉措推進檔案事業(yè)不斷邁向新的臺階！

(作者單位：神木匯森涼水井礦業(yè)有限責任公司)