科研檔案是科學(xué)研究過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等資料，是對(duì)科研活動(dòng)的真實(shí)記錄和總結(jié)，也是衡量科研水平的重要標(biāo)志。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，科研檔案規(guī)范化管理的重要性日益突顯。但當(dāng)前科研檔案管理在制度建設(shè)、收集歸檔、檔案監(jiān)管等方面還存在很多薄弱環(huán)節(jié)，對(duì)此應(yīng)給予高度重視并著力改進(jìn)。

1 完善工作規(guī)范，明確工作職責(zé)

要完善科研檔案管理規(guī)范，明確工作職責(zé)?？蒲袡n案歸檔范圍包括文書(shū)檔案、科研課題檔案、專(zhuān)利和成果檔案、基建檔案、儀器設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案等。對(duì)這些檔案，要明確歸檔要求、保管期限、檔案保管利用要求、鑒定要求與銷(xiāo)毀程序等。此外，要明確工作職責(zé)，科研單位綜合檔案室負(fù)責(zé)本單位各種門(mén)類(lèi)、各種載體科研檔案的集中管理；專(zhuān)職檔案員負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行科研檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，以及對(duì)各部門(mén)科研檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。各部門(mén)兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、整理和積累本部門(mén)應(yīng)歸檔的所有科研材料，并及時(shí)立卷歸檔和按時(shí)向綜合檔案室移交，確?？蒲袡n案的齊全與完整。

2 強(qiáng)化檔案收集，完成立卷歸檔

應(yīng)強(qiáng)化科研檔案的收集與立卷歸檔工作。收集內(nèi)容包括科研準(zhǔn)備階段材料（科研課題申請(qǐng)書(shū)、任務(wù)書(shū)、委托書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議書(shū)、合同等文件）、研究實(shí)驗(yàn)階段材料（實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料、設(shè)計(jì)文件、圖紙、關(guān)鍵工藝文件）、總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段材料（工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專(zhuān)著、分析測(cè)試報(bào)告、查新報(bào)告、檢索證明、專(zhuān)家評(píng)審意見(jiàn)、鑒定申請(qǐng)書(shū)、鑒定證書(shū)）、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段材料（科研成果登記表、科研成果報(bào)告表、獲獎(jiǎng)項(xiàng)目的申報(bào)材料、科研成果獲獎(jiǎng)證件）、推廣應(yīng)用階段材料（技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書(shū)、用戶(hù)反饋意見(jiàn)、成果宣傳報(bào)道文件）等。承擔(dān)科研項(xiàng)目的課題組對(duì)科研項(xiàng)目材料進(jìn)行系統(tǒng)、全面、準(zhǔn)確的收集與整理；在課題結(jié)束后由課題組負(fù)責(zé)人主持立卷，將形成積累的全部文件材料按要求匯總整理，在驗(yàn)收合格后移交給綜合檔案室，由專(zhuān)職檔案管理員按照規(guī)范對(duì)移交的每一個(gè)案卷、每一份文件進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒定、檢查。

3 加強(qiáng)數(shù)字化工作，推進(jìn)電子檔案管理

筆者所在的省醫(yī)學(xué)科學(xué)院形成和保存的科研檔案多為紙質(zhì)檔案，因此單位基本采用紙質(zhì)檔案歸檔模式，這一模式存在工作量大、歸檔整理時(shí)間長(zhǎng)、保存和查閱不方便、查檔過(guò)程中易出現(xiàn)檔案材料遺失或損毀等問(wèn)題。對(duì)此，科研單位必須順應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，積極開(kāi)展科研檔案數(shù)字化工作，著手建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)，把控電子文件的前端管理和全程管理，做好數(shù)據(jù)交換和技術(shù)對(duì)接，注重文件生命周期內(nèi)各個(gè)階段所有管理活動(dòng)和管理要素的統(tǒng)籌兼顧。在系統(tǒng)建設(shè)期內(nèi)，單位采用電子科研檔案“雙套制”歸檔模式，要求電子文件歸檔的同時(shí)歸檔其紙質(zhì)版，確保歸檔文件的齊全性和完整性。并且考慮電子檔案管理系統(tǒng)與現(xiàn)有辦公管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)的銜接問(wèn)題，如對(duì)科研管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，實(shí)現(xiàn)其與電子檔案管理系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，為科研檔案的共享與利用打好基礎(chǔ)。

4 重視項(xiàng)目監(jiān)管，落實(shí)監(jiān)管責(zé)任

在國(guó)家級(jí)、省級(jí)和省級(jí)有關(guān)部門(mén)的重大項(xiàng)目管理中，專(zhuān)職檔案管理員需要組織項(xiàng)目中期檔案管理檢查，或開(kāi)展跟蹤檢查，著重加強(qiáng)痕跡管理和立卷指導(dǎo)工作，確保檔案資料的完整性和真實(shí)性。項(xiàng)目結(jié)束后，專(zhuān)職檔案管理員應(yīng)督促并協(xié)助項(xiàng)目組根據(jù)要求向綜合檔案室提交完整的技術(shù)資料，包括項(xiàng)目合同、項(xiàng)目驗(yàn)收材料、科研論文、實(shí)驗(yàn)記錄等，如無(wú)特殊原因逾期不歸檔，項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)應(yīng)評(píng)為不合格，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的科研信用將產(chǎn)生不良記錄。

5 納入崗位考核，實(shí)行績(jī)效管理

科研檔案是評(píng)價(jià)科研單位在某一階段內(nèi)的發(fā)展情況、綜合實(shí)力及學(xué)術(shù)水平的重要依據(jù)，也是考核科研項(xiàng)目參與人員的工作業(yè)績(jī)、評(píng)估其學(xué)術(shù)研究的重要參考。在日常工作中，應(yīng)將檔案管理工作納入崗位考核中，進(jìn)行績(jī)效考評(píng)時(shí)把管理人員與科研人員檔案立卷歸檔情況列為評(píng)價(jià)指標(biāo)，通過(guò)加強(qiáng)績(jī)效管理的方式，不斷提升有關(guān)部門(mén)和人員的檔案規(guī)范化管理意識(shí)。