鄭 旭

河北省石家莊市第一醫(yī)院

事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用

鄭 旭

河北省石家莊市第一醫(yī)院

傳統(tǒng)的紙質化檔案管理模式存在著工作量繁雜、出錯率高、查找效率低等缺陷。隨著信息化技術的不斷發(fā)展，越來越堵的現(xiàn)代化手段被應用到事業(yè)單位檔案管理之中，并使得上述缺陷得到了顯著的改善。然而，作為一種尚不十分成熟的新興技術手段，部分現(xiàn)代化方式在事業(yè)單位檔案管理的使用過程中還存在一些問題。本文即針對事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的實際應用展開具體分析，并就其中的注意事項做出闡述。

事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化方式

1.引言

經(jīng)濟在不斷的發(fā)展，事業(yè)單位的建設也在不斷的進步，事業(yè)單位在認識管理方面有著很大的提高，尤其是在檔案管理這一方面，檔案管理已經(jīng)不在是傳統(tǒng)的事業(yè)單位的檔案管理方式，打破了傳統(tǒng)，將信息技術應用到了事業(yè)單位檔案管理中，在檔案管理中使用計算機技術，利用電腦進行文件的傳輸，進行無紙化的辦公，改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，將圖像文字在計算機行顯現(xiàn)出來，這樣加快了事業(yè)單位檔案管理的腳步，讓事業(yè)單位的發(fā)展向前邁進了一大步。

2.現(xiàn)代化方式在事業(yè)單位檔案管理中的應用

現(xiàn)代化方式在事業(yè)檔案檔案管理工作中可以說是大有可為的，具體應用途徑主要體現(xiàn)在下述4個方面。

2.1 應用在檔案的檢索及目錄管理之中

檔案記錄和保持的目的在于為后期的查詢和使用提供資料支持。由此可見，進行檔案檢索是實現(xiàn)檔案價值的必要環(huán)節(jié)。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案目錄通常是有檔案管理人員進行人工整理而成的，整理過程耗時費力，且一旦出現(xiàn)錯誤也不易察覺、不便于更改。當將計算機技術應用帶檔案的整理過程中后，能夠對各類資料信息按關鍵詞、內容、部門、時間等作出分類，并進行清晰、有序的記錄，并生成目錄。

2.2 應用于庫房管理之中

庫房是大量檔案存放、保管的場所。由于大量紙質材料長期堆積，加之通風不暢，容易導致文件的腐敗、蟲蛀。近年來，越來越多單位嘗試將現(xiàn)代化的設施引入到庫房管理中，提升給類資料的保護質量。首先，可在庫房中適當安裝新風系統(tǒng)，通過空氣流通排放掉腐朽氣味，給庫房管理人員提供相對健康、舒適的工作環(huán)境。其次，可以通過安裝攝像頭的方式，對庫房的實時狀況進行監(jiān)控，使庫房工作人員不必時刻在庫房守班。另外，還可以通過計算機系統(tǒng)監(jiān)控庫房的濕度、溫度等環(huán)境狀況，從而指導庫管人員依據(jù)這些參數(shù)采取相應的管理措施。

2.3 輔助檔案業(yè)務工作

檔案業(yè)務工作包括收集、保管、整理、鑒定、利用、統(tǒng)計分析、銷毀等多個環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的管理模式使得檔案管理人員在工作中耗費了大量的精力、時間。隨著一系列現(xiàn)代化技術的引入，許多流程得到了有效的簡化。例如在進行檔案收集時，可以與其他部門員工進行網(wǎng)上溝通，并通過網(wǎng)絡傳輸文件，避免了過去取、送文件繁瑣；檔案統(tǒng)計過程，可以直接通過excel等軟件進行自動統(tǒng)計、篩選、替換等，大大提高了統(tǒng)計效率；銷毀時，也可利用碎紙機進行快速、無痕銷毀，從而有效確保了檔案的機密性。

2.4 建立檔案管理網(wǎng)絡平臺

檔案管理網(wǎng)絡平臺是一個實現(xiàn)了檔案資料信息共享的計算機平臺。通過這一平臺，檔案室人員可以將單位可供借閱的檔案信息公布到平臺上，供各個部門查詢。同時，對于檔案的借閱情況，也可以通過該平臺進行記錄。其他部門的員工在需要借閱檔案時，可以先通過這個平臺查清所需資料是否未被借出，確認尚有庫存之后，再去檔案室借閱。為了保證檔案的機密性，可通過平臺對不同級別的工作人員可以設置相應的檔案借閱權限，部分機密檔案僅供相關部門員工或領導借閱。

3.現(xiàn)代化方式應用于事業(yè)單位檔案管理中需要注意的問題

現(xiàn)代化方式引入到事業(yè)單位檔案管理中后，檔案的管理效率得到了有效的提升。但為確保各種現(xiàn)代化手段得到有效實施，還需要特別注意下述幾個方面的問題。

3.1 加強檔案管理制度的規(guī)范化

事業(yè)單位檔案管理措施發(fā)生變化后，傳統(tǒng)的管理制度難免已無法適應新的管理模式。因此，需通過制度改革、完善來促進檔案管理制度的規(guī)范化。一方面，對于檔案室計算機等各類設備的使用權限要有明確規(guī)定，除指定人員外其他職工不得擅自使用相關設備。其次，要對檔案管理人員及借閱人員的行為作出嚴格規(guī)范，一旦發(fā)生丟失、損壞等現(xiàn)象，要及時追查、責任到人。

3.2 提高檔案管理人員計算機操作能力

計算機等現(xiàn)代化設備的引入對于部分不善于使用新設備的檔案管理人員而言無疑是一項挑戰(zhàn)。為幫助這些員工更快的初步掌握起現(xiàn)代化技術下檔案的管理方法，建議各事業(yè)單位定期對檔案管理員工進行業(yè)務培訓，幫助他們學會通過計算機開展檔案管理工作，從而有效提升工作效率。對于這部分員工而言，要做好心態(tài)方面的調整，盡快適應現(xiàn)代化檔案管理手段。當工作過程中遇到問題時，要多向其他員工請教，通過不斷學習、摸索，盡快掌握現(xiàn)代化檔案管理的各項技術。

3.3 完善現(xiàn)代化配套設施

“工欲善其事，必先利其器?！比粢垢黝惉F(xiàn)代化技術在檔案管理工作中得到有效推廣，各單位需首先配備比較完善的現(xiàn)代化設備，其中包括計算機及配套設備、監(jiān)控設施等等。為此，還需要聘用相應的技術人員，定期對各類設備進行維護，且當設備出現(xiàn)問題時，能夠開展科學的檢修工作。只有這樣，才能確?，F(xiàn)代化技術在事業(yè)單位檔案管理工作中長期、高效的開展。

4.結語

總之，隨著事業(yè)單位運營模式的不斷更新，傳統(tǒng)的檔案管理辦法顯然已無法適應當前各單位的實際需求。通過加快信息化建設，將更多的現(xiàn)代化手段應用到事業(yè)檔案檔案管理之中，能夠有效提升檔案管理的效率，從而更好的發(fā)揮各單位檔案的實用價值。因此，為了在日益發(fā)展的時代下全面促進事業(yè)單位的工作效率和辦公水平，必須逐步推進現(xiàn)代化的管理辦法，構建科學的檔案存儲管理系統(tǒng)。

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鄭旭（1989-），男，漢族，河北省石家莊市人，河北經(jīng)貿大學工商管理專業(yè)，石家莊市第一醫(yī)院，職工，研究方向：檔案管理等。