章 玲杭州西湖風(fēng)景名勝區(qū)（杭州市園林文物局）鳳凰山管理處

企業(yè)檔案管理中實(shí)施精細(xì)化管理

章 玲
杭州西湖風(fēng)景名勝區(qū)（杭州市園林文物局）鳳凰山管理處

企業(yè)檔案管理是企業(yè)發(fā)展中重要的一部分，企業(yè)檔案管理為企業(yè)的發(fā)展提供指導(dǎo)方向，企業(yè)檔案管理的好壞直接或間接關(guān)系到企業(yè)的生存與發(fā)展。為了解決企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題，發(fā)揮檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，促進(jìn)企業(yè)管理的創(chuàng)新，讓其與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合當(dāng)前社會(huì)企業(yè)檔案管理的實(shí)際，本文主要介紹了企業(yè)檔案管理中實(shí)施精細(xì)化管理的一些方法。

企業(yè)；檔案；管理；精細(xì)化

檔案精細(xì)化管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的發(fā)展依據(jù)。隨著現(xiàn)代企業(yè)的快速發(fā)展，企業(yè)檔案管理的問(wèn)題也隨之而來(lái)。企業(yè)檔案的管理涉及到企業(yè)的方方面面，一個(gè)好的企業(yè)，離不開(kāi)一個(gè)好的企業(yè)檔案管理，而且企業(yè)檔案管理影響著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。企業(yè)可以結(jié)合發(fā)展實(shí)際，對(duì)企業(yè)檔案管理實(shí)施精細(xì)化管理，使其發(fā)展更加規(guī)范和科學(xué)，不斷推進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。

1 企業(yè)的檔案管理的作用

檔案管理是企業(yè)管理中不可缺少的一部分，主要記錄企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。在技術(shù)快速發(fā)展的今天，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)力也加大，為了增強(qiáng)企業(yè)自身的競(jìng)爭(zhēng)力，企業(yè)要更加注重自身制度的建設(shè)和完善。在對(duì)自身進(jìn)行完善的同時(shí)，企業(yè)也面臨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來(lái)的不同的挑戰(zhàn)，所以企業(yè)要在檔案管理中實(shí)施精細(xì)化管理。同時(shí)企業(yè)管理人員也要提高自身素養(yǎng)，深入了解檔案管理中的相關(guān)知識(shí)，切實(shí)落實(shí)企業(yè)檔案管理制度。

2 企業(yè)管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題分析

一個(gè)問(wèn)題的解決要找到出現(xiàn)問(wèn)題的原因，然后才可以對(duì)癥下藥，解決問(wèn)題。企業(yè)檔案管理主要存在制度不完善，管理人員知識(shí)單一，對(duì)企業(yè)管理的專業(yè)認(rèn)識(shí)不深，有的思想上對(duì)企業(yè)檔案管理存在誤解等等問(wèn)題。下面是對(duì)我國(guó)企業(yè)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及問(wèn)題進(jìn)行的分析。

2.1 企業(yè)檔案管理缺乏規(guī)范化

我國(guó)的企業(yè)檔案管理發(fā)展時(shí)間不長(zhǎng)，發(fā)展速度慢，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)管理的認(rèn)識(shí)不深，不能全面、正確的進(jìn)行企業(yè)管理的領(lǐng)導(dǎo)。而且由于認(rèn)識(shí)不深，對(duì)企業(yè)管理沒(méi)有系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理制度。現(xiàn)在社會(huì)發(fā)展較快，一些新型企業(yè)檔案管理的興起，使得這種不系統(tǒng)、不規(guī)范的管理，顯現(xiàn)出更多的問(wèn)題。

2.2 檔案管理的理念不高

企業(yè)檔案管理的理念不高主要是因?yàn)閷?duì)檔案管理工作的性質(zhì)存在誤解，一般人認(rèn)為這種檔案管理是一種簡(jiǎn)單而又好做的整理方面的工作，這種工作所需的文化水平要求不高，所以對(duì)于這個(gè)工作不加以重視。有的只是利用閑暇之余來(lái)完成檔案的管理工作；有的因資料太多，管理起來(lái)不方便，擅自將檔案丟棄；有的對(duì)檔案不重視，將檔案任意損毀。這些都大大降低了企業(yè)檔案管理的水平，加重了企業(yè)后期的負(fù)擔(dān)。

2.3 企業(yè)檔案管理的建設(shè)技術(shù)水平不高

現(xiàn)在社會(huì)是一個(gè)信息化的社會(huì)，但現(xiàn)在有些企業(yè)還沒(méi)有完全應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行企業(yè)檔案管理，對(duì)企業(yè)檔案管理沒(méi)有系統(tǒng)化、規(guī)范化的信息技術(shù)管理。這樣不僅加大了工作量，而且不能很好的進(jìn)行企業(yè)檔案管理，使其充分發(fā)揮其重要作用。而且我們國(guó)家企業(yè)檔案管理軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)建設(shè)技術(shù)水平不高，影響了企業(yè)檔案管理水平的提高。

3 企業(yè)檔案精細(xì)化管理的建設(shè)

檔案精細(xì)化管理重在“精”。精細(xì)化管理是對(duì)管理方法的規(guī)范化、系統(tǒng)化，運(yùn)用信息管理技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行高效、協(xié)調(diào)的管理，使得企業(yè)檔案管理發(fā)揮其最大的作用?，F(xiàn)代企業(yè)高速發(fā)展，技術(shù)不斷更新，管理水平不斷提高，檔案精細(xì)化管理是一種新型的管理技術(shù)，需要多種管理科學(xué)應(yīng)用其中，尤其是信息化管理水平的發(fā)展。而且當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)經(jīng)濟(jì)全球化的社會(huì)，一個(gè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展要與世界接軌，必不可少的是一個(gè)企業(yè)強(qiáng)大而精細(xì)的企業(yè)檔案管理。經(jīng)濟(jì)全球化，要求的是更高、更快、更強(qiáng)的發(fā)展，因?yàn)榘l(fā)展快，淘汰也快，精細(xì)檔案管理作為企業(yè)發(fā)展的根基，可以為企業(yè)走向國(guó)際化提供更好的發(fā)展機(jī)會(huì)，以及更全面的信息資源，讓企業(yè)更好的認(rèn)識(shí)自身，讓其在世界經(jīng)濟(jì)舞臺(tái)上放出光彩。

3.1 加大管理人才培養(yǎng)的力度

加大企業(yè)檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)的力度，使管理人員自身的專業(yè)文化知識(shí)和實(shí)踐能力得到提升，并且在工作中不斷探索，發(fā)現(xiàn)管理中存在的不足，不停的學(xué)習(xí)，對(duì)管理工作進(jìn)行更好的完善，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案精細(xì)化管理。我國(guó)的企業(yè)發(fā)展起步點(diǎn)較低，處于一步步不停的探索進(jìn)步階段，企業(yè)中有一些工作時(shí)間較長(zhǎng)的員工，對(duì)專業(yè)知識(shí)認(rèn)識(shí)不全面，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)其平時(shí)的培訓(xùn)?，F(xiàn)在社會(huì)發(fā)展較快，對(duì)于檔案管理人員的后期工作要進(jìn)行監(jiān)督和改善，讓企業(yè)更好的適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。

3.2 建設(shè)檔案精細(xì)化管理制度

為了企業(yè)的發(fā)展，要在企業(yè)檔案管理中實(shí)施精細(xì)化管理。第一，要加強(qiáng)檔案精細(xì)化管理的制度建設(shè)，建立有效的管理機(jī)制。第二，將檔案管理的工作具體化、詳細(xì)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理的精細(xì)化。第三，明確檔案管理人員的崗位極其職務(wù)，形成多不同層次的管理體系。第四，制定詳細(xì)的檔案管理的工作流程，做到分工明確，工作有條不紊。

3.3 建立嚴(yán)格的檔案精細(xì)化管理考核制度

建立嚴(yán)格的企業(yè)檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)這方面內(nèi)容的考察。沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。沒(méi)有好的管理考察制度，這種制度就不能落實(shí)，人們不遵守，這種制度的設(shè)立就沒(méi)有任何實(shí)質(zhì)意義。大多數(shù)的企業(yè)，現(xiàn)在的企業(yè)檔案管理體系都不系統(tǒng)，不全面，不完善，這種檔案管理考核制度更加不具體，即使有的企業(yè)有這種制度，也都比較粗糙，不精細(xì)。所以，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人要結(jié)合自身企業(yè)的發(fā)展實(shí)際，制度比較具體的、嚴(yán)格的檔案監(jiān)督考核制度。

3.4 提高管理信息化技術(shù)水平

首先，對(duì)于國(guó)家來(lái)說(shuō)，需要國(guó)家注重企業(yè)檔案管理這方面信息技術(shù)的發(fā)展，一方面發(fā)展企業(yè)檔案精細(xì)管理系統(tǒng)，使其更加系統(tǒng)和規(guī)范；另一方面，普及這種管理技術(shù)，讓更多的企業(yè)可以更加高效的應(yīng)用這種技術(shù)，發(fā)揮它的功能。其次，企業(yè)應(yīng)當(dāng)提高其自身的技術(shù)水平，可以投資一筆資金，引進(jìn)發(fā)展這種技術(shù)。并且企業(yè)可以有效的利用計(jì)算機(jī)，對(duì)檔案進(jìn)行電子化管理，這樣不僅節(jié)省了人力，而且提高了工作效率。企業(yè)還要對(duì)管理人員的思想進(jìn)行教育，加強(qiáng)其對(duì)企業(yè)的保密工作，防止企業(yè)機(jī)密泄露。

4 總結(jié)

企業(yè)的發(fā)展需要一個(gè)穩(wěn)固的根基，穩(wěn)固的根基需要更系統(tǒng)、更全面的企業(yè)檔案精細(xì)管理系統(tǒng)。檔案管理是企業(yè)發(fā)展不可缺少的，檔案管理系統(tǒng)需要好的制度對(duì)企業(yè)管理人員進(jìn)行指導(dǎo)，這需要國(guó)家、企業(yè)、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的共同努力。企業(yè)要結(jié)合自身的發(fā)展?fàn)顩r，完善自身的檔案管理制度，促進(jìn)企業(yè)更好、更快、更強(qiáng)的發(fā)展。

[1]楊南雁.企業(yè)檔案精細(xì)化管理的措施探討[J].企業(yè)改革與管理,2015,(19):29-30.

[2]寇曉衛(wèi).淺談企業(yè)檔案的精細(xì)化管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2014, (5):213.