高 文

中共墊江縣委宣傳部

論電子信息技術(shù)在檔案管理中的運用

高 文

中共墊江縣委宣傳部

進入21世紀，隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的快速崛起，知識成為全球共享化，而信息技術(shù)的應(yīng)用占據(jù)了當今社會的主導(dǎo)地位，大眾漸漸地對知識與信息的關(guān)注越來越高，對信息量的需求已成為社會文明的重要標志。這樣看來，對于檔案事業(yè)的發(fā)展來說將會是一個非常好的機會。基于此，檔案管理的運用勢必成為新時代的關(guān)注焦點，這關(guān)系到整個檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，我們必須做出進一步的思考，旨在避免檔案管理步入彎路。

互聯(lián)網(wǎng)；電子信息技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用

如今我們已步入了一個完全信息化的時代，全社會處處充滿了信息，當然對于信息的收集、整理、處理、加工的能力也大大提高。而信息的傳播途徑不會受到任何時空的約束，這樣的網(wǎng)絡(luò)體制下人們的社會與經(jīng)濟、生產(chǎn)的結(jié)構(gòu)都發(fā)生了翻天覆地的變化，人們的活動越來越趨向全球化的發(fā)展。而隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，人們在很大程度上忽略對于電子信息的保存與管理。如：電子信息技術(shù)幫助檔案管理人員保存豐富的檔案資料，但是在此時也給檔案工作者帶來了極大的挑戰(zhàn)。電子信息技術(shù)是不是可以很好的用在檔案管理的工作中，這也將對保護歷史文化遺產(chǎn)以及傳承等產(chǎn)生不可推卸的作用。

一、利用電子信息技術(shù)對檔案進行管理工作的優(yōu)勢

隨著互聯(lián)網(wǎng)的興起，電子信息技術(shù)越來越發(fā)達。社會網(wǎng)絡(luò)化走進人們的工作和學(xué)習(xí)中，漸漸的被人們所接受。對于檔案的管理工作開始都是紙質(zhì)版本，現(xiàn)在逐漸成為了電子檔案。從這一點可以說明當今社會在不斷的發(fā)展與進步，而應(yīng)用電子信息技術(shù)對檔案管理工作有什么好處呢？它的優(yōu)點在哪里？下面筆者一一闡述：

1、檔案管理的工作變得越來越便捷

以計算機和互聯(lián)網(wǎng)作為一個基礎(chǔ)平臺，檔案管理的工作者便可以在任何時間任何地點，運用計算機對各種數(shù)據(jù)及信息進行統(tǒng)計整理、清查檢索等工作。這樣省去了翻閱紙質(zhì)檔案資料的時間與各種手續(xù)、省去了大量檔案文件所占用的空間，十分的便捷。

2、查閱和檢索逐漸被網(wǎng)絡(luò)化

在對電子檔案的管理系統(tǒng)中，每一份電子檔案都具備一定的屬性，根據(jù)這些屬性信息的不同可以對客戶的不同權(quán)限對各個部門進行開放。運用這樣的方法可以不用必須去檔案部門去進行檢索和查閱，現(xiàn)在可以利用網(wǎng)絡(luò)的各種終端對檔案隨時進行檢索或者查閱，這樣便提高了對信息檢索的利用率。

3、電子檔案與文件的一體化管理

辦公室自動化趨勢的背景下，檔案工作的升級是電子檔案與文件的一體化管理，不同的文件中會包含不同的文字、照片以及聲音和圖像等，當辦理工作結(jié)束之后，便能夠進到相對應(yīng)的檔案資料數(shù)據(jù)庫，這些由資料庫的管理工作人員分別歸類整理，通過這樣的方式便能在任意時間進行歸檔，電子檔案的管理逐漸變得一體化。

二、電子信息技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用的問題

1、對電子化的檔案管理認識模糊

工作人員的認識不到位，與實際工作存在一定的差距。而這些差距通常將會導(dǎo)致工作的失誤，例如：對那些比較重要的文件資料，不能及時進行打印或者備份。如果對計算機的依賴性過強，那么假設(shè)計算機出現(xiàn)了故障，就有可能導(dǎo)致檔案資料的丟失。與此同時，對電子文件歸類的意識存在一定的欠缺。如：利用計算機去起草一些文件資料，當打印出來正式的紙質(zhì)版的文件過后，那些電子版本的草稿文件就非常容易忽視了。這些電子文件許多都沒有保留下來，他們會不斷的被刪除、覆蓋，這樣造成了信息的大量流失。

2、電子檔案的規(guī)范化的管理存在一定的缺失

近幾年，隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，我們可以利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)接收與發(fā)送電子檔案，利用網(wǎng)絡(luò)向上一級或各個單位進行匯報，相當?shù)谋憬荨４送?，現(xiàn)對電子文件僅是進行了邏輯性的歸檔處理。當下，針對電子文件資料在網(wǎng)絡(luò)中的安全問題也引起了極高的關(guān)注。就拿檔案管理舉例，最明顯的一個問題就是，在對辦公自動化系統(tǒng)進行設(shè)計的時候缺少檔案工作者的參與環(huán)節(jié)，而大多數(shù)的檔案管理人員對計算機網(wǎng)絡(luò)的了解相對較少。據(jù)此建立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)大多是設(shè)計了邏輯歸檔這一項功能，把這些有關(guān)的信息歸為檔案部門的使用終端上面，這些電子的文件資料并沒有下載下來，放在一個可以脫機進行保存的載體中。如果網(wǎng)絡(luò)一旦出了問題，那么這些個電子文件就完全有可能丟失。

3、檔案管理專業(yè)人才缺失、機構(gòu)不全

對于電子檔案的管理人員來說，需要是專業(yè)的人士且要有專門的檔案管理的部門。但是與當前相比，很多檔案的管理者素質(zhì)偏低，對計算機網(wǎng)絡(luò)也不夠精通，十分缺乏專業(yè)性，這樣致使對電子文件歸檔的管理非常的不嚴謹。如果對電子檔案沒有一個統(tǒng)一的管理體制的話，未來完全可能會造成檔案資料的丟失和泄露。

三、結(jié)束語

在當下經(jīng)濟社會快速發(fā)展的前提下，科技使我們的生活變得越來越便捷，與此同時對人們的專業(yè)素養(yǎng)要求也是越來越高。在檔案管理的過程中，既需要人員對管理技術(shù)熟練掌握，也需要對檔案管理工作者要求越高。然而，在我們享受著便捷的時候也在不斷地發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的錯誤。因此建立一個健全的檔案管理體制并進行規(guī)范，這將會使檔案管理工作更加嚴謹。

[1]馬丹丹.試析電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].黑龍江科技信息,2015,（21）:158.

[2]牛曉麗.電子信息技術(shù)在檔案管理中的運用探討[J].才智, 2013,（24）:314.

[3]吳凱.電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究[J].數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用,2012,（08）:88.