韋愛(ài)民

寧夏賀蘭縣公證處，寧夏 賀蘭 750200

辦理委托公證業(yè)務(wù)中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

韋愛(ài)民

寧夏賀蘭縣公證處，寧夏 賀蘭 750200

近年來(lái)，委托公證被廣泛地應(yīng)用于房地產(chǎn)市場(chǎng)領(lǐng)域及其他社會(huì)事務(wù)中。隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)的活躍和國(guó)家交易稅的調(diào)整等一系列因素的出現(xiàn)，房屋委托也出現(xiàn)了一些譬如“違規(guī)公證”等問(wèn)題。因此，我們對(duì)辦理委托公證業(yè)務(wù)的過(guò)程中存在的幾個(gè)問(wèn)題進(jìn)行了總結(jié)和反思，以期為社會(huì)提供更為優(yōu)質(zhì)高效的公證法律服務(wù)。

“五不準(zhǔn)”措施；委托公證；注意問(wèn)題

最近，一篇題為“這個(gè)中國(guó)人最信任的機(jī)構(gòu)，如今卻卷入了一場(chǎng)驚天騙局”的報(bào)導(dǎo)吸引了國(guó)人的眼球。媒體披露北京市相關(guān)公證處涉嫌“以房養(yǎng)老”違規(guī)公證問(wèn)題后，對(duì)公證行業(yè)產(chǎn)生了一定的負(fù)面影響。這是繼西安“寶馬”彩票案后，公證又一次被推到了風(fēng)口浪尖上。具體是哪一類(lèi)公證會(huì)產(chǎn)生如此大的轟動(dòng)效應(yīng)呢？經(jīng)北京市司法局調(diào)查核實(shí)，委托公證就是涉嫌“違規(guī)公證”類(lèi)別之一。筆者結(jié)合工作實(shí)踐中的委托公證業(yè)務(wù)，談一下自己的體會(huì)。

《民法通則》第64條規(guī)定：“代理包括委托代理、法定代理和指定代理”。委托代理在公證業(yè)務(wù)中的直接體現(xiàn)就是委托公證。委托公證是國(guó)家公證機(jī)構(gòu)根據(jù)公民、法人或其他組織(當(dāng)事人)的申請(qǐng)，依法證明其授權(quán)他人以自己名義實(shí)施法律行為的意思表示真實(shí)性、合法性的活動(dòng)，根據(jù)當(dāng)事人的需要按《公證程序規(guī)則》第三十六條實(shí)質(zhì)審查或第三十八條形式審查的規(guī)定進(jìn)行證明。近年來(lái)，委托公證被廣泛地應(yīng)用于房地產(chǎn)市場(chǎng)領(lǐng)域及其他社會(huì)事務(wù)中。隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)的活躍和國(guó)家交易稅的調(diào)整等一系列因素的出現(xiàn)，房屋委托也出現(xiàn)了一系列問(wèn)題?！斑`規(guī)公證”到底在哪些地方違規(guī)呢？經(jīng)司法局調(diào)查核實(shí)，發(fā)現(xiàn)在告知、送達(dá)、當(dāng)事人是否有權(quán)處分其名下房產(chǎn)的事實(shí)和證據(jù)方面有瑕疵。對(duì)當(dāng)事人是否有權(quán)處分其名下房產(chǎn)的事實(shí)和證據(jù)方面有瑕疵，透過(guò)這一現(xiàn)象，我們不難發(fā)現(xiàn)，這一現(xiàn)象所折射出的問(wèn)題是公證機(jī)構(gòu)未對(duì)委托公證進(jìn)行實(shí)質(zhì)審查。

為嚴(yán)肅公證執(zhí)業(yè)紀(jì)律，規(guī)范公證執(zhí)業(yè)行為，確保公證質(zhì)量，在公證審查和告知方面，辦理處分房產(chǎn)的委托書(shū)，除嚴(yán)格依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法通則》55條、《公證程序規(guī)則》、中公協(xié)2008年4月23日《辦理房屋委托公證書(shū)公證的指導(dǎo)意見(jiàn)》進(jìn)行審查外，還應(yīng)把司法部2017年8月14日印發(fā)的《公證執(zhí)業(yè)“五不準(zhǔn)”措施》實(shí)質(zhì)審查主義進(jìn)行到底。筆者對(duì)委托公證有以下幾點(diǎn)意見(jiàn)：

一、長(zhǎng)期以來(lái)，我們辦理委托公證均依據(jù)《公證法》、司法部《公證程序規(guī)則》、2008年中公協(xié)《辦理房屋委托書(shū)公證的指導(dǎo)意見(jiàn)》等法律法規(guī)來(lái)辦理

依據(jù)《指導(dǎo)意見(jiàn)》第五條規(guī)定，明確以《公證程序規(guī)則》第三十八條形式審查為主和《公證程序規(guī)則》第三十六條實(shí)質(zhì)審查為輔的辦證方式。但是，自司法部《公證執(zhí)業(yè)“五不準(zhǔn)”措施》發(fā)布之日起，委托公證業(yè)務(wù)已進(jìn)一步明確，不準(zhǔn)未經(jīng)實(shí)質(zhì)審查出具公證書(shū)?！吨笇?dǎo)意見(jiàn)》第十一條至第十五條制訂出了具體的審查要求和標(biāo)準(zhǔn)、如何審查、當(dāng)事人應(yīng)提交哪些材料、詳細(xì)列舉了詢(xún)問(wèn)筆錄應(yīng)載明的內(nèi)容、應(yīng)告知的內(nèi)容、采用要素式公證書(shū)出證。結(jié)合這些內(nèi)容及《“五不準(zhǔn)”措施》，我們?cè)趯?shí)踐操作規(guī)程中，一方面要保證做到實(shí)質(zhì)審查，另一方面要注重告知事項(xiàng)。公證機(jī)構(gòu)、公證員應(yīng)當(dāng)盡到更高標(biāo)準(zhǔn)的審查注意義務(wù)，不得片面依賴(lài)書(shū)面證據(jù)材料而忽視溝通交流，不得只重程序合規(guī)而輕實(shí)體內(nèi)容審查。對(duì)“存疑”的公證事項(xiàng)，要綜合使用交叉詢(xún)問(wèn)、分別談話等方式進(jìn)行審查核實(shí)，全過(guò)程記錄存檔，必要時(shí)全程制作視頻資料存檔。筆者認(rèn)為，為年老體弱、危重病人、聾、啞等弱勢(shì)群體辦理公證時(shí)，更要實(shí)時(shí)制作視頻資料。對(duì)“合理懷疑的”公證申請(qǐng)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)提請(qǐng)公證機(jī)構(gòu)進(jìn)行會(huì)商研究，不得以簽名(印鑒)屬實(shí)公證替代委托公證，以原件與復(fù)印件相符公證規(guī)避對(duì)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的審查?！拔宀粶?zhǔn)”第五條，已明確提出了實(shí)質(zhì)審查主義替代形式審查主義。故，對(duì)當(dāng)事人是否有處份權(quán)存疑的公證，筆者以為，不應(yīng)再加注“本公證書(shū)未委托人是否具有委托權(quán)作出證明”的注釋(目前，外地發(fā)往我處的公證書(shū)仍有形式審查并加注的現(xiàn)象)。

二、公證審查、告知和送達(dá)，貫穿了公證活動(dòng)的證前審

查和辦證過(guò)程中的審查全過(guò)程。審查、告知和送達(dá)的過(guò)程，結(jié)合上述案例及工作經(jīng)歷，歸納總結(jié)以下要點(diǎn)：

(一)委托人的身份證件和資格證明及告知?！段宀粶?zhǔn)》第一條，不準(zhǔn)為未查核真實(shí)身份的公證申請(qǐng)人辦理公證。委托人為自然人的，對(duì)其身份證的審查，目前，許多公證機(jī)構(gòu)已安裝了“諾特瑞辦證軟件”及“人臉比對(duì)系統(tǒng)”，絕大多數(shù)二代身份證可通過(guò)軟件進(jìn)行識(shí)別。但在實(shí)踐中，如身份證消磁的現(xiàn)象，人臉比對(duì)不確定、不通過(guò)的情況，公證員則要結(jié)合日常的辦證經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合視讀、機(jī)讀、與其他證明材料上的簽名或相片比對(duì)、單獨(dú)談話、交叉印證等方法識(shí)別人證是否相符，當(dāng)事人提交的身份證、戶(hù)口本、結(jié)婚證及其他證明材料是否“證證相符”。具體辨別方法可參考中國(guó)公證協(xié)會(huì)2008年12月25日通過(guò)的《公證機(jī)構(gòu)審查自然人身份的指導(dǎo)意見(jiàn)》及其附件《公證機(jī)構(gòu)審查業(yè)務(wù)附件居民身份證和中國(guó)護(hù)照辨別參考資料》及2017年7月12日公證文選微信公眾號(hào)發(fā)布的《婚姻關(guān)系查證風(fēng)險(xiǎn)解析》。在對(duì)委托人的身份審查過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)告知當(dāng)事人依據(jù)《公證法》第四十四條的規(guī)定，提交虛假身份證明材料，騙取公證書(shū)的，依法承擔(dān)法律責(zé)任。

(二)房屋所有權(quán)權(quán)屬方面的審查和告知。房屋委托公證書(shū)，證前審查應(yīng)將委托人的身份審查過(guò)程貫穿于房屋權(quán)屬審查過(guò)程中。重點(diǎn)審查房屋權(quán)利憑證原件，以查閱房屋登記簿的方式核實(shí)委托人提交的權(quán)屬憑證是否屬實(shí)，以及房屋有無(wú)被抵押、查封、扣押等限制處分的情況，但購(gòu)買(mǎi)房屋的除外；委托書(shū)所處分的房屋屬于夫妻共有財(cái)產(chǎn)還是個(gè)人財(cái)產(chǎn)；法人或其他組織申辦房屋委托書(shū)公證，按照法律、法規(guī)或者章程規(guī)定需要審批的，應(yīng)當(dāng)提交股東會(huì)(董事會(huì))決議或者有關(guān)部門(mén)的批準(zhǔn)文件；監(jiān)護(hù)人申請(qǐng)辦理以處分被監(jiān)護(hù)人所有的房屋為內(nèi)容的委托書(shū)公證，應(yīng)當(dāng)提交享有監(jiān)護(hù)權(quán)的證明材料以及為監(jiān)護(hù)人利益而處分房屋的保證書(shū)；委托人為被羈押人員的，應(yīng)當(dāng)審查委托人是否可以處分委托書(shū)所涉及的房屋，必要時(shí)向有關(guān)部門(mén)核查。告知委托人提交虛假婚姻狀況證明、產(chǎn)權(quán)證明等證明材料的法律后果。

(三)委托人的真實(shí)目的和公證書(shū)的用途的審查和告知?！段宀粶?zhǔn)》第二條，不準(zhǔn)辦理非金融機(jī)構(gòu)融資合同公證；第四條，不準(zhǔn)辦理具有擔(dān)保性質(zhì)的委托公證。曾有公證處辦理民間借貸，在借款人用以抵押的房產(chǎn)被實(shí)現(xiàn)債權(quán)后，借款人以無(wú)處居住為由長(zhǎng)期上訪、鬧訪。故，此類(lèi)公證應(yīng)慎辦、少辦，主要應(yīng)對(duì)策略應(yīng)放在對(duì)委托人的真實(shí)目的和公證書(shū)的用途的審查方面。筆者在長(zhǎng)期的工作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，很多有經(jīng)驗(yàn)的委托人可能是借款人，受托人可能是放款人，名為委托，實(shí)為借貸，但委托人、受托人在公證過(guò)程中盡最大可能掩蓋雙方存在借貸關(guān)系的事實(shí)，公證承辦人無(wú)充分理由，拒辦公證將面臨投訴等問(wèn)題。而公證承辦人自我保護(hù)的重要措施就是把工作重心放在告知和談話筆錄上。同時(shí)，對(duì)處分財(cái)產(chǎn)類(lèi)公證書(shū)一定要提示委托人，委托書(shū)只可簽發(fā)給其熟悉并信任的人，如處分房產(chǎn)，告知委托人按需要設(shè)立出售房產(chǎn)的合理價(jià)，出售房款的領(lǐng)取辦法等。委托書(shū)簽發(fā)后，如出現(xiàn)受托人超越委托權(quán)限等惡意損害委托人合法權(quán)益的行為，委托人要盡快解除委托，并書(shū)面通知委托書(shū)的使用單位及其他相關(guān)的第三人。因稅收政策，受托人和真正的買(mǎi)方需要以委托書(shū)公證來(lái)達(dá)到滿(mǎn)兩年的減稅目的的，應(yīng)告知房產(chǎn)過(guò)戶(hù)前買(mǎi)家有可能面臨的法律風(fēng)險(xiǎn)。即將實(shí)施的《民法總則》173條、174條應(yīng)提醒委托人及受托人(部分受托人會(huì)陪同委托人共同辦理公證)注意。173條列舉了五條委托代理終止的情形：其中，委托人取消委托、受托人喪失民事行為能力、法人或其他組織終止等情形；174條委托人死亡后，有下列情形之一的，委托行為有效：受托人不知道并且不應(yīng)當(dāng)知道委托人死亡；委托人的繼承人予以承認(rèn)等情形。

(四)《五不準(zhǔn)》第三條，不得辦理涉及不動(dòng)產(chǎn)處分的全項(xiàng)委托公證。公證機(jī)構(gòu)、公證員辦理涉及不動(dòng)產(chǎn)處分的委托公證，應(yīng)當(dāng)按照“重大事項(xiàng)一次一委托”的原則，告知當(dāng)事人委托解押、出售、代收房款等的法律意義和法律后果，不得辦理一次性授權(quán)全部重要事項(xiàng)的委托公證，不得在公證書(shū)中設(shè)定委托不可撤銷(xiāo)、委托人在收到房款前，由受托人代為辦理房產(chǎn)過(guò)戶(hù)事宜或受托人不宜代為收取售房款等內(nèi)容。

(五)如遇年老、聾、啞等弱勢(shì)群體型委托人，公證員除了要盡到全面的、詳盡的告知義務(wù)外，還應(yīng)重點(diǎn)審查委托人是否有完全民事行為能力及意思表示是否真實(shí)。很多年老型當(dāng)事人，身體上或精神上都患有或多或少的疾病，這就要求我們?cè)谵k理公證前，要與委托人進(jìn)行全面、細(xì)致的溝通，全面了解委托人的身體、精神狀況及委托人的真實(shí)意思表示。對(duì)語(yǔ)言表達(dá)不清或?qū)k理委托公證目的不明確的，一律拒絕辦理。在辦理公證的過(guò)程中，還應(yīng)對(duì)詢(xún)問(wèn)過(guò)程、委托人簽署委托書(shū)及公證材料的過(guò)程制作視頻資料附卷。

(六)對(duì)發(fā)往外地使用的委托書(shū)公證及委托人要求按其提供的樣式出具公證書(shū)的，在審查委托書(shū)內(nèi)容無(wú)違反法律規(guī)定或虛假的，應(yīng)充分告知，如使用方對(duì)委托書(shū)的內(nèi)容及樣式不予認(rèn)可，達(dá)不到委托人的使用目的的，由委托人承擔(dān)相應(yīng)的法律后果。如需補(bǔ)正而委托人拒絕補(bǔ)正、修改的，應(yīng)將此情形記入詢(xún)問(wèn)筆錄。

(七)在送達(dá)方面，因委托公證是單方法律行為，理應(yīng)發(fā)送給委托人，再由委托人根據(jù)自身需要，轉(zhuǎn)交給受托人。筆者認(rèn)為，公證處及公證員不宜直接將委托書(shū)公證書(shū)直接發(fā)送給受托人。

綜上，我們?cè)谵k理公證過(guò)程中，始終秉承“質(zhì)量是公證工作生命線”的理念，為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的公證法律服務(wù)。

[1]丁青松.以高度的職業(yè)責(zé)任心對(duì)待每一項(xiàng)公證業(yè)務(wù) 由一件特殊的委托公證申請(qǐng)說(shuō)起[J].中國(guó)公證，2008(11)：44-45.

[2]龐敬.淺析辦理委托書(shū)公證應(yīng)注意的問(wèn)題[J].大科技，2011(11)：51.

D926.6

A

2095-4379-(2017)31-0169-02

韋愛(ài)民(1959-)，男，浙江仙居人，專(zhuān)科，寧夏賀蘭縣公證處，主任，四級(jí)公證員，研究方向：公證。