李維嘉，張雷，錢建國(guó)，吳正灝

1.上海理工大學(xué) 醫(yī)療器械與食品學(xué)院，上海 200433；2.復(fù)旦大學(xué)附屬華山醫(yī)院 裝備科，上海 200040

淺談現(xiàn)代醫(yī)院物資供應(yīng)鏈中二級(jí)庫管理

李維嘉1,2，張雷2，錢建國(guó)2，吳正灝2

1.上海理工大學(xué) 醫(yī)療器械與食品學(xué)院，上海 200433；2.復(fù)旦大學(xué)附屬華山醫(yī)院 裝備科，上海 200040

二級(jí)庫管理的推廣使得醫(yī)院在物資供應(yīng)鏈上的管理更加全面，完成了從庫房到科室、從科室到病人的全跟蹤。為核算管理提供了有力的數(shù)據(jù)支持。二級(jí)庫管理系統(tǒng)的功能采用模塊化設(shè)計(jì)，包括科室需求管理、二級(jí)庫管理、綜合業(yè)務(wù)查詢、報(bào)表統(tǒng)計(jì)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)。此外實(shí)現(xiàn)二級(jí)庫個(gè)性化管理，根據(jù)不同臨床需求開發(fā)一物一碼管理、智能化提醒功能和多系統(tǒng)界面整合。用現(xiàn)代化手段和二級(jí)庫管理不斷優(yōu)化物資供應(yīng)鏈，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療物資精細(xì)化管理、“零庫存”目標(biāo)。

醫(yī)用物資；二級(jí)庫；供應(yīng)鏈；精細(xì)化管理

引言

在醫(yī)療衛(wèi)生改革的不斷推進(jìn)下，2014版《醫(yī)療器械監(jiān)督管理?xiàng)l例》中對(duì)醫(yī)院用醫(yī)療器械、醫(yī)用耗材的使用單位提出更加全面、更加完善的管理要求。而在新的醫(yī)療技術(shù)、科技革新的沖擊下，各類的醫(yī)用物資使用量、使用品種、使用價(jià)值也在不斷的增加，物資供應(yīng)鏈管理在醫(yī)院運(yùn)營(yíng)中所占據(jù)的地位越來越重要。同時(shí)隨著醫(yī)院精細(xì)化管理的推進(jìn)，管理的難度也在不斷的增加。以往的物資管理系統(tǒng)，即一級(jí)庫管理，功能出現(xiàn)一定的局限性。物資僅完成從庫房到科室的記錄，不能完成對(duì)出庫物資的全跟蹤，出現(xiàn)數(shù)據(jù)斷流，使核算管理缺乏有力的數(shù)據(jù)支持。為完善管理過程，掌握物資流向，對(duì)物資系統(tǒng)進(jìn)行二級(jí)庫管理方面的開發(fā)顯得十分必要。

1 二級(jí)庫定義

二級(jí)庫一般指各科室、病區(qū)在醫(yī)院物資一級(jí)庫領(lǐng)用材料后形成的庫存，通過設(shè)立二級(jí)庫，將醫(yī)院物資管理的觸角下沉到科室，為精細(xì)化管理奠定了基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了物資的計(jì)劃、采購、領(lǐng)用、使用及收費(fèi)的全過程管理。對(duì)耗材的銜接收發(fā)起到了關(guān)鍵的作用，能有效控制材料管理中常見的冒領(lǐng)、亂領(lǐng)、錯(cuò)用、亂用的現(xiàn)象，進(jìn)而降低醫(yī)療成本。

2 基于物資供應(yīng)鏈下的二級(jí)庫實(shí)施

2.1 醫(yī)用耗材二級(jí)庫整體設(shè)計(jì)核心

目前華山醫(yī)院的二級(jí)庫房建立在中心庫房的管理之下，以4個(gè)目標(biāo)為核心制定相應(yīng)管理制度[1]：① 降低庫存減少資金占用：提升供應(yīng)鏈效率，加快庫存周轉(zhuǎn)，為庫存物資設(shè)置高儲(chǔ)、低儲(chǔ)、安全量警戒線，在確保臨床正常使用的情況下將庫存量減少，并通過系統(tǒng)實(shí)時(shí)掌握全院各級(jí)庫房庫存情況；② 及時(shí)供應(yīng)滿足臨床需求：使用網(wǎng)絡(luò)物資訂單管理，使得請(qǐng)領(lǐng)請(qǐng)購一體化。淘汰了紙質(zhì)申領(lǐng)單統(tǒng)一使用電子訂單，易于保存方便管理；③ 使用安全確保病人利益：利用條形碼實(shí)現(xiàn)批次效期管理和病人追溯，通過微信驗(yàn)收控制不良事件；④ 成本控制杜絕不合理浪費(fèi)：對(duì)可收費(fèi)材料使用流程化管理、消耗材料使用定額管理與事前控制，為精細(xì)化成本核算提供數(shù)據(jù)支持[2]。醫(yī)院二級(jí)庫流程見圖1。

圖1 醫(yī)院二級(jí)庫流程圖

2.2 醫(yī)用耗材二級(jí)庫功能模塊

二級(jí)庫能滿足我院臨床科室對(duì)于日常醫(yī)用耗材、供應(yīng)商等管理工作，功能主要分為以下五大模塊（圖2）。

（1）科室需求管理：主要針對(duì)臨床醫(yī)生、護(hù)士或者技師在日常工作中對(duì)消耗性材料提出的需求進(jìn)行管理，由耗材管理員進(jìn)行統(tǒng)一審核并上報(bào)至中心庫房。該模塊能對(duì)訂單進(jìn)行統(tǒng)一管理、追溯訂單執(zhí)行進(jìn)度、根據(jù)高低儲(chǔ)自動(dòng)請(qǐng)領(lǐng)。

（2）二級(jí)庫管理：對(duì)二級(jí)庫出入庫物資進(jìn)行記錄。詳細(xì)記錄出庫物資的使用情況，申請(qǐng)人、使用時(shí)間物資批號(hào)等。完善管理過程，避免數(shù)據(jù)斷流，掌握物資流向。

（3）綜合業(yè)務(wù)查詢：可以實(shí)時(shí)查詢二級(jí)庫庫存情況和物資使用歷史情況。

（4）報(bào)表統(tǒng)計(jì)：匯總當(dāng)月耗材入庫明細(xì)、使用情況。在物資供應(yīng)鏈集中配送的模式下各科室可以根據(jù)報(bào)表統(tǒng)計(jì)及時(shí)調(diào)整庫存、上報(bào)使用情況、控制經(jīng)費(fèi)支出。

（5）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)：統(tǒng)計(jì)歸納各類產(chǎn)品信息、供應(yīng)商資質(zhì)、廠家授權(quán)、業(yè)務(wù)聯(lián)系方式和醫(yī)保代碼等數(shù)據(jù)。其中為了各科室方便使用，對(duì)二級(jí)庫物資字典添加了“選擇”和“歸類”功能。科室物資管理員可以對(duì)物資字典內(nèi)的產(chǎn)品設(shè)置請(qǐng)領(lǐng)、請(qǐng)購權(quán)限，對(duì)金額較高或植入類產(chǎn)品設(shè)置專人請(qǐng)購權(quán)限或定額請(qǐng)領(lǐng)。此外可以通過套餐設(shè)置可以對(duì)同類產(chǎn)品或同品牌產(chǎn)品進(jìn)行“歸類”，方便臨床使用人員查找。

圖2 醫(yī)院二級(jí)庫功能模塊

2.3 醫(yī)用耗材二級(jí)庫的精細(xì)化管理

采用更加全面、完善的二級(jí)庫制度勢(shì)必為了追求更加精細(xì)化的管理。在現(xiàn)代化信息系統(tǒng)的輔助下可以有效、快速的完成出庫、入庫、登記等操作[3]。但是與原來隨心所欲的使用耗材相比仍然是加重了職能科室與臨床科室的工作量。為了在有限人力資源的情況下，貫徹國(guó)家衛(wèi)計(jì)委、醫(yī)院管理要求，根據(jù)不同的醫(yī)用耗材、不同的管理要求等級(jí)，針對(duì)不同科室開發(fā)了二級(jí)庫系統(tǒng)。目前根據(jù)我院臨床需求已經(jīng)開展支具室二級(jí)庫、檢驗(yàn)科二級(jí)庫、試劑二級(jí)庫、供應(yīng)室二級(jí)庫、手術(shù)室通用材料二級(jí)庫、普外科手術(shù)室二級(jí)庫、神經(jīng)外科手術(shù)室二級(jí)庫、 眼科手術(shù)室二級(jí)庫、DSA二級(jí)庫、心導(dǎo)管室二級(jí)庫。共覆蓋醫(yī)用耗材3000多種，使用耗材金額超過1億元。

以我院檢驗(yàn)科二級(jí)庫為例。檢驗(yàn)科所使用的體外診斷試劑與普通耗材相比有著保存條件苛刻、有效期較短的特點(diǎn)。體外診斷試劑的冷鏈運(yùn)輸要求較高，一般需要保存2～8℃的冷藏，避光并不能倒置。而它的有效期相比較于普通耗材的一年至兩年試劑的有效期往往只有3～6個(gè)月，所以避免試劑過期、防止誤使用過期體外診斷試劑是檢驗(yàn)科長(zhǎng)效機(jī)制的重點(diǎn)工作。針對(duì)試劑的特殊性，對(duì)檢驗(yàn)科二級(jí)庫采用一物一碼的管理模式。在供應(yīng)商出庫時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)登錄一物一碼管理平臺(tái)為試劑打印條形碼。條形碼是系統(tǒng)按照公式規(guī)則賦予試劑，其中包含了試劑的批號(hào)、有效期、規(guī)格、供應(yīng)商等信息。由中心庫房接收并出庫至檢驗(yàn)科二級(jí)庫，檢驗(yàn)科在接收時(shí)可以查詢每樣試劑的條形碼。在領(lǐng)用出庫時(shí)必須使用條碼槍掃描條形碼，如果條形碼所記錄的有效期已經(jīng)過期系統(tǒng)則會(huì)提出警告并禁止使用。與此同時(shí)通過條形碼所記錄下的所有試劑有效期可以通過系統(tǒng)設(shè)置提前提醒，避免試劑過期造成科室經(jīng)濟(jì)損失。通過一物一碼的管理模式確保體外診斷試劑的安全使用，防止不安全事件的發(fā)生。同時(shí)通過提前預(yù)警合理安排試劑的使用順序避免造成科室、醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)損失[4]。

2.4 個(gè)性化智能提醒功能

電子化管理相較于紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)除了方便保存，還能實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)證件、耗材的動(dòng)態(tài)情況[5]。為了將電子化管理的優(yōu)勢(shì)更好的應(yīng)用在臨床科室管理中，為每個(gè)二級(jí)庫提供了個(gè)性化設(shè)置智能提醒窗口。各科室二級(jí)庫可以根據(jù)特點(diǎn)自由設(shè)置智能提醒窗口的內(nèi)容：過期產(chǎn)品注冊(cè)證、過期授權(quán)書、為處理采購訂單、高儲(chǔ)低儲(chǔ)等。也可以設(shè)置日期提起預(yù)警[6]。

2.5 不良事件追溯

不良事件除了第一時(shí)間安置病人外，及時(shí)追溯源頭避免事件擴(kuò)大也是處置過程中重要的一步。二級(jí)庫房管理延續(xù)了中心庫房以條線碼為核心的閉環(huán)管理[7]。通過不良事件中使用耗材的批號(hào)在業(yè)務(wù)綜合查詢中逐步向上追查改耗材院內(nèi)周轉(zhuǎn)流程：科室領(lǐng)用時(shí)間領(lǐng)用人、中心庫房出庫時(shí)間、驗(yàn)收員驗(yàn)收時(shí)間與驗(yàn)收結(jié)果。并且配合微信驗(yàn)收時(shí)的產(chǎn)品照片可以清晰、迅速的反應(yīng)耗材的使用情況[8]。

3 醫(yī)院二級(jí)庫管理的探討

3.1 多系統(tǒng)整合

隨著二級(jí)庫精細(xì)化管理的全面鋪開，已經(jīng)涉及醫(yī)院多方面業(yè)務(wù)。然而HIS系統(tǒng)、消毒滅菌系統(tǒng)等軟件仍然是各科室甚至全院必要的功能。二級(jí)庫管理作為全院物資供應(yīng)鏈的精細(xì)化管理面向科室的窗口端，可以滿足不同臨床科室的要求，但是作為面向全院物資供應(yīng)鏈的系統(tǒng)要做到十八般武藝樣樣精通是不可能的。系統(tǒng)對(duì)接在二級(jí)庫推廣過程中成為了首要難題，需要各科室積極配合和雙方軟件供應(yīng)商的協(xié)調(diào)。

3.2 “零庫存”的持續(xù)改進(jìn)

隨著二級(jí)庫管理的推廣，由科室提交的申請(qǐng)更加貼近各科室的耗材使用情況、分布特點(diǎn)[9]。將中心庫房的庫存量分散至各個(gè)科室后，仍將加強(qiáng)對(duì)科室耗材管理員的培訓(xùn)與指導(dǎo)，分析月耗材使用量報(bào)表幫助臨床科室減少庫存量。同時(shí)優(yōu)化采購流程，精簡(jiǎn)供應(yīng)商與科室的P2P配送方式，加快物資周轉(zhuǎn)流轉(zhuǎn)，努力實(shí)現(xiàn)“零庫存”[10]。

4 醫(yī)院二級(jí)庫管理展望

目前醫(yī)用耗材信息較多，代碼種類較為復(fù)雜。產(chǎn)品注冊(cè)證、生產(chǎn)批號(hào)、醫(yī)保代碼等信息在進(jìn)入醫(yī)院物資供應(yīng)鏈時(shí)需要通過手動(dòng)輸入系統(tǒng)內(nèi)，工作量大且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品“身份證”，簡(jiǎn)化醫(yī)用耗材錄入物資供應(yīng)鏈流程，擴(kuò)大物資追溯范圍[11]。

在社會(huì)飛速發(fā)展、科技持續(xù)進(jìn)步的現(xiàn)代醫(yī)療背景下，精細(xì)化、個(gè)性化的醫(yī)療就診勢(shì)必為未來發(fā)展方向。而國(guó)家的各項(xiàng)法律政策也鼓勵(lì)支持醫(yī)院采用先進(jìn)的、信息化的管理手段。每一位病人就診情況、醫(yī)用耗材使用次數(shù)、植入物的實(shí)時(shí)情況記錄的不但是病人的安全、健康，更為下一位病人的就醫(yī)提供了詳實(shí)的數(shù)據(jù)支持[12]。做好醫(yī)院數(shù)據(jù)化管理、二級(jí)庫精細(xì)化管理是醫(yī)院前進(jìn)的必經(jīng)之路。

[1] 黃娌君.統(tǒng)籌把握與分級(jí)管理—對(duì)醫(yī)院衛(wèi)生材料二級(jí)庫建立的分析[J].管理觀察,2014,9(25):183-184.

[2] 由寶劍,肖篤,田一寧.衛(wèi)生材料二級(jí)庫管理模式研究與實(shí)踐[J].中國(guó)衛(wèi)生質(zhì)量管理,2012,19(1):76-78.

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[12] 朱學(xué)明.過程控制在手術(shù)室高值耗材管理中的應(yīng)用[J].當(dāng)代護(hù)士(中旬刊),2013,(11):146-147.

Grade Ⅱ Storehouse Management in Material Supply Chains of the Modern Hospital

LI Wei-jia1,2, ZHANG Lei2, QIAN Jian-guo2, WU Zheng-hao2
1. School of Medical and Food Engineering, University of Shanghai for Science and Technology, Shanghai 200433, China; 2. Department of Equipment, Huashan Hospital of Shanghai Fudan University Medical College, Shanghai 200040

The promotion of Grade Ⅱ storehouse in the hospital makes the management of products supply chain more perfect and realizes full-round tracking from the warehouse to the department and from the department to the patient, which provided a powerful data support for accounting management. The function of the Grade Ⅱ storehouse adopted modular design, including department requirement management, Grade Ⅱ storehouse management, comprehensive business queries, statistics report, and basic data maintenance. Moreover, personalized management of Grade Ⅱ storehouse was realized and code management, intelligent reminder function and integration of multi-system interface was developed according to different clinical requirements. In order to realize the medical products elaborating management and zero inventory, modern methods and Grade Ⅱ storehouse management should be adopted to continuously optimize the material supply chain.

medical materials; grade II storehouse; supply chain; delicacy management

R197.323.1

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2016.11.041

1674-1633(2016)11-0140-03

補(bǔ)充說明

田書暢等刊登于《中國(guó)醫(yī)療設(shè)備》2016年第31卷第10期醫(yī)院數(shù)字化板塊的《醫(yī)院護(hù)理人員管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)》（文章頁碼：93-94）基金項(xiàng)目：南京市醫(yī)學(xué)科技發(fā)展資金“青年工程”人才培養(yǎng)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)資助項(xiàng)目（QRX11033）。

蔣紅兵，研究員級(jí)高級(jí)工程師，主要從事醫(yī)療儀器與器械研究。

2016-02-18

2016-03-01

通訊作者：錢建國(guó)，高級(jí)工程師。

通訊作者郵箱：jianguo_qian@sina.com

通訊作者郵箱：cmdjhb@126.com