趙湘渝

近年來，高校的擴(kuò)招給學(xué)生創(chuàng)造了更多的學(xué)習(xí)機(jī)會。但是，隨著個別學(xué)生招生后放棄入學(xué)資格、入學(xué)后中途退學(xué)、畢業(yè)后工作單位解約退檔等情況的發(fā)生，高校遺留的離校生檔案逐年增多。要想從根源上解決高校遺留學(xué)生檔案逐年增多的現(xiàn)實問題，應(yīng)當(dāng)建立起更符合客觀實際的高校離校生檔案轉(zhuǎn)遞規(guī)范與流程。

1 高校遺留在校學(xué)生檔案逐年增多的原因

（1）高校招生后放棄入學(xué)資格、入學(xué)后中途退學(xué)、畢業(yè)出國留學(xué)人數(shù)的逐年增多是造成高校遺留在校學(xué)生檔案逐年增多的主要原因。

（2）畢業(yè)生離校時檔案材料缺失或畢業(yè)答辯未通過等不能畢業(yè)的，該生的檔案暫時不能轉(zhuǎn)出。

（3）畢業(yè)生個人與用人單位簽訂的協(xié)議有試用期或用人單位等待正式編制暫時不能接收檔案的，該生的個人檔案暫時保存在學(xué)校，緩期轉(zhuǎn)遞。

（4）畢業(yè)生個人或用人單位毀約，該生檔案退回學(xué)校保管。

（5）生源地非北京、上海等地的畢業(yè)生，分配到北京、上海等地工作需要落戶指標(biāo)，暫時沒有指標(biāo)落戶的畢業(yè)生檔案被退回到原學(xué)校保管。

2 高校離校生檔案轉(zhuǎn)遞去向

《報到證》是教育主管部門正式派遣畢業(yè)生的憑證，也是接收單位接管學(xué)生個人檔案的重要依據(jù)和憑證。根據(jù)報到單位的不同，檔案轉(zhuǎn)遞方向亦有不同。

（1）畢業(yè)生《報到證》上的報到單位是國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)，并且獲得進(jìn)人指標(biāo)的編制內(nèi)人員，該畢業(yè)生的個人檔案應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)遞到該單位保管。

（2）畢業(yè)生《報到證》上的報到單位是國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)，但若該生暫時未獲得進(jìn)人指標(biāo)，屬于編制外的人員，則該畢業(yè)生的個人檔案應(yīng)轉(zhuǎn)遞到接收單位或企業(yè)委托的人才交流服務(wù)中心保管（待單位有了進(jìn)人指標(biāo)，有關(guān)方面組織社會公招考試，該生通過考試后，再將該生個人檔案調(diào)入）。

（3）畢業(yè)生《報到證》上的報到單位是民企、私企、外企性質(zhì)的單位，該畢業(yè)生的個人檔案應(yīng)轉(zhuǎn)遞到人才交流服務(wù)中心保管。該生的檔案存放在工作地人才交流服務(wù)中心保管還是存放在生源地人才交流服務(wù)中心保管，則由用人單位和畢業(yè)生本人協(xié)商選定。

（4）有些城市對落戶和轉(zhuǎn)遞檔案進(jìn)行“綁定”，如深圳等城市明確規(guī)定，要轉(zhuǎn)遞檔案到該地人才交流服務(wù)中心，就必須將本人的戶口也落在深圳，否則拒收該生個人檔案或收到后將該生檔案退回原學(xué)校。

3 高校離校生檔案轉(zhuǎn)遞規(guī)范與流程

（1）高校正?；蜓悠诋厴I(yè)、結(jié)業(yè)、肄業(yè)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞。有《報到證》的高校正常畢業(yè)、結(jié)業(yè)、肄業(yè)學(xué)生，該生檔案按《報到證》上的報到單位轉(zhuǎn)遞。學(xué)生就業(yè)單位有人事和檔案管理權(quán)的，該生檔案直接轉(zhuǎn)遞到就業(yè)單位；就業(yè)單位有人事權(quán)但沒有檔案管理權(quán)的，該生檔案可轉(zhuǎn)遞到就業(yè)單位委托的屬地人才交流中心，也可以按該生意愿將個人檔案轉(zhuǎn)遞到該生生源地人才交流中心。

（2）學(xué)生延期未畢業(yè)的肄業(yè)生轉(zhuǎn)檔。該類學(xué)生只有《肄業(yè)證》，若有就業(yè)單位接收的，可憑調(diào)檔函轉(zhuǎn)遞個人檔案。若沒有就業(yè)單位接收或沒有單位開具調(diào)檔函的，該生的個人檔案就只能自帶回原籍，等將來有單位接收時本人再將密封好的個人檔案交給單位或人才交流服務(wù)中心。

（3）高校中途退學(xué)的學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞。中途退學(xué)的學(xué)生無《報到證》，可能有《肄業(yè)證》。若該生是碩士或博士生考上公務(wù)員或找到工作調(diào)檔，本人辦理退學(xué)手續(xù)后可憑就業(yè)單位開具的調(diào)檔函調(diào)檔。若該生是本、?？粕z學(xué)，沒有單位開具調(diào)檔函的，該生的個人檔案就只能自帶回原籍，等將來有單位接收時再將密封好的個人檔案交給單位或人才交流服務(wù)中心。

（4）碩士、博士生考上公務(wù)員或找到工作后想繼續(xù)完成學(xué)業(yè)的學(xué)生轉(zhuǎn)檔。該生可申請轉(zhuǎn)為單位委培生，繼續(xù)完成學(xué)業(yè)，經(jīng)研究生院批準(zhǔn)同意轉(zhuǎn)為委培生后，需要調(diào)檔到用人單位的，可持調(diào)檔函調(diào)檔。

（5）考上大學(xué)未報到或者報到后辦理退學(xué)要求回家復(fù)讀重考大學(xué)的學(xué)生提檔。本人寫情況說明，學(xué)院證明并蓋公章后可退檔；本人持退學(xué)文件和離校通知單辦理退檔，檔案經(jīng)辦人將該生的檔案密封后，交給學(xué)生本人自帶檔案回原籍。沒有辦理退檔的未報到學(xué)生，檔案可能成為“死檔”。

（6）在校生服役后考上軍校或退伍后找到工作的轉(zhuǎn)檔。本人不愿意回校繼續(xù)完成學(xué)業(yè)的，可憑單位調(diào)檔函轉(zhuǎn)遞個人檔案，但學(xué)生本人須到學(xué)院和教務(wù)處完善手續(xù)。

（7）未完成學(xué)業(yè)而出國留學(xué)的回國離校生?？蓱{單位調(diào)檔函轉(zhuǎn)遞檔案，但是學(xué)生本人須到學(xué)院和教務(wù)處完善手續(xù)。

（作者單位：成都理工大學(xué)檔案館 來稿日期： 2016-10-16）

3 結(jié)論

本文僅以PDCA在市級檔案部門安全評估中的應(yīng)用為例說明PDCA循環(huán)法使評估工作更具科學(xué)性、規(guī)范性、全面性和客觀性，可以全面提高市級檔案行政部門的檔案安全的科學(xué)管理水平。基層檔案部門也可以應(yīng)用PDCA循環(huán)法，提升基層檔案工作安全保障能力。

*本文系河南省檔案局科技項目“PDCA循環(huán)法在市級檔案館安全評估中的應(yīng)用研究” （項目編號：2014-R-11）研究成果之一。