沈立君

檔案是記載一個(gè)單位的發(fā)展歷史和優(yōu)秀成果的重要文件，文書檔案管理工作就是對(duì)過(guò)去所發(fā)生過(guò)的事件進(jìn)行文字記錄，并把記錄的內(nèi)容進(jìn)行時(shí)間上的標(biāo)記，將所有的歷史記錄按照一定的順序進(jìn)行分類管理。文章分析了現(xiàn)階段我國(guó)文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并提出優(yōu)化方案，以此提高我國(guó)文書檔案管理工作的技能。

文書檔案管理信息化

近年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)突飛猛進(jìn)，社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制越發(fā)完善，各種行業(yè)的管理體系也日漸成熟，緊跟全球信息化發(fā)展的腳步。科學(xué)有效的文書檔案管理不僅能夠提高一個(gè)單位的整體管理水平，還能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步貢獻(xiàn)一份力量。文書檔案作為一個(gè)單位發(fā)展歷程、文化沉淀、管理水平的重要依據(jù)，有很高的保存參考價(jià)值。它可以清晰地反映出一個(gè)單位各個(gè)歷史時(shí)期各種工作與活動(dòng)的情況，在單位工作中扮演著承前啟后的角色。

一、文書檔案管理的重要性和意義

（一）文書檔案管理的重要性

隨著我國(guó)各領(lǐng)域事業(yè)的迅猛發(fā)展以及社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷完善，各單位的文書檔案管理工作也漸漸顯示出了其重要的利用價(jià)值。事實(shí)上，現(xiàn)在許多人都沒(méi)有意識(shí)到文書檔案管理在一個(gè)單位正常運(yùn)行中占有舉足輕重的地位，但優(yōu)秀的文書檔案管理對(duì)于現(xiàn)代化單位制度的完善具有較強(qiáng)的推動(dòng)作用。新時(shí)期檔案的管理工作對(duì)科學(xué)性的要求更高，而且要跟住時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)。所以信息化和數(shù)字化成為文書檔案管理未來(lái)的發(fā)展方向。

（二）文書檔案管理的意義

做好文書檔案管理工作是一個(gè)單位能夠順利發(fā)展的前提，檔案管理工作作為單位管理工作中的重點(diǎn)，要科學(xué)規(guī)范的實(shí)行檔案管理，這也是衡量一個(gè)單位業(yè)績(jī)以及管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。做好文書檔案管理工作，一方面，能使單位高層管理人員及時(shí)并清楚了解單位運(yùn)營(yíng)情況，可作為經(jīng)營(yíng)決策的支持依據(jù)；另一方面，可為社會(huì)各方面提供準(zhǔn)確的單位經(jīng)營(yíng)成果，為單位與有關(guān)方面實(shí)行的有益合作打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?；谖覈?guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景，更要做好文書檔案管理工作，隨時(shí)更新文書檔案管理觀念，勇于創(chuàng)造和嘗試新型檔案管理手段。

二、現(xiàn)階段我國(guó)文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）管理制度有待進(jìn)一步優(yōu)化

傳統(tǒng)的文書檔案管理制度存在著一定問(wèn)題。文書檔案的管理僅僅利用以時(shí)間為分界線來(lái)進(jìn)行大量檔案的管理存放，這種方式雖然簡(jiǎn)單易行，但由于所需整理存放的文書檔案數(shù)量過(guò)多，這樣進(jìn)行分類太過(guò)于籠統(tǒng)化，使日后的查找存在著十分大的困難。所以在日后的文書檔案管理要進(jìn)行細(xì)致分類，先以時(shí)間為大的分界線將檔案大致的分出，再根據(jù)事件的類型進(jìn)一步分類，最終使所有的文書檔案有序的得到存放。在以往的文史檔案管理人員管理制度中只是規(guī)定所有人員的工作內(nèi)容與注意事項(xiàng)，沒(méi)有對(duì)所有的工作項(xiàng)目進(jìn)行人員數(shù)量的分配，導(dǎo)致有些工作項(xiàng)目中所用的工作人員過(guò)多，造成人才資源的浪費(fèi)。在對(duì)文書管理人員進(jìn)行管理優(yōu)化時(shí)，就要合理的裁減與增添各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人員，使每一項(xiàng)工作都能高效地進(jìn)行，每名文書檔案管理工作者都各司其職。

（二）領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

一些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案工作的認(rèn)識(shí)不夠全面，不夠透徹，沒(méi)有充分重視文書檔案工作的意義，甚至將文書檔案管理工作認(rèn)為是極為簡(jiǎn)單、可有可無(wú)的工作，難以創(chuàng)造可觀的經(jīng)濟(jì)效益，只需要相關(guān)工作人員保存好文件，以備不時(shí)之需即可。

（三）管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高

一部分檔案管理工作者缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，沒(méi)有上崗證，沒(méi)有掌握文書檔案管理的精髓。還有一些單位沒(méi)有專職文書檔案管理員，由其他工作人員兼任，從而導(dǎo)致文書檔案收集范圍不明確、立卷不符合規(guī)范、材料真?zhèn)尾环置?、收集工作不及時(shí)、文書檔案收集缺失以及檔案保管期限的劃分混亂等問(wèn)題。

三、如何提升文案管理的工作質(zhì)效

（一）規(guī)范檔案的基礎(chǔ)工作

在文書檔案管理的實(shí)際工作中，要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息繁冗度，提高檔案利用的效率和效果。在歸檔工作中，既要掌握重點(diǎn)，分清主次，嚴(yán)把全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，從而提高檔案利用價(jià)值。建立好全宗卷的案卷目錄，按照檔案管理要求進(jìn)行科學(xué)的分類、整理、編目，對(duì)到期的檔案及時(shí)進(jìn)行鑒定、銷毀。同時(shí)，各單位可以根據(jù)自身的具體情況制定總的和分步的計(jì)劃并逐步實(shí)現(xiàn)，使檔案管理工作不斷完善。

（二）促進(jìn)檔案信息化建設(shè)

紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大，而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，因而要促使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展，在實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的同時(shí)，促使文書檔案信息化建設(shè)邁入一個(gè)新的臺(tái)階。將文書檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)融合為一體，實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。以往使用者必須到檔案室才能查閱，而網(wǎng)絡(luò)化建成后，使用者可以在自己的辦公室對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行瀏覽、訪問(wèn)。將掃描的文件及電子文件直接與系統(tǒng)掛接，不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件，不必再到檔案室閱覽，從而提高了檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。而新的文書檔案劇增，檔案信息化管理迫在眉睫。各檔案部門應(yīng)抓住機(jī)遇，加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件。在管理手段上，要積極參與單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，密切結(jié)合本單位辦公系統(tǒng)與信息管理工作的實(shí)際，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)，科學(xué)推動(dòng)電子文件歸檔工作。

（三）提高檔案人員的檔案信息化素質(zhì)

檔案管理工作者的知識(shí)水平和整體素質(zhì)直接影響到檔案工作的方方面面。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對(duì)文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求。原來(lái)那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以，必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識(shí)的人才。而文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國(guó)家對(duì)文書檔案管理工作加大了經(jīng)濟(jì)上的支持，目的是為了完善我國(guó)文書檔案管理工作內(nèi)容，使文書檔案更好的得到記錄與整理，相信未來(lái)我國(guó)文書檔案管理工作將得到很好的發(fā)展完善。