陳偉

摘 要：檔案作為機關(guān)、組織機構(gòu)或個人在各項活動中形成的文字、圖像、聲音及其他形式的原始記錄，具有較高的開發(fā)利用和存儲價值。檔案管理是檔案局的一項主要工作內(nèi)容，在新形勢下，應(yīng)深入分析當(dāng)下檔案管理存在的問題，并制定相應(yīng)的改進與完善策略，以提高檔案管理的效率和質(zhì)量，更好地為社會、經(jīng)濟與政治的發(fā)展提供基礎(chǔ)服務(wù)。基于此，本文從檔案管理的重要性入手，探討了基層檔案管理存在的問題及對策，以供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：基層檔案；管理；問題；對策

中圖分類號： G270 文獻標識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）36-39-2

0 引言

檔案管理工作是基層檔案局工作的重要內(nèi)容之一，在我國社會與經(jīng)濟體制改革不斷深入的背景下，檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)。檔案管理人員應(yīng)深刻認識到檔案管理的重要性，并緊隨時代的發(fā)展步伐，利用先進的管理理念和手段，提高檔案管理水平，為服務(wù)當(dāng)?shù)氐纳鐣c經(jīng)濟發(fā)展夯實基礎(chǔ)。下面就基層檔案管理存在的問題及對策展開分析。

1 檔案管理的重要性分析

檔案是實際使用價值消失后的具有參考和再次開發(fā)利用價值的憑證，是資料的終端。檔案局中的檔案管理工作是構(gòu)成整個社會科學(xué)能力的重要部分，為社會信息系統(tǒng)的順利建設(shè)提供了有力的依據(jù)。總體而言，檔案管理工作的范圍廣泛，涵蓋了科研、機構(gòu)組織、個人等多個領(lǐng)域，是推進社會發(fā)展的重要因素之一。在我國改革開放的背景下，基層檔案管理的重要地位及作用日益凸顯，這就要求針對現(xiàn)階段基層檔案管理中存在的不足進行分析、總結(jié)，在此基礎(chǔ)上制定科學(xué)合理、行之有效的管理策略，以完整、真實的檔案信息和資料，為地區(qū)經(jīng)濟的良好發(fā)展提供依據(jù)[1]。

2 目前基層檔案管理存在的問題探討

2.1 檔案管理意識不足

檔案管理意識是指導(dǎo)高效開展檔案管理工作的靈魂，但目前部分基層檔案管理人員缺乏全局管理意識，片面性認識檔案管理工作，甚至認為自身的工作不重要，導(dǎo)致檔案管理與各項建設(shè)缺乏有效的結(jié)合，無法為社會與經(jīng)濟的發(fā)展提供真實、完整的依據(jù)。另外，檔案管理意識的不足還導(dǎo)致管理人員工作態(tài)度的不端正，不積極進取，對先進的管理理念和技術(shù)手段不加以學(xué)習(xí)，造成業(yè)務(wù)及自身的發(fā)展局限于單一的形式與范圍內(nèi)，嚴重影響了基層檔案管理水平的提升。

2.2 缺乏創(chuàng)新意識，全面性偏低

創(chuàng)新是民族進步的靈魂，也是各項工作不斷進步的動力。在目前基層檔案管理工作中，管理人員缺乏創(chuàng)新意識，導(dǎo)致檔案管理發(fā)展存在局部性、管理體制單一、管理理念與方法陳舊等問題，嚴重滯后于社會與經(jīng)濟的發(fā)展，無法滿足新時期對檔案管理的需求，不利于深化檔案管理改革。此外，創(chuàng)新意識與管理意識的缺乏在根本上是由于缺乏對檔案管理的全面認識，導(dǎo)致工作檔案無法具體落實，并浪費了大量的資源，不完整的檔案資料、不協(xié)調(diào)的工作結(jié)構(gòu)，導(dǎo)致基層檔案管理部門無法向社會提供及時、完善的服務(wù)，制約了檔案管理職能的充分發(fā)揮。

2.3 檔案管理體制不健全

從基層檔案管理的情況來看，檔案管理體制還不健全，主要體現(xiàn)在檔案管理缺乏必要的監(jiān)督檢查以及獎懲機制，沒有結(jié)合實際需求及時做好檔案資料借閱、存儲及修復(fù)工作。另外，對于檔案資料信息的收集整理、歸檔、查閱等方面沒有制定明確、細致的規(guī)定，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏條理性，管理人員在進行檔案管理時無章可循，影響了檔案管理水平的進一步提升。信息時代的檔案管理工作，信息化建設(shè)至關(guān)重要，但目前的情況是檔案管理信息化建設(shè)并不全面，一方面是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善；另一方面是管理人員掌握現(xiàn)代化設(shè)備的能力和意識不足，無法熟練地操作先進設(shè)施，導(dǎo)致檔案管理效率和質(zhì)量得不到有效提升[2]。

3 改進、完善檔案管理工作的有效策略

3.1 完善及創(chuàng)新檔案管理機制，加強檔案制度化建設(shè)

基層檔案管理應(yīng)實施百分制的“檔案檢查標準”形式，明確規(guī)定組織管理、業(yè)務(wù)建設(shè)、信息化建設(shè)、開發(fā)利用等方面的檢查內(nèi)容，并逐條對照確立相應(yīng)的標準及評分細則，特別強調(diào)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、檔案管理軟件及系統(tǒng)的使用、檔案編研的質(zhì)量、建設(shè)標準化及數(shù)字化檔案室等方面的標準，提高檔案管理的制度化與標準化。另外，制度化的檔案管理建設(shè)應(yīng)堅持科學(xué)合理、便捷實用的原則。

首先，為了提高了檔案管理人員的專業(yè)能力，促進其從事務(wù)型轉(zhuǎn)變到專業(yè)型的管理人員，基層單位應(yīng)建立競爭激勵機制、責(zé)任風(fēng)險體制和目標管理體制，規(guī)范崗位責(zé)任，嚴明崗位紀律，實現(xiàn)競爭上崗、淘汰制、績效掛鉤的管理機制。同時為了保障機制建立后的有效落實，應(yīng)加強基層行政管理部門的宏觀管理職能，加強指導(dǎo)、核查以及監(jiān)管檔案管理業(yè)務(wù)，使基層檔案管理工作朝著標準化、合理化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展。

其次，除了建立完善的管理機制，基層檔案工作還要建立科學(xué)分析、創(chuàng)新研究的工作機制，以有效提高基層檔案管理工作的效率和質(zhì)量。通過建立完善的管理機制和研究、創(chuàng)新機制，明確基層檔案管理工作職責(zé)，使檔案管理工作有力、運轉(zhuǎn)靈活，提升基層檔案管理工作的高效性。

3.2 加強檔案規(guī)范化建設(shè)

為了進一步提升檔案規(guī)范化管理水平，應(yīng)積極建設(shè)標準化檔案室。首先，積極協(xié)調(diào)、溝通與宣傳，提起各單位對標準檔案室建設(shè)工作的重視與支持，并將其納入總體工作目標中；其次，檔案局應(yīng)定期舉辦標準檔案室建設(shè)的培訓(xùn)活動，利用多媒體設(shè)施制定相應(yīng)的課件，以直觀、形象、圖文并茂的形式詳細講解組織管理、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、信息化建設(shè)、開發(fā)利用等主要內(nèi)容，明確標準檔案室建設(shè)的各項指標；再者，通過多樣化的形式開展檔案服務(wù)。例如上門、電話、網(wǎng)絡(luò)等，指導(dǎo)單位的檔案管理業(yè)務(wù)，增強單位檔案的收集、整理及規(guī)范化綜合管理能力，做到有章可循；最后檔案局作為檔案管理主管部門，應(yīng)告訴重視檔案室的建設(shè)，明確工作職責(zé)、建立健全管理制度、完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，規(guī)范檔案管理工作，夯實檔案管理的基礎(chǔ)。

3.3 結(jié)合現(xiàn)代化的技術(shù)，加強檔案信息化建設(shè)

信息時代里各領(lǐng)域的發(fā)展離不開先進的信息技術(shù)的支持，基層檔案管理應(yīng)堅持統(tǒng)籌規(guī)劃、重點突破，需求導(dǎo)向、安全、合理適用、穩(wěn)步實施的原則，利用計算機軟件及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)數(shù)字化檔案室，實施電子檔案管理，提高基層檔案管理工作的信息化水平。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)要重視、支持檔案管理的信息化建設(shè)，加大信息化建設(shè)所需資源的投入力度，將建設(shè)經(jīng)費列入年度財務(wù)預(yù)算，并納入整體規(guī)劃、相關(guān)崗位職責(zé)以及員工績效考核范圍內(nèi)[3]。檔案管理人員要解放思想、創(chuàng)新管理理念，有組織、有計劃、有安排地進行檔案信息化建設(shè)，綜合考慮檔案管理工作隨時代的發(fā)展而存在的變化因素，例如保管數(shù)量的增加、檔案載體形式以及技術(shù)手段的變化等因素，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，例如配置檔案管理軟件、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、大型數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。充分利用計算機軟件及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)高效的信息處理功能，便捷、準確地讀入、存儲和輸出數(shù)據(jù)，實現(xiàn)自動化的檔案檢索、存儲和管理功能，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的、落后的人工操作方式，切實提高基層檔案管理的工作水平，進而滿足新形勢下的檔案服務(wù)需求。

3.4 提升檔案管理人員的綜合能力

基層檔案管理工作具有復(fù)雜性、專業(yè)性以及技術(shù)性等特點，要求檔案管理人員在具備較強的業(yè)務(wù)能力的同時具有較好的服務(wù)意識，以良好的職業(yè)素養(yǎng)和嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度以及飽滿熱忱的工作作風(fēng)。在新時代發(fā)展的需求，在加強檔案管理人員固有的檔案管理知識及操作系統(tǒng)的學(xué)習(xí)之外，必須注重管理人員操作新技術(shù)、新設(shè)備的能力，進而高效、優(yōu)質(zhì)地進行檔案管理工作。首先，定期組織、參與培訓(xùn)，鞏固基本的檔案管理知識和理念，同時加強對檔案管理工作的原理、特點以及原則方法的掌握；其次，強化管理人員利用計算機操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的培訓(xùn)，積極推進檔案管理的信息化建設(shè)；最后，在收集、整理檔案的過程中需要注重對檔案資料的保護，還需要管理人員學(xué)習(xí)和掌握一定程度的修復(fù)已破損檔案或防治檔案破損的技術(shù)[4]。

4 結(jié)束語

綜上所述，基層檔案管理作為重要的職能部門，在新的形勢下需要進一步完善檔案管理機制規(guī)范化、制度化及信息化建設(shè)，有效提升基層檔案管理的效率和質(zhì)量，為更好地服務(wù)社會奠定堅實的基礎(chǔ)。

參 考 文 獻

[1] 閆濟遠，丁怡戈.煤炭企業(yè)基層檔案管理存在的問題與對策[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2011，10：75-76.

[2] 南曉敏.淺析基層檔案管理工作中存在的問題和對策[J].山西檔案，2013，S1：215-216.

[3] 柳晶梅.基層檔案管理工作存在的問題及對策研究[J].赤子（上中旬），2016，01：155.

[4] 李靜.基層檔案管理工作存在的問題及對策研究[J].黑龍江史志，2015，11：158.