王亞男

摘要：隨著人事制度的改革和深入，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展，用工形式的多元化。人事檔案的現(xiàn)狀存在內(nèi)容失真、材料不全等問題。提出了要從根本上解決我國目前的人事檔案管理問題就必須采取提高檔案管理人員素質(zhì)、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段的人事檔案管理體制等措施，探索和研究社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下人事檔案管理的新模式。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；對(duì)策

引言

人事檔案是在人事管理活動(dòng)中主要由人事、組織及勞資部門在培養(yǎng)、選拔及使用人員的工作過程中形成的歷史資料，主要用于記錄人們不同時(shí)期、不同階段的不同情況，一直以來都采取隨人走的模式，是人行為的一種客觀記錄，將人的社會(huì)關(guān)系、家庭情況等相關(guān)資料記錄下來，便于后期的查閱及使用。

一、人事檔案的含義

《檔案學(xué)詞典》對(duì)人事檔案做了這樣的解釋：專門檔案的一種，是人事、組織、勞動(dòng)工資等部門在對(duì)人員的考核管理活動(dòng)中形成的檔案，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位由組織統(tǒng)一整理、保存起來以備考查的人事材料。主要有干部檔案、職工檔案和學(xué)生檔案三種。內(nèi)容記錄干部、職工、學(xué)生個(gè)人的自然情況、社會(huì)經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、專業(yè)水平、歷史和現(xiàn)實(shí)的表現(xiàn)。具有現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、機(jī)密性的特點(diǎn)，是各級(jí)組織考察、了解和正確使用人員的重要依據(jù)。這一概念包含了以下幾層含義：

（1）人事檔案是人員管理部門在了解人、使用人過程中形成的人事材料。在人事管理工作中，必然產(chǎn)生與形成一些涉及個(gè)人的人事材料。如組織上需要對(duì)被管理人員的經(jīng)歷、家庭作普遍的概要的了解，由此就有了履歷表、簡(jiǎn)歷表或登記表；要進(jìn)行人員的考察了解，就有了考察、考核材料；要給予個(gè)人獎(jiǎng)勵(lì)，就有了獎(jiǎng)勵(lì)材料。這些材料按照規(guī)定整理后就形成了人事檔案。

（2）人事檔案是真實(shí)反映個(gè)人經(jīng)歷、德才狀況的原始記錄，是個(gè)人本來面貌的客觀反映。人事檔案記錄著一個(gè)人從小學(xué)至工作以后的經(jīng)歷、學(xué)識(shí)、品德、才能等狀況，它是客觀地、真實(shí)地反映個(gè)人的本來面貌的材料。

（3）人事檔案是由人事材料有條件轉(zhuǎn)化而來的。同其他檔案閆樣，人事檔案的形成是需要人事材料經(jīng)一定的條件轉(zhuǎn)化而來。人事材料轉(zhuǎn)化為人事檔案的條件是：第一，處理完畢的人事材料才能轉(zhuǎn)化為人事檔案；第二，對(duì)日后工作有考查利用價(jià)值的人事材料才能轉(zhuǎn)化為人事檔案；第三，按照一定規(guī)律組合起來的人事材料才能轉(zhuǎn)化為人事檔案。

（4）人事檔案以個(gè)人為單位。人事檔案是以個(gè)人為單位，由組織統(tǒng)一整理、保管起來的人事材料。這是人事檔案的一個(gè)重要外部特征。

二、人事檔案信息化管理中存在的問題

（1）基礎(chǔ)設(shè)備差

就目前檔案管理水平來看，大多企事業(yè)采用的還是主要還是傳統(tǒng)的手動(dòng)記錄模式。想要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，軟硬件設(shè)施必須要配套得上，但是很多企事業(yè)對(duì)這一改良還存在認(rèn)識(shí)不足的問題，資金投入力度不足，基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備不完善。此外，隨著計(jì)算機(jī)的升級(jí)和更新，那些已經(jīng)成采用信息化管理檔案資料的企業(yè)也要持續(xù)保持資金的投入，保證系統(tǒng)的升級(jí)能夠跟上技術(shù)發(fā)展的步伐。

（2）信息數(shù)據(jù)庫假設(shè)不完善

檔案信息化中最重要的部分就是數(shù)據(jù)資料的收集整理，還包括信息的存檔、查詢、更新和傳遞、共享等一些列過程，如果檔案資料在錄入時(shí)不完整，或者信息更新不及時(shí)，就會(huì)嚴(yán)重影響到后期對(duì)檔案的利用。此外，數(shù)字化資料在安全性方面還存在著很多影響因素，如病毒、系統(tǒng)崩潰、計(jì)算機(jī)硬件的使用壽命等等。目前最普遍的問題是數(shù)據(jù)資料錄入不規(guī)范，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式不統(tǒng)一，網(wǎng)絡(luò)的共享性較差，這些因素都嚴(yán)重制約了檔案信息管理工作的電子化發(fā)展。

（3）檔案信息化安全受到威脅

在我們主觀上對(duì)信息化建設(shè)的安全認(rèn)識(shí)還不強(qiáng)，檔案數(shù)據(jù)的保密意識(shí)較弱，在進(jìn)行檔案資料的歸檔發(fā)布時(shí)，缺少嚴(yán)格的管理和審查制度。此外，一些檔案管理工作人員的操作不規(guī)范，數(shù)據(jù)的更新備份不及時(shí)，這些都是影響檔案資料安全的因素；客觀上，由于數(shù)字化的檔案資料在修改、移動(dòng)方面較為容易，所以一旦操作稍有失誤就會(huì)影響檔案資料的正確性和完整性。此外網(wǎng)絡(luò)還會(huì)受到黑客和病毒的攻擊威脅，影響到檔案電子信息的安全性和保密性。

（4）信息化檔案管理缺乏高素質(zhì)人才

信息化時(shí)代，需要的是具備相應(yīng)能力的高素質(zhì)人才。但是反觀當(dāng)前我國大多數(shù)企業(yè)事業(yè)單位來說，檔案信息化管理隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)和文化程度上還存在參差不齊的現(xiàn)象，工作人員的管理水平不高，缺少檔案管理專業(yè)的人才，特別是專門從事計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才更是缺乏，遠(yuǎn)不能滿足新形勢(shì)下的發(fā)展需要。

三、人事檔案的作用

人事檔案對(duì)于所有求職者、就業(yè)者來說都具有至關(guān)重要的作用：

（1）有助于人員擇業(yè)

畢業(yè)生、企業(yè)改制職工及自謀職業(yè)人員自主擇業(yè)，雖然非國有單位沒有管理人事檔案的權(quán)限，但有權(quán)到相關(guān)部門查閱招聘人員的人事檔案材料，更好地了解和掌握招聘人員的情況；本地生源到外省（市）就業(yè)的，需由聘用單位所在地的人事局或人才交流中心向本地人才交流中心調(diào)檔，經(jīng)過審核檔案材料后為其辦理檔案的調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)。

（2）有助于專業(yè)技術(shù)職稱的評(píng)定

評(píng)聘專業(yè)技術(shù)任職資格對(duì)畢業(yè)生、企業(yè)改制職工、流動(dòng)人員都是干好專業(yè)技術(shù)工作能力水平的具體表現(xiàn)，所以初、中、高級(jí)專業(yè)技術(shù)任職資格逐級(jí)晉升的過程中也是以本人的檔案材料為基礎(chǔ)的。

（3）有助于享受各種保險(xiǎn)和辦理退休手續(xù)

就業(yè)人員按一定標(biāo)準(zhǔn)繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等各種保險(xiǎn)費(fèi)，在達(dá)到法定退休年齡時(shí)，經(jīng)考核檔案中記載的實(shí)際工齡、年齡以及與保險(xiǎn)有關(guān)的證明后即可辦理退休手續(xù)。

（4）有助于各項(xiàng)日常業(yè)務(wù)的辦理

除上述幾項(xiàng)外，畢業(yè)生考研、流動(dòng)人員出國留學(xué)、企業(yè)改制職工辦理婚育等相關(guān)事宜，均需由檔案所在地的人事部門出具有關(guān)證明，然后到相關(guān)機(jī)構(gòu)辦理手續(xù)。

四、結(jié)語

綜上所述，要想做好事業(yè)單位人事檔案管理信息化就需要提高對(duì)人事檔案信息化管理重要性的認(rèn)識(shí)、構(gòu)建完善的人事檔案信息化管理制度、完善人事檔案信息化管理工作，提高檔案信息化管理安全性等，這樣才能真正做好人事檔案管理信息化的工作，保證檔案信息化的信息安全。