韓雅倩

【摘要】在民生需求的視角下，我國檔案信息資源的公眾服務工作持續(xù)得到發(fā)展和改善，尤其是近年來，在服務民生方面不斷得到加強和深化。清除阻礙檔案事業(yè)科學發(fā)展的種種機制、體制弊端，建立科學有效的檔案管理制度，是我國檔案部門面臨的重要任務。

【關鍵詞】檔案；信息；服務；管理

檔案信息資源公眾服務要以“關注民生、改善民生”理念為指導，從民生需求視角出發(fā)開展民生檔案服務工作，是推動新時期檔案工作發(fā)展的新理念和新目標，是各級檔案管理部門的一項重要職責。近年來，各級檔案部門積極以民生檔案需求為出發(fā)點，大力推動檔案工作為人民群眾服務，取得了良好的社會效益。

一、檔案信息資源公眾服務存在的問題

檔案信息資源公眾服務的水平高低對方便人們的工作和生活有著重要的作用。檔案信息資源公眾服務也是滿足民生需求的一項重要工作。這個工作做好了才能真正地保障民生、改善民生。檔案管理實現(xiàn)全程化、規(guī)范化以及現(xiàn)代化，并且工作水平在繼續(xù)增長，科學技術也在不斷運用到檔案管理部門管理中來，再加上檔案管理部門所具有的社會服務朝著多元化與多樣化發(fā)展，開放的檔案管理部門將會為民生服務工作帶來更多的便利。

（一）檔案整理不規(guī)范。檔案管理部門要按照全宗進行管理，但是具體狀況卻是部分檔案管理部門使用全宗管理時不夠精確，內(nèi)容雜亂無章，案卷名字也無法精確展示這個案卷的詳細內(nèi)容，部分檔案還缺乏目錄；全宗卷要素缺少，案卷目錄標號比較雜亂等等，個別檔案還具有一些遺漏、編寫錯誤等情況；再加上新中國成立之后檔案管理部門要求也出現(xiàn)一些改變，這些造成檔案管理不夠正規(guī)。

（二）檔案庫房管理不規(guī)范。規(guī)章制度執(zhí)行不力，體現(xiàn)在管理機制不夠完善，溫濕度掌控不符合要求，全宗排序不合規(guī)定，缺乏庫房管理用具。尤其是各個檔案管理部門都設定出一些規(guī)章條例，不過當檔案管理部門管理內(nèi)容和范疇都出現(xiàn)改變時，這些體制已經(jīng)跟不上當前實際情況，并且在實行中力度也是不夠，完全就是一個擺設，內(nèi)部職員查閱檔案沒有設定有關制度，內(nèi)部職員查閱檔案遲遲不還等情況時有發(fā)生，導致檔案受損，進而制約了基礎項目的健康發(fā)展。

（三）檔案數(shù)據(jù)不準確。依據(jù)有關項目建設準則與規(guī)范，檔案保管工作最為主要的要求就是收藏總數(shù)要和全宗目錄相符，家底清晰、計算準確。不過實際狀況告誡我們：很多檔案管理部門收藏的檔案很長一段時間都沒有做過清理，館中收藏總數(shù)沒有一個合理的統(tǒng)計方式，不知道到底有多少，缺少一個合理、科學的統(tǒng)計辦法。

（四）檔案存在整合困難。檔案存在整合困難的其中一個因素就是利益沖突。由于社會發(fā)展越來越離不開民生檔案，擁有民生檔案意味著其可以獲得相應的利益空間，特別是婚姻登記及知青等相關民生檔案擁有較高的利用率，其所產(chǎn)生的經(jīng)濟效益更加可觀，所以，相關部門并不會將民生檔案上交檔案部門保管，而是自行保管。

（五）檔案管理部門的管理制度不統(tǒng)一。第一，關聯(lián)的法律條例無法有效涵蓋檔案管理的所有領域，操作性能差，當前的法律法規(guī)無法根據(jù)新的情況及時整改，又或者是現(xiàn)有法律條例模糊不清，易讓檔案利用人員及檔案管理部門產(chǎn)生誤解并制約了檔案管理的發(fā)展。第二，對于相同類型的檔案，不同的檔案管理部門與有關部門在檔案規(guī)范利用方式上存在差異，當居民采用相同證明材料查閱檔案時，有時候可以在部分檔案管理部門查閱，而一些檔案管理部門或有關部門卻禁止其對檔案進行查閱。第三，檔案證明方式不規(guī)范，需要持續(xù)完善。在所出具的檔案證明中，各地市級的檔案管理部門未能規(guī)范統(tǒng)一格式，一些檔案管理部門出具的文本證明格式是固定的，一些檔案管理部門所出具的則是復制原件且加蓋證明公章，而且證明材料的相關規(guī)格、色彩及公章位置并不統(tǒng)一，不但為其他機關的工作帶來一定程度的困擾，且使不法份子通過偽造證明或檔案冒用的方式進行違法犯罪行為。

（六）檔案管理部門建設民生檔案信息化水平低。在建設民生檔案信息化方面，我國基層檔案管理部門在仍然處于初步發(fā)展水平。由于不少涉民部門均存在“各自為政”的現(xiàn)象，致使民生檔案的信息化建設相當不規(guī)范。基層檔案部門在網(wǎng)絡服務中通常使用電子郵件、傳真、解答問題及微博留言等服務手段去為居民提供服務，綜合來說，依然是以實體服務為主。因為實體服務符合小地方居民對檔案的實際所需，而網(wǎng)絡服務則無法發(fā)揮太大作用。不過，根據(jù)當下檔案利用率分析可知，居民對民生檔案網(wǎng)絡信息的需求量日益上升，他們對網(wǎng)絡信息的需求越來越個性化及多元化，進而使傳統(tǒng)的實體服務受到巨大的挑戰(zhàn)。

二、提高檔案信息資源公眾服務水平的策略

（一）提高檔案管理部門的開放程度。近幾年來，國家為了給社會各團體提供檔案信息服務，對國內(nèi)各類檔案進行整理、開發(fā)、利用。檔案管理部門的開放程度可以為人們提供方便。就檔案管理部門來說，開放不僅是對社會、大眾的一個給予，更是一個獲得，其所帶來的促進檔案管理部門發(fā)展的力量是很難預估的。不管檔案放開最開始是因為大眾個體還是某個社會團體共同要求的，開放力度在不斷提升并變成檔案管理部門自身發(fā)展的需求，變成檔案管理部門繼續(xù)生存的理由、繼續(xù)發(fā)展的推動力以及生命核心。這種體制展現(xiàn)在下面兩個部分：一是來源于外在力量。開放給檔案管理部門帶來的不光是使用者的需求實現(xiàn)，還是不斷增長的大眾認可，和社會生活緊密結合在一起，還有伴隨而來的理解、幫助以及各類資源。上海在外灘開設檔案管理部門是當?shù)卣?、居民以及對檔案管理部門所具有的社會作用的極大認可；青島市檔案管理部門開設的網(wǎng)絡論壇與北京市順義區(qū)的展覽吸引大眾提供檔案也是對這些檔案管理部門的一個回報。二是來源于檔案管理部門自身力量。對檔案管理部門開放制度的實施帶來了很多新要求，因此對檔案獲取、評定、收藏、數(shù)字化等給出了全面、有效的促進作用。

（二）在各檔案管理部門之間建立信息服務平臺?；跈n案結構規(guī)范化的原則，實現(xiàn)各檔案管理部門之間可以共享檔案的目的，在各檔案管理部門之間建立信息服務平臺。鑒于各檔案管理部門與檔案室之間存在相互彌補的關系，所以，通過資源信息平臺的搭建可以有效彌補兩者的不足之處，增加檔案資源，使檔案的分類工作前置，加速了專題檔案的產(chǎn)生與細分，有效拉近了檔案與利用的時間，深化檔案的利用率；端口前移，為居民提供更加貼心的檔案信息服務。根據(jù)昆山和太倉等地成功建設鄉(xiāng)鎮(zhèn)或社區(qū)檔案管理部門的經(jīng)驗，將大量的檔案服務單位或窗口建設于地市綜合檔案管理部門之中，將檔案服務范疇拓展到農(nóng)村及鄉(xiāng)鎮(zhèn)、社區(qū)，不但扭轉了地域的約束性，同時還能有效拉近了檔案與社會的實際距離。

（三）改善檔案保管條件，增加檔案技術保護投入。在檔案的認識及和范疇劃分的問題上，基層檔案管理部門存不少分歧，各地做法也有所差異。這意味著檔案行政部門應當對檔案進行徹底排查，基于改善的原則，檔案發(fā)展緊緊跟隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展步伐，全力做好檔案的建檔工作。第一，將所有涉及的文件列入歸檔機制，檔案管理部門應提高各行業(yè)檔案建設及部門建檔工作的指導能力及監(jiān)督能力，從源頭上使檔案的完整性和可靠性得以保障。第二，調整檔案入館的實際范疇，將所有可以反映出事件及社會重要事件的相關檔案，統(tǒng)統(tǒng)將納入館中，針對檔案成立資源體系。檔案管理部門應與涉民部門共同合作，成立健全的檔案管理機制，規(guī)范檔案的所有環(huán)節(jié)，加快檔案接收入館的速度，統(tǒng)一檔案的管理和應用。所以，應當將所需作為主要導向，對利用率較高的檔案，應當加強其數(shù)字化發(fā)展及專題數(shù)據(jù)庫的建設力度。并且，檔案管理部門在提供實體服務期間，應加快網(wǎng)絡信息的建設步伐，將傳統(tǒng)檔案的實地服務與信息網(wǎng)絡服務有機結合，建設信息服務體系，將最優(yōu)質快捷的服務提供于廣大群眾。在服務方面，針對不同的檔案進行服務創(chuàng)新，比如提供咨詢服務或移動信息服務等等。通過互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字終端及移動通信技術將檔案的網(wǎng)絡查詢及報送服務提供于廣大群眾。至于服務方式，則將代表各面官方信息的主體作用全面發(fā)揮出來，如電子商務技術、數(shù)控檔案管理部門及電子文件中心的具體作用發(fā)揮在檔案的資源管理當中；將檔案管理的社會化媒體作用全力發(fā)揮出來，其中包括博客、論壇、微博及維基等相關媒體。檔案部門應通過此類即時通信平臺，與社區(qū)、農(nóng)行及個人保持密切聯(lián)系，對檔案信息進行及時發(fā)布，從而有效發(fā)現(xiàn)、指導并解決居民對檔案的實際需求。將仍未編制的檔案法律條例盡快完成立法，對當下的有待健全的法規(guī)進行更正，并盡快解決存在沖突的法律法規(guī)。

同時，對檔案的利用和管理工作進行深入的完善。由政府主導，經(jīng)檔案管理部、各檔案管理部門以及各檔案旗下的部門或服務單位共同組建成相關的機構或聯(lián)合會議，就有利于檔案形成、檔案保管及利用工作的相關問題展開協(xié)商，通過有效的交流溝通使決策科學合理。其一，在大量調查分析的前提下，由上級檔案管理部門對各類檔案進行協(xié)調從而形成文字，在多方的分析探討下出臺全市甚至全省統(tǒng)一規(guī)范的檔案利用準則，保證全體檔案管理部門、檔案室及專業(yè)檔案管理部門能夠規(guī)范檔案利用工作。其二，明確檔案的證明材料、證明內(nèi)容及證明手段，使檔案證明獲得法律保障，并且又可規(guī)避不法分子通過材料造假從事違法活動。

（四）規(guī)范檔案庫房管理。一是結合自身實際，建立健全嚴格的一整套庫房管理規(guī)章制度，且執(zhí)行有力。二是對接收的檔案要及時排列上架，確保所有檔案編目準確，調閱方便，按卷保管和按件裝盒的兩種整理方式的管理有序。三是設立完善全宗卷，了解并掌握全宗保存和管理情況，采取有效措施，對館內(nèi)積存的零散文件資料限時、徹底完成清理。四是切實加強檔案庫房管理，做到制度健全，全宗排列整齊規(guī)范，溫濕度管理符合規(guī)范要求，庫房管理工具編制完善，保持庫房清潔衛(wèi)生，“八防”措施落到實處。

（五）加強檔案安全防護。檔案的安全保管必須依靠一定的技術手段和基本的設施設備作保障。檔案管理部門一要主動爭取當?shù)攸h委、政府的支持，改善檔案裝具、配齊消防設施，添置必要的溫濕度自動監(jiān)控設施、防盜報警設施、數(shù)字信息安全存儲等設施，確保庫房溫濕度在國標范圍之內(nèi)。二要添置檔案數(shù)字化、信息化設施設備，保證檔案安全存儲，進一步從技術層面改進和加強檔案安全保護，建立完善信息管理制度，增強檔案工作人員的責任心，進一步筑起檔案安全體系建設的防線。

（六）提高檔案管理人員綜合工作水平。檔案管理人員在工作中應該以高度的責任心和強烈的責任感，熱愛本職工作，嚴格執(zhí)行各項規(guī)章制度，使檔案的管理工作進行得井井有條。管理人員應該加強學習，學習一些基礎的檔案管理方面的理論知識，不斷提高工作技能和工作效率。管理人員除了要擁有高度的責任心之外，還應該對館藏熟悉，盡量了解檔案的存放位置，了解檔案的內(nèi)容。管理人員只有做好這幾項工作，才能夠做好檔案的管理工作，才能夠保證檔案的安全。

三、結語

檔案信息資源的服務管理工作，應該借助現(xiàn)代化的管理手段提高效率和質量。只有以科學發(fā)展觀為指導，以解決民生問題為基礎，進一步加強檔案的實體管理工作，健全各項檔案管理制度，確保檔案的安全，才能夠改善民生問題，保證人民的利益，也才能夠促進檔案事業(yè)的科學發(fā)展。

課題成果：2016年度河北省檔案科技項目計劃研究成果（項目編號：2016-R-12）

【參考文獻】

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