文/山東省煤田地質局第二勘探隊 吳軍

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關于文書檔案管理的創(chuàng)新研究

文/山東省煤田地質局第二勘探隊 吳軍

【摘要】文書檔案管理工作創(chuàng)新在當前社會是一種必然趨勢，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式顯然已經(jīng)不能適應社會的發(fā)展。而地勘單位要想在現(xiàn)代化市場中穩(wěn)定發(fā)展一定要重視起文書檔案管理工作的創(chuàng)新，并對此加以應用，使之能發(fā)揮出真正的作用。因此，本文就針對文書檔案管理的創(chuàng)新進行簡單的分析研究。

【關鍵詞】文書檔案；管理；創(chuàng)新

對地質勘查單位來講，文書檔案管理工作的水平對單位經(jīng)濟管理水平會產(chǎn)生一定的影響。地勘單位檔案收錄了單位發(fā)展過程中的各種文件和資料，檔案記錄是地勘單位發(fā)展的見證者，是地勘單位重要的資源，更是管理者在作出決策過程中需要的根據(jù)。作為單位中不可缺少的一個部分，文書檔案管理是提升單位管理的一個重要的依據(jù)，因此文書檔案管理應該科學規(guī)范。

一、文書檔案管理的基本概述

（一）文書檔案管理的重要性。對于地勘單位開展的各種活動都會整理和記錄到檔案中去，這些都是反映地勘單位權益的體現(xiàn)。檔案中包含了單位各種立法文件、證明文件等，諸如地勘單位制定的制度、與合作伙伴建立的合同和協(xié)議、單位人員的名冊、財務數(shù)據(jù)以及影像音等，這些資料都是單位在維護自己合法權益時可以用到的法律證明。在市場經(jīng)濟發(fā)展的背景下，地勘單位同地方政府以及其他的經(jīng)濟實體間必然會有很多的合作，在進行施工等經(jīng)濟活動中也會形成相應的文書和憑證。對這些文書和法律文件的整理以及管理是地勘單位檔案管理部分的主要職責。在地勘單位發(fā)生相關法律事件時才能通過這些法律文件為自身的合法權益做證明。

（二）文檔工作的要求。文書檔案的工作是基于文書至上而形成的文書工作，而文書檔案管理屬于文書工作當中的最后一個環(huán)節(jié)。文書檔案管理之前，需要首先進行文件的搜索、文件的運轉、文件的催辦以及文件的承辦?？梢哉f，文書檔案與文書檔案管理二者屬于相輔相成的工作，文書檔案的主要來源是文件工作，但是文書檔案的質量直接關系到檔案的質量和檔案工作的效率問題。

（三）文書檔案管理的特性。文書檔案管理工作一般來說是利用地勘單位辦公機構所設置的內部機構進行的，也就是文檔室。文書檔案管理工作不僅僅需要管理文書檔案，還要兼有人事、科技以及會計等事項，所需要管理的門類諸多，其中的內容也更加的完善與豐富。因此，這就要求需要提供大量的參考資料來進行管理，并且提供的資料需要具有極高的真實性和實時性，在一定程度上具有相當大的難度。

二、文書檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）管理制度創(chuàng)新。文書檔案管理制度的創(chuàng)新是保障文書檔案管理工作順利開展的基礎內容。在創(chuàng)新的過程中需要根據(jù)地勘單位發(fā)展的實際需要，并在原有的管理制度基礎上進行改革，使原本制度中存在的不完善之處能夠得到彌補。同時應重視領導責任制度的創(chuàng)新，以此來為現(xiàn)代化檔案管理提供支持。此外，應保證制度建設與現(xiàn)代社會發(fā)展需求之間相適應，提高制度創(chuàng)新的有效性和完整性。

（二）管理手段創(chuàng)新。信息時代的到來給文書檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的手工工作方式在當前已經(jīng)很難滿足時代的需求，因此，需要從文書檔案的管理手段上進行創(chuàng)新。一方面是文書檔案的信息化管理，應認識到文書檔案管理的重要性，并在此基礎上提升文書檔案管理的安全性和完整性。將傳統(tǒng)的紙質管理模式積極轉換成為信息管理形式，將檔案進行編號整理，并對其進行安全設置，保證信息的安全性同時也能方便檔案信息的及時調取利用。此外，也可以利用條形碼或者二維碼等方式來進行信息的檢索和錄入，不僅能提升信息的應用性，同時也能有效提升工作的效率。在現(xiàn)代化文書管理工作中，應正確地認識到技術創(chuàng)新的重要性，建立起網(wǎng)絡管理信息化建設的重要意識，使計算機網(wǎng)絡能為現(xiàn)代管理提供更多的幫助。

（三）管理人員創(chuàng)新。管理人員是保證文書檔案管理水平上升的重要部分，因此地勘單位一定要重視起文書檔案管理中的人員管理，并對此制定相應的管理制度。在管理人員素質上一定要積極地進行創(chuàng)新，不僅要有較強的專業(yè)能力，同時還要有素質上的提升。對此，地勘單位應定期組織管理人員參與到工作能力測試當中去，針對測試當中的不足之處來制定相應的培訓計劃，使之能及時地得到思想上的更新和工作能力的提升，促使工作人員得到全面素質發(fā)展。此外，地勘單位應積極創(chuàng)新激勵制度，通過激勵的方式來徹底改變傳統(tǒng)工作中的管理現(xiàn)狀，將文書檔案管理工作的晉升作為獎勵的主要手段，并適當?shù)亟o予相應的物質獎勵。

（四）工作效率創(chuàng)新。工作效率的創(chuàng)新指得是在工作效率上能得到突破，真正提升工作效率。首先，要想得到工作效率上的提升，應加大文書檔案管理的宣傳工作，并明確地勘單位檔案管理的目的，只有有了明確的目標，工作效率才能真正的得到提升。其次，文書檔案管理工作中一定要做好工作的協(xié)調管理，要認識到工作效率的提升與各個部門之間的協(xié)調性是不能分開的，只有在思想上達到了共同的認識，在工作中才能相互指導、相互服務，從而提升工作效率。

三、結語

總而言之，文書檔案管理水平直接關系著地勘單位的工作效率與管理水平，是衡量一個地勘單位管理水平的重要指標之一。因此，文書檔案管理人員需要不斷提高對管理工作的認識。在平時的管理工作當中，要加強各部門之間的良好協(xié)作，做好收集工作，建立行之有效的管理制度和工作程序。從而提高文書檔案管理工作的規(guī)范化、標準化，提高文書檔案的利用率。從而促進地勘單位的建設與良好發(fā)展。

【參考文獻】

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