文/神華神東煤炭集團(tuán)公司檔案室 王軍

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法制背景下的檔案信息資源開發(fā)利用

文/神華神東煤炭集團(tuán)公司檔案室 王軍

【摘要】法制原則是開發(fā)利用檔案信息資源工作必須貫徹的重要原則之一，它要求檔案工作者在開發(fā)利用工作中以法律為準(zhǔn)繩，做好檔案信息的保障工作，又要促進(jìn)信息的合理利用。

【關(guān)鍵詞】法制；檔案信息；開發(fā)利用；途徑

在建設(shè)中國(guó)特色社會(huì)主義理論體系當(dāng)中，法制建設(shè)是其重要組成部分之一，因此，進(jìn)一步依法加強(qiáng)檔案信息資源的管理是當(dāng)前建設(shè)特色社會(huì)主義的至關(guān)重要的一步?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》的頒布，反映了全國(guó)人民和檔案管理工作者的共同要求，它將檔案工作納入一個(gè)法制階段，有利于加強(qiáng)對(duì)檔案的收集管理工作，同時(shí)也是更好地保護(hù)和利用檔案的一個(gè)重要手段。

一、法制背景下檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀

（一）檔案管理制度落后，缺乏創(chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案部門往往“為保管而保管，重保管輕利用”，工作流程講究“等、靠、要”，忽視社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，這遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展要求，在這個(gè)信息資源大爆炸的現(xiàn)代信息社會(huì)，新技術(shù)的應(yīng)用和相關(guān)理論學(xué)科的發(fā)展也會(huì)對(duì)檔案信息資源的管理產(chǎn)生一定的沖擊，使得檔案工作領(lǐng)域不斷出現(xiàn)一些新的問題，如果再用傳統(tǒng)的管理體系，如閉架借閱等方式，勢(shì)必會(huì)對(duì)檔案工作發(fā)展造成一定的阻礙。

（二）檔案信息的安全管理受到威脅。信息的網(wǎng)絡(luò)化在給大眾帶來便利的同時(shí)，也對(duì)檔案的保密工作造成了一定的威脅。從主觀因素上說，檔案管理人員的安全和保密意識(shí)不強(qiáng)，在缺乏審查和管理的情況下，就隨意將信息發(fā)布到管理網(wǎng)站上，這無形之中增加了檔案信息泄露的可能性。從技術(shù)方面來說，電腦病毒的橫行，以及網(wǎng)絡(luò)黑客的惡意攻擊，也是造成檔案信息泄露的重要原因。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不合格。檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低會(huì)直接影響到檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的好壞，進(jìn)而影響到檔案信息的管理與利用。當(dāng)前的檔案工作者存在著以下問題：1.檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，也就無法高質(zhì)量地完成有關(guān)人員的歸檔、立卷，保證不了檔案信息的質(zhì)量。2.信息化社會(huì)要求檔案管理工作者在基本能力合格的前提下，還要有法制意識(shí)和創(chuàng)新思維，需要多方面了解相關(guān)理論和知識(shí)，部分工作人員觀念落后，開放與創(chuàng)新意識(shí)淡薄，也是當(dāng)前制約檔案管理工作發(fā)展的重要原因之一。3.在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的浪潮下，許多的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于工作本身缺乏重視，管理意識(shí)薄弱。由于檔案工作受到本身工作形式的制約，往往不會(huì)產(chǎn)生較為直接的經(jīng)濟(jì)效益，這就使得一部分的領(lǐng)導(dǎo)者把管理的重點(diǎn)放在了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)上，從而忽視了對(duì)檔案工作的關(guān)注，這確實(shí)是當(dāng)前廣大企業(yè)的現(xiàn)狀。

（四）檔案信息質(zhì)量的薄弱。檔案信息質(zhì)量是檔案開發(fā)利用的前提，而后者又是檢驗(yàn)、提高檔案信息質(zhì)量的主要手段，二者是相互聯(lián)系，相互依存的關(guān)系。使用者要想在關(guān)鍵時(shí)刻快速、準(zhǔn)確地查到所需要的檔案信息，材料的完整齊全是前提。而當(dāng)前的檔案信息往往也正是這方面比較薄弱，檔案信息簡(jiǎn)單。使用者所需要的材料收集不全、有誤甚至是本身就缺乏，給使用者帶來不便和困難，甚至?xí)o公司帶來重大損失。

二、法制背景下檔案信息資源開發(fā)的主要內(nèi)容

（一）提高檔案質(zhì)量，做好信息整理。檔案的信息收集工作是整個(gè)業(yè)務(wù)工作中的第一步，認(rèn)真做好檔案信息收集工作，是保證檔案信息質(zhì)量的基礎(chǔ)。因此，在檔案收集過程中，必須要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，按照放檔范圍和歸檔要求，進(jìn)行收集和整理，保證收集工作的全面性，信息質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)性和信息內(nèi)容的可靠性，盡最大可能保證信息的真實(shí)，同時(shí)也方便使用者能夠快速、準(zhǔn)確地求得所需要的檔案材料。在檔案接收過程中，要注意制定合理的檔案接收計(jì)劃，擴(kuò)大檔案的收集范圍，避免接收時(shí)的“三多三少”現(xiàn)象，即文書檔案多，科技檔案少；政治檔案多，經(jīng)濟(jì)檔案少；宏觀政策多，具體實(shí)施少。以不斷豐富館藏為主要內(nèi)容，建立更加綜合性的檔案館。對(duì)于轄區(qū)內(nèi)的一些重大活動(dòng)，檔案部門應(yīng)該主動(dòng)出擊，及時(shí)將可靠的檔案信息收入館中，以提高檔案利用的時(shí)效性。

檔案工作整理的科學(xué)性，將直接影響到檔案作用的有效發(fā)揮。要想保證檔案準(zhǔn)確、快速地提供利用服務(wù)，首先就要科學(xué)合理地進(jìn)行編研工作，對(duì)檔案信息進(jìn)行合理的劃分，標(biāo)號(hào)和庫藏整序，實(shí)現(xiàn)有序、系統(tǒng)檔案信息整理，最終充分發(fā)揮檔案信息資源的服務(wù)和利用。

（二）運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)新服務(wù)手段。要加強(qiáng)檔案的宣傳工作，向人們普及檔案知識(shí)，幫助人們熟悉檔案部門的館藏內(nèi)容和檔案的利用方法，強(qiáng)化全社會(huì)利用檔案的思想觀念。同時(shí)，在宣傳過程中，要注意有重點(diǎn)，有目標(biāo)，有計(jì)劃地進(jìn)行，建立暢通的信息交流通道，為檔案信息的有效開發(fā)和利用創(chuàng)造有力的外界條件。

檔案信息的開發(fā)是一項(xiàng)投入多、周期長(zhǎng)、見效慢的工程，因此，如果只靠國(guó)家有限的投入，是遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到當(dāng)前檔案工作的需求的。檔案經(jīng)費(fèi)的不足，會(huì)直接影響到檔案資源開發(fā)利用各項(xiàng)工作的完成，也會(huì)影響到檔案工作者的工作積極性。因此，要爭(zhēng)取檔案資源的有效開發(fā)利用，就要加大對(duì)檔案工作的資金投入，同時(shí)，也可以采用“檔案養(yǎng)檔案”的方法，在開發(fā)利用的同時(shí)，向使用者按一定的比例收取費(fèi)用，與檔案資源創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益掛鉤。在創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的前提下，充分發(fā)揮檔案信息資源的各項(xiàng)優(yōu)勢(shì)，更好地為社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供各項(xiàng)服務(wù)。

建立起高效的多媒體全文數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，是當(dāng)前檔案信息資源開發(fā)的必要手段。通過開展檔案計(jì)算機(jī)檢索、傳遞和網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)等，可以幫助檔案工作者擺脫繁重的手工勞動(dòng)，進(jìn)一步提高檔案信息的傳播速度，使檔案信息資源的開發(fā)利用走向科學(xué)化、即時(shí)化、有效化，以順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展要求。加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，利用互聯(lián)網(wǎng)為社會(huì)公眾提供可公開的檔案信息，以國(guó)家檔案館建設(shè)的“中國(guó)檔案信息網(wǎng)”為主干，逐步形成全國(guó)性、分布式的公開檔案信息發(fā)布、查詢、利用平臺(tái)，提供檔案網(wǎng)絡(luò)資源的利用，主動(dòng)提供自主化的信息服務(wù)，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。

（三）推進(jìn)增值服務(wù)，加強(qiáng)設(shè)施建設(shè)。要努力挖掘檔案信息資源開發(fā)利用的深度，加大對(duì)其內(nèi)容的開發(fā)研究力度，在利用檔案部門現(xiàn)有的編研人才的基礎(chǔ)之上，征集全社會(huì)的力量對(duì)編研內(nèi)容進(jìn)行多層次、多途徑的開發(fā)和創(chuàng)新。同時(shí)推進(jìn)檔案信息產(chǎn)品的專題開發(fā)與應(yīng)用，圍繞國(guó)家工作發(fā)展思路和人民群眾的切身利益等專題活動(dòng)，進(jìn)行檔案信息資源的深度加工，在社會(huì)發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要領(lǐng)域，以專題數(shù)據(jù)庫的形式，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)、文化建設(shè)更好地服務(wù)。

檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，關(guān)系到人民群眾能否直接參與到信息資源利用中來。檔案館要為大眾提供便利的公共閱覽場(chǎng)所，配備精確的信息檢索工具，適時(shí)開展檔案陳列展覽，對(duì)公眾進(jìn)行普及教育，以確保服務(wù)功能的充分發(fā)揮。

三、法制背景下檔案信息資源開發(fā)的實(shí)現(xiàn)途徑

（一）樹立法制觀念，依法利用檔案。檔案工作人員是直接管理檔案的主體，開展“檔案工作法制化”，首先就要從檔案人員開始普及。在當(dāng)前社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和不斷變化的國(guó)際大環(huán)境之下，檔案工作人員只有樹立好法制觀念，熟知相關(guān)法律知識(shí)，才能在工作中避免瀆職或其他違法行為的發(fā)生。在當(dāng)前的檔案工作中，檔案工作者確實(shí)存在著一些違法行為，比如為了個(gè)人利益買賣檔案信息，將檔案據(jù)為己有，拒不歸檔等。因此，檔案工作人員要學(xué)習(xí)并掌握與檔案工作有關(guān)的法律法規(guī)，能夠熟練地運(yùn)用各種方針、政策、章程等來為自己的本職工作服務(wù)，用法律知識(shí)來武裝自己，做好檔案工作的宣傳普及和貫徹實(shí)施工作。做好檔案的普法宣傳工作，有利于檔案資源的開發(fā)利用工作向廣度和深度推進(jìn)，這也是增強(qiáng)大眾法制觀念的一項(xiàng)重要舉措。即使在檔案工作內(nèi)部，對(duì)《檔案法》等相關(guān)法規(guī)條例熟知的人也是少之又少，更不必說社會(huì)其他成員了。因此，檔案法制法規(guī)的宣傳普及工作就顯得尤為迫切。檔案部門和相關(guān)工作人員要做好檔案法律法規(guī)的相關(guān)宣傳工作，面向社會(huì)，鼓勵(lì)社會(huì)各界人員了解《檔案法》，以推動(dòng)之后的貫徹實(shí)施。在以身作則的前提下，利用多種傳媒工具和豐富的活動(dòng)形式，配合宣傳部分開展有效的宣傳活動(dòng)，幫助更多的人完成從“知法”“守法”到“自覺守法”的認(rèn)知過程，在全社會(huì)樹立良好的檔案法制理念，促進(jìn)檔案工作法制化的順利開展。

（二）強(qiáng)化監(jiān)查工作，促進(jìn)嚴(yán)格執(zhí)法。在檔案工作的過程中，要積極地執(zhí)行檔案行政監(jiān)查工作，督促各機(jī)關(guān)、企業(yè)及個(gè)人嚴(yán)格貫徹落實(shí)《檔案法》，這也是檔案工作法制化的重要保障。首先，監(jiān)查人員本身就要以身作則，嚴(yán)格要求自己，一切工作都要依據(jù)規(guī)章制度來開展，對(duì)待違反法律的行為，發(fā)現(xiàn)一個(gè)，查處一個(gè)，絕不姑息。同時(shí)，也要注意自身工作能力的提高，高素質(zhì)的監(jiān)查工作者要掌握過硬的檔案工作知識(shí)和相關(guān)的法律知識(shí)，這樣在執(zhí)行過程中才能更有說服力。其次，監(jiān)查內(nèi)容要有針對(duì)性，大到檔案的管理機(jī)制、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等，小到具體的各項(xiàng)工作，如立卷歸檔、保管利用、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等，將監(jiān)查工作落實(shí)到實(shí)處。在監(jiān)查對(duì)象上，也要考慮其全面性，不管是檔案的基礎(chǔ)工作部門，還是檔案的行政管理部門，都要一視同仁。為順應(yīng)發(fā)展的要求，要注意發(fā)展靈活多樣的監(jiān)查方式，在時(shí)間上可采取定期與不定期的方式，在范圍上可采取專項(xiàng)與普查的方式，或是結(jié)合其他的檔案宣傳活動(dòng)，提高監(jiān)查工作形式的豐富性。

（三）建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，完善制度建設(shè)。在檔案工作過程中，要建立科學(xué)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，這對(duì)提高檔案工作人員的積極性，促進(jìn)檔案工作的更好開展，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。將檔案的歸檔情況與業(yè)務(wù)考核直接掛鉤，把各業(yè)務(wù)單位的年度業(yè)績(jī)考核目標(biāo)落實(shí)到單位和個(gè)人，對(duì)待態(tài)度認(rèn)真、工作負(fù)責(zé)、成績(jī)突出的工作人員進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，給全體工作人員樹立典范，也能起到模范帶頭作用。而那些工作態(tài)度不端正，出現(xiàn)失誤的檔案工作人員，也要視情節(jié)的輕重給予一定的處罰，這也是對(duì)他們的一種警示。

《檔案法》的頒布，使得檔案事業(yè)建設(shè)有法可依，相對(duì)于地方性的檔案法規(guī)，它的宏觀性、整體性較強(qiáng)，但在實(shí)際的檔案工作過程中，出現(xiàn)的一些局部的、特殊的情況，往往沒有較為具體的解決辦法。這也就造成了一些基層或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的檔案部門在找不到具有針對(duì)性和可操作性的制度規(guī)定的情況下，采取行政干預(yù)或者主觀武斷的方式，讓問題不了了之，在煤炭行業(yè)中，很多企業(yè)就存在著這種狀況，這種做法本身就違反了“依法治檔”的原則，也在一定程度上阻礙了檔案工作法制化的開展落實(shí)。因此，必須依法制定科學(xué)有效的規(guī)章體系，建立健全檔案館具體業(yè)務(wù)規(guī)章制度，從檔案的接收、征集、保管、整理、編研，到鑒定、搶救、保密等工作，都能夠做到科學(xué)、合理，有法可依。

（四）做好安全工作，劃分保管期限。檔案信息資源的開發(fā)利用是一項(xiàng)嚴(yán)肅、認(rèn)真的工作，一方面要為利用者提供及時(shí)、準(zhǔn)確、可靠的檔案信息，還要確保檔案信息資源的安全與保密。開發(fā)利用與安全保密工作，兩者是相輔相成，不可分開的。因此，要依據(jù)《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)格地進(jìn)行檔案信息服務(wù)與安全工作。1.要建立起規(guī)范的檔案外借制度，在相關(guān)工作中嚴(yán)格按程序走，不提供“關(guān)系檔案”“人情檔案”等，在外借檔案的收回工作中，要做好檢查工作，防止檔案信息資源在外借過程中出現(xiàn)損壞、拆卸和外漏的問題。2.檔案資料的保管期限不應(yīng)只是從短期、長(zhǎng)期、永久來劃分，還要考慮到檔案的安全期限。在檔案的整理、編目、組卷過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)保管期限與安全期限相矛盾的局面，這時(shí)，就應(yīng)該先從文件安全的角度來劃分期限，再結(jié)合實(shí)際的保管問題，宜長(zhǎng)不宜短，以確保檔案在保管期限中的安全性。

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