文/新疆水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院 鄒鐵民

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如何提高水利水電檔案管理的科學(xué)性

文/新疆水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院 鄒鐵民

【摘要】水利水電事業(yè)的高速發(fā)展，其檔案的利用價(jià)值越來(lái)越受到社會(huì)各界的重視，隨著檔案包含的信息內(nèi)容越來(lái)越多，其管理難度也在逐步上升，各單位對(duì)檔案的管理要求也不斷提高。因此，如何提高水利水電檔案管理的科學(xué)性，使其更好地為水利水電事業(yè)的發(fā)展服務(wù)，為科學(xué)研究提供更全面、詳細(xì)的資料逐漸成為水電檔案管理工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。

【關(guān)鍵詞】水利水電；檔案；管理；科學(xué)性

提高檔案管理的科學(xué)性，能使水利水電勘察設(shè)計(jì)工作的真實(shí)性得到維護(hù)，因此，提高管理的科學(xué)性是目前水利水電管理工作的重中之重。想要更好地實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就必須堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀的領(lǐng)導(dǎo)，使檔案管理工作更具科學(xué)性。

一、準(zhǔn)確把握水利水電檔案形成的過(guò)程和特點(diǎn)

要做好水利水電檔案的管理工作，就必須從檔案的形成階段入手，準(zhǔn)確把握其特點(diǎn)，在此過(guò)程中，工作人員要利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，將科學(xué)技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，提高管理的科學(xué)性。以往的檔案錄入工作一般都是由人工抄寫的形式來(lái)進(jìn)行，檔案的查找實(shí)質(zhì)上是圍繞著一個(gè)工作項(xiàng)目開(kāi)展的，因此文件材料總體的程序和內(nèi)容都緊密聯(lián)系在一起，形成一個(gè)有機(jī)的整體。在檔案的形成過(guò)程中，要做到面向社會(huì)，提高檔案的社會(huì)性，通知結(jié)合水利水電的具體工作特點(diǎn)，不斷加檔案的利用率和宣傳力度。

二、加快檔案管理的信息化、科學(xué)化建設(shè)

（一）夯實(shí)基礎(chǔ)提高水利水電科學(xué)管理水平。在檔案的管理過(guò)程中，資源的搜集、歸檔等都是必要的工作環(huán)節(jié)，這是檔案管理中最基本的工作，更是提高檔案管理科學(xué)化水平的基礎(chǔ)。夯實(shí)基礎(chǔ)主要可以從實(shí)施科學(xué)的流程和采用科學(xué)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)兩個(gè)方面入手，對(duì)檔案的搜集、歸納等每個(gè)環(huán)節(jié)都加以控制，使水利工作實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌。在紙質(zhì)檔案方面，要使用較耐用的紙張，在折疊時(shí)也要嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定的折疊方法，從而優(yōu)化檔案的管理與保存工作。同時(shí)要加強(qiáng)硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化檔案保存的環(huán)境，降低紙張的破壞程度，盡可能地延長(zhǎng)檔案的保存時(shí)間。

（二）加快水利水電檔案信息化管理進(jìn)程。信息化建設(shè)是目前檔案工作的重中之重，已經(jīng)成為檔案管理主要的方法。加快信息化管理過(guò)程，可以建立檔案管理的相關(guān)系統(tǒng)，使檔案管理實(shí)現(xiàn)全國(guó)聯(lián)網(wǎng)，形成一個(gè)系統(tǒng)化的檔案網(wǎng)絡(luò)，便于檔案資料的查找和使用。還可以加強(qiáng)建立信息化的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)紙質(zhì)等載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，完整、系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)能夠使檔案的查找更加快捷，有效地增強(qiáng)檔案的實(shí)用性，數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)比紙質(zhì)材料的存儲(chǔ)量更大，使水利檔案管理更加科學(xué)化。

（三）加強(qiáng)水利水電檔案規(guī)范化管理。水利水電相關(guān)單位要根據(jù)國(guó)家的相關(guān)規(guī)定和法律，制定完整的檔案管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行更加規(guī)范化的管理。對(duì)檔案資料的搜集、管理、安保方面都進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，對(duì)檔案管理工作的義務(wù)進(jìn)行明確的規(guī)定，在檔案的形成與管理過(guò)程中都要保證其完整性、真實(shí)性。在查閱檔案資料時(shí)，要進(jìn)行登記，嚴(yán)格對(duì)檔案的使用進(jìn)行記載，讓管理工作更加有條理。

三、優(yōu)化資源與創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制

（一）整合信息資源。信息資源的整合和優(yōu)化是檔案科學(xué)化管理的重要部分，也是現(xiàn)在信息技術(shù)不斷發(fā)展的要求。目前的信息資源已經(jīng)不能很好地滿足服務(wù)的需要，因此水利水電單位的檔案資源要向一體化、科學(xué)化發(fā)展。主要途徑就是加強(qiáng)規(guī)劃工作，使各部門之間不斷加強(qiáng)協(xié)作，保證各部門都參與到這個(gè)工作中來(lái)。還要保證檔案記載的完整性和科學(xué)性，在不同的主題中，要根據(jù)具體情況對(duì)資料進(jìn)行細(xì)致的歸納和分析，使檔案內(nèi)在價(jià)值不斷得以體現(xiàn)，使檔案的信息蘊(yùn)含量不斷增加。最后要將整合好的資料進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，更好地為社會(huì)提供服務(wù)，使檔案資料的查閱和使用更加方便，提高檔案的使用效率。

（二）創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制。堅(jiān)持服務(wù)理念是檔案工作的基礎(chǔ)，現(xiàn)代的檔案工作已經(jīng)不再停留在傳統(tǒng)意義上保存資料的層面上，而是向服務(wù)功能逐漸轉(zhuǎn)變。因此，在檔案相關(guān)工作中，要不斷創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，使服務(wù)的領(lǐng)域不斷拓寬，不斷促進(jìn)水利水電管理的科學(xué)性。要做到這一點(diǎn)，首先要加強(qiáng)歸檔力度，在服務(wù)的內(nèi)容上進(jìn)行創(chuàng)新，保證查閱到的資料不斷更新，在檢索工具上也要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，使檢索體系向系統(tǒng)化的方向發(fā)展。

在服務(wù)機(jī)制方面，工作人員要不斷轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，要真正從使用者的角度考慮，更要主動(dòng)對(duì)檔案使用者進(jìn)行服務(wù)，同時(shí)也要加強(qiáng)檔案的后續(xù)服務(wù)工作。最后是要對(duì)不同層次的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行建設(shè)工作，要對(duì)使用者的使用權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，對(duì)檔案使用者的身份也要進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，還要不斷加強(qiáng)檔案材料的保密工作，確保檔案的安全性。

總而言之，提高水利水電檔案管理的科學(xué)性需要工作人員從各個(gè)方面進(jìn)行工作上的完善，因此還要注重對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，認(rèn)真負(fù)責(zé)檔案相關(guān)的各項(xiàng)工作。水利水電檔案管理科學(xué)性的提高有利于檔案資料向系統(tǒng)化、完整化發(fā)展，能夠有效地促進(jìn)檔案相關(guān)各項(xiàng)工作的發(fā)展。

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