文/湖南省第一測(cè)繪院測(cè)繪成果資料與檔案管理中心 劉瑩

?

新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問題與措施分析

文/湖南省第一測(cè)繪院測(cè)繪成果資料與檔案管理中心 劉瑩

【摘要】當(dāng)前我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平越來越高，信息技術(shù)發(fā)展速度越來越快，電子檔案伴隨信息技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生。由于互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，我國網(wǎng)絡(luò)使用人數(shù)越來越多，因此，網(wǎng)絡(luò)的開放性也更強(qiáng)。網(wǎng)絡(luò)也給人們的生活和工作帶來了方便，電子檔案避免了紙質(zhì)檔案的煩瑣性，讓資料的查找和歸類更為方便快捷。但從整體上來看，電子檔案還存在一些問題，因此，在提高電子檔案管理工作質(zhì)量的同時(shí)，整理分析在電子檔案運(yùn)用過程中出現(xiàn)的問題，并針對(duì)問題提出相應(yīng)的措施，以此推動(dòng)電子檔案在工作中的作用。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì)；電子當(dāng)案；管理問題；問題與對(duì)策

信息在很早以前就被人們利用在各個(gè)方面，但是信息很難被保存，而寫在紙上的信息才能被人們保存下來，像紙質(zhì)檔案的整理保存。檔案信息保存為了再次使用，但由于紙質(zhì)檔案數(shù)量過于龐大，要從很多檔案庫中去查找一個(gè)人的檔案信息，可謂難上加難，信息繁多不方便查找。電子檔案的出現(xiàn)避免了這一問題，它不僅收集整理速度快，而且容易查找，操作容易。但是，由于電子檔案使用時(shí)間較短，操作不完善，還存在一些問題，所以，針對(duì)電子檔案目前存在的問題，提出相應(yīng)的解決方案，使其能夠更好地在工作中發(fā)揮積極作用。

一、電子文件檔案概述

電子檔案在40多年前已經(jīng)出現(xiàn)，只是那時(shí)的電子檔案還不太成熟，電子檔案出現(xiàn)之前，人們稱其為“電子文件”。我國的電子檔案早在20世紀(jì)90年代出現(xiàn)，國家成立了檔案研究小組，國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局對(duì)電子檔案下了一個(gè)定義，即：電子檔案是在數(shù)字設(shè)備環(huán)境下生成的，它是以數(shù)碼的形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體上，在計(jì)算機(jī)的幫助下，在數(shù)字設(shè)備中閱讀、處理，最后在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。這個(gè)定義在《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中。

二、電子文件檔案在工作中存在的問題

（一）與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案容易破壞檔案的真實(shí)性。只要知道進(jìn)入檔案的密碼，那么，在電腦操作的情況下，修改后的檔案依然和以前一樣，沒有任何痕跡，并且電子檔案具有多次可重復(fù)操作性，電子檔案的信息具有可變性。

（二）網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入人們的生活后，相應(yīng)的出現(xiàn)了一些破壞網(wǎng)絡(luò)正常運(yùn)行的東西，比如影響網(wǎng)絡(luò)正常運(yùn)行的木馬病毒等，這給網(wǎng)絡(luò)的安全操作帶來了隱患。病毒的入侵，讓原有的文件丟失，這些都是網(wǎng)絡(luò)安全隱患。當(dāng)人們的信息不再安全的情況下，信息將給人們的生活帶來負(fù)面影響，網(wǎng)絡(luò)將會(huì)失去信任，這對(duì)以后的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展極為不利。

（三）電子檔案管理人員的專業(yè)技能比較弱?，F(xiàn)在絕大部分的工作人員只具備基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，當(dāng)電子檔案管理出現(xiàn)異?；虬踩[患時(shí)，這些管理人員將沒有辦法處理，導(dǎo)致了信息無法及時(shí)地處理。并且，有些檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)不高，不能做到盡職盡責(zé)，可能為了自身的利益而做出泄露檔案信息或篡改檔案的事。

三、電子文件檔案存在問題的對(duì)策分析

（一）加強(qiáng)人們對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)是非常必要的。隨著社會(huì)的發(fā)展，新的工作崗位產(chǎn)生，而不符合社會(huì)發(fā)展的崗位逐漸消失，檔案管理也是如此。從紙質(zhì)檔案到今天的電子檔案，這也代表著社會(huì)發(fā)展的痕跡，電子檔案的出現(xiàn)是檔案管理工作的重大轉(zhuǎn)變，現(xiàn)代化的檔案管理工作要和社會(huì)的發(fā)展同步，加強(qiáng)工作人員思想觀念的轉(zhuǎn)變，才能進(jìn)一步提高檔案管理水平，讓檔案管理的價(jià)值更有效。

（二）規(guī)范檔案歸檔。在鑒定文件真實(shí)的情況下，做好檔案的初期鑒定工作，做好信息的收集和整理工作，并對(duì)信息做好數(shù)據(jù)記錄和統(tǒng)計(jì)工作。同時(shí)，成立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，和檔案管理配合進(jìn)行。確保讓檔案的管理工作在監(jiān)督狀態(tài)下完成。讓流程完善、規(guī)范化，讓監(jiān)督機(jī)構(gòu)具有強(qiáng)有力的執(zhí)行作用。

（三）使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的軟件，嚴(yán)格記錄，做好文件的備份工作。使用數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的軟件是最有必要的，當(dāng)每個(gè)單位、每個(gè)企業(yè)都是用同樣的數(shù)據(jù)格式，那么在文件的傳輸、接收、鑒定、歸檔整個(gè)流程中將是緊密連接的。

（四）利用法律途徑保護(hù)電子文件。對(duì)于電子檔案管理工作來說，由于電子文件在傳輸、處理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)有可能讓信息丟失，或者被更改，為了確保電子檔案能萬無一失地歸檔，所以，要建立健全法律機(jī)制，確保國家檔案行政管理部門依照法律管理電子文件和檔案；讓電子檔案的管理更加完善。

四、結(jié)束語

綜上所述，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，電子檔案管理將成為一種趨勢(shì)，我們?cè)诶煤泌厔?shì)的前提下，要保證電子檔案的真實(shí)性和可靠性，防止檔案信息的丟失和泄露。為了讓企業(yè)之間的聯(lián)系更加緊密，我們要使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)格式，確保企業(yè)之間的信息共享。當(dāng)然，高素質(zhì)的專業(yè)人才也不可或缺，有效的法律管理是手段，但人才才是保證工作得以正常進(jìn)行的主導(dǎo)因素。有效的運(yùn)用上述對(duì)策，在提高檔案管理工作質(zhì)量的同時(shí)，推動(dòng)我國電子檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]郭沙沙.關(guān)于電子檔案管理存在的問題及對(duì)策分析[A].中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——如何制定科學(xué)決策學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上）[C].中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院,2015(1).

[2]姜新.新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].中國管理信息化,2015(23):167-168.

[3]宿強(qiáng).新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].黑龍江科技信息,2015(01):115.

[4]李照華.新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問題及對(duì)策分析[J].黑龍江科技信息,2015(28):145.