文/廣東省水利電力勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院 李紅宙

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辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)研究

文/廣東省水利電力勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院 李紅宙

【摘要】隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們對(duì)辦公室檔案管理工作的要求越來(lái)越高，近年來(lái)，辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)受到了人們的廣泛關(guān)注。在單位的發(fā)展過(guò)程中，辦公室檔案管理的規(guī)范化是單位工作的重要內(nèi)容，并且它是衡量單位發(fā)展水平的重要指標(biāo)，可以有效地提高辦公室的整體工作效率，增強(qiáng)對(duì)單位的管理?；谶@樣的認(rèn)識(shí)，本文通過(guò)對(duì)辦公室檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要性進(jìn)行分析探究，并提出相應(yīng)的規(guī)范化策略。

【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理；規(guī)范化；建設(shè)研究

辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)在各單位的發(fā)展中應(yīng)用越來(lái)越廣泛，對(duì)單位的工作效率有著非常重要的作用。單位辦公室的檔案管理是一種系統(tǒng)性很強(qiáng)的工作，從檔案閱讀到檔案保管的全過(guò)程都需要有專門(mén)的工作人員進(jìn)行耐心、細(xì)致的管理，對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、包裝、蓋章、存檔等程序，當(dāng)中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有嚴(yán)格的規(guī)范要求，不能出現(xiàn)一點(diǎn)點(diǎn)差錯(cuò)。因此，單位應(yīng)該重視對(duì)辦公室檔案的規(guī)范化管理，從規(guī)范化入手來(lái)提高單位辦公室檔案管理的效率。

一、辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)的必要性

（一）辦公室檔案的規(guī)范化管理有利于提高單位的管理水平。辦公室檔案管理是對(duì)單位的業(yè)務(wù)和人事變動(dòng)的史料記錄和有效證據(jù)，加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)有利于提高單位的管理水平，提高單位的工作效率和社會(huì)服務(wù)水平。檔案管理通過(guò)對(duì)人物、事件、程序等的記錄和存檔，可以為辦公室工作人員提供相應(yīng)的參考與借鑒。注重對(duì)辦公室文件、合同等重要資料的收集整理與存檔，進(jìn)行規(guī)范化的檔案管理。這樣在單位與其他企業(yè)相互合作交流時(shí)，可以讓對(duì)方以簡(jiǎn)單直接的方式就可以找到單位的檔案資料，節(jié)省不必要的查找時(shí)間，提高單位的工作效率。因此，辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)可以有效地推動(dòng)單位工作的發(fā)展進(jìn)程，提高檔案管理的工作水平，增強(qiáng)檔案的科學(xué)管理，促進(jìn)單位辦公室檔案管理能力的提升。

（二）辦公室檔案的規(guī)范化管理有利于豐富管理方式。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的快速發(fā)展，信息化時(shí)代的到來(lái)，單位的辦公室檔案管理工作也逐漸進(jìn)入信息化管理，豐富了辦公室檔案的管理方式。當(dāng)前，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公室的檔案管理可以有效地提高檔案管理工作的效率，增強(qiáng)辦公室檔案管理工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化等，對(duì)單位辦公室檔案管理工作的規(guī)范化管理有著重要的推動(dòng)作用。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行對(duì)檔案資料的收集、整理、管理、存檔、利用等管理程序進(jìn)行系統(tǒng)式的工作，提高了辦公室檔案管理部門(mén)之間的信息交流效率，促進(jìn)了辦公室檔案資料的管理和利用水平。同時(shí)，利用信息化的辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，不僅可以減少檔案管理人員的工作時(shí)間，降低管理工作的壓力，進(jìn)而還可以有效地提高辦公室檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（三）檔案管理的規(guī)范化建設(shè)可以提升管理人員的綜合素質(zhì)。辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)可以有效提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展。在我國(guó)單位的辦公室檔案管理工作過(guò)程中，對(duì)檔案管理工作人員的為人作風(fēng)、政治素養(yǎng)、責(zé)任心、管理水平等，都有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求，所以，在辦公室檔案管理人員的選擇上盡量選擇那些作風(fēng)端正的黨員，保證辦公室檔案管理工作的順利進(jìn)行。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展進(jìn)步，單位定期地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，增加對(duì)檔案管理工作的新知識(shí)，提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和敬業(yè)精神，促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。

二、辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)的策略

（一）注重對(duì)辦公室檔案管理的規(guī)范化。在單位的辦公室檔案管理工作過(guò)程中，工作人員要注重對(duì)檔案資料的規(guī)范化管理，提高檔案管理工作的效率。辦公室檔案管理人員要嚴(yán)格地對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理、立卷、存檔等程序的管理，并且在日常的工作中要重視對(duì)檔案資料管理的更新與維護(hù)，規(guī)范辦公室檔案管理的工作流程，保證辦公室檔案資料的全面性和安全性以及準(zhǔn)確性等。同時(shí)，還要注重對(duì)辦公室檔案管理工作程序的簡(jiǎn)化，在一定程度上減少管理人員的工作時(shí)間和工作壓力，保證檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)辦公室檔案資料的信息化管理。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)在各個(gè)工作領(lǐng)域的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，對(duì)單位辦公室檔案管理工作的規(guī)范化有著重要的推動(dòng)作用。因此，單位要重視計(jì)算機(jī)在辦公室檔案管理工作中的運(yùn)用，加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案管理人員管理觀念的更新，提高辦公室檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)操作能力，最終實(shí)現(xiàn)辦公室檔案的信息化管理，提高辦公室檔案管理工作的水平。

（三）加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案管理人員的素質(zhì)。要做好單位辦公室的檔案管理工作首先要提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，只有檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)提高了，才能做好檔案規(guī)范化的管理工作，有效地提高檔案管理的工作質(zhì)量。因此，單位要定期地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，增加檔案管理的新知識(shí)，提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，促進(jìn)檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升。

三、結(jié)論

總而言之，辦公室檔案的管理工作是單位工作發(fā)展中的重要內(nèi)容，因此，單位要重視辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，增強(qiáng)檔案管理工作的水平，提高辦公室的工作效率。在日常的辦公室檔案管理工作過(guò)程中，要注重對(duì)檔案管理的規(guī)范化，加強(qiáng)辦公室檔案資料的信息化管理，定期地對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。

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